Als coördinator bedrijfsvoering draag je zorg voor een efficiënte en effectieve organisatie van de bedrijfsvoeringprocessen van de afdelingen Geschiedenis en Kunst- en Cultuurwetenschappen. Jouw werkzaamheden bestaan o.a. uit de volgende taken: personeels- en financieel management, inkopen en bestellen, ICT, huisvesting en aansturing van de officemanager.

Functie-omschrijving

• Eerste aanspreekpunt voor de wetenschappers bij vragen over personeel, financiën, inkopen en bestellen, ICT en huisvesting, of andere randvoorwaarden.
• Personeelsmanagement: coördinatie jaargesprekkencyclus, ondersteuning bij werving- en selectieprocedures wetenschappelijk personeel.
• Financieel management: input leveren en kennis opdoen van begrotingen en prognoses, geven van instructies over financiën en procedures aan het wetenschappelijk personeel.
• Facilitair management: ICT-contactpersoon, coördinatie van huisvestingszaken.
• Coördineren van de werkzaamheden van de officemanager.
• Signaleren van knelpunten en doen van verbetervoorstellen ten aanzien van bedrijfsvoering processen.
• Participeren in de managementteams van de afdelingen en het voorbereiden van de vergadering, het vastleggen en het bewaken van de uitvoering.
• Deelname aan het facultair overleg bedrijfsvoering.

Je hebt een klantgerichte en samenwerkende houding. Je kunt je goed opstellen als “partner” van het wetenschappelijk personeel en het MT van de afdelingen en de facultaire en centrale diensten. Je bent bekend met projectmatig werken, bij voorkeur in een academische omgeving. Je vindt het leuk om afwisseling te hebben in taken, onderwerpen en bezigheden. Je kunt snel en goed schakelen, proactief handelen en behoudt het overzicht tijdens drukke tijden. Indien nodig ben je in staat om hulp in te roepen en op te schalen waar nodig. Je hebt een goed reflectief vermogen en je kunt feedback geven en ontvangen. Je neemt initiatief om te komen tot optimalisatie van bedrijfsprocessen, waarbij je goed op de hoogte bent van vigerend beleid en de praktijk van alledag.

• Je hebt minimaal een relevante afgeronde Hbo-opleiding;
• Je hebt aantoonbare relevante werkervaring op het terrein van ondersteunende bedrijfsprocessen in de volle breedte en in het bijzonder met financiën en HR;
• Je bent organisatiesensitief, je weet wat er speelt;
• Je werkt nauwkeurig, met oog voor details;
• Je hebt ervaring met Office 365 programma’s waaronder Excel;
• Je hebt tact en uitstekende schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheden in het Nederlands en beheerst het Engels goed (C1 conform CEFR).

We bieden je een internationaal georiënteerde en afwisselende baan in een enthousiast team, met uitstekende arbeidsvoorwaarden overeenkomstig de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Overeenkomst Nederlandse Universiteiten (CAO NU).

De startdatum van de functie is 1 juni 2024. Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime aanstelling (38 uur) tussen € 3.226 en € 5.090 bruto per maand Schaal 10, conform de CAO-NU. Je hebt als standplaats Campus Woudestein - Rotterdam, bij Erasmus School of History, Culture and Communication (ESHCC). De functie heeft een omvang van 1 fte. Het contract wordt aangegaan voor een periode van een jaar, en kan bij goede prestaties en onveranderde organisatieomstandigheden omgezet worden in een vaste aanstelling.

Alles wat we je verder te bieden hebben vind je hieronder!

• Alles wat je nodig hebt voor een goede work-life balance: thuiswerken in overleg, 41 vakantiedagen bij een 40-urige werkweek, 8% vakantiegeld en 8.3% eindejaarsuitkering, en flinke korting op een abonnement voor ons sportcentrum op de campus.
• Een duurzame, inclusieve en diverse werkomgeving met een open cultuur waar je jezelf kunt zijn en we aandacht hebben voor elkaar en voor de wereld. Maak bijvoorbeeld gebruik van onze fietsbijdrage of neem deel aan netwerken zoals Young@EUR, Fame, of QuEUR.
• Tijd en ruimte voor je ontwikkeling in de breedste zin: ontwikkeldagen en een persoonlijk carrièrebudget, buitenlandse uitwisselingsmogelijkheden grotendeels op onze kosten, en gratis toegang tot onze universiteitsbibliotheek.
• Een goed pensioen bij ABP waar wij 2/3e aan bijdragen, korting op diverse collectieve verzekeringen bij Zilveren Kruis Achmea, Loyalis, Allianz, en een reiskosten-, thuiswerk- en internetvergoeding.
• Combineer je je baan met ouderschap of heb je deze wens voor de toekomst? EUR biedt gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en volledig betaald aanvullend geboorteverlof voor partners, en er is een kinderopvang op de campus.
• Verhuis je naar Nederland voor een baan bij de EUR? Dan kun je mogelijk gebruik maken van de 30%-regeling indien je aan de voorwaarden van de Belastingdienst voldoet, en helpen we met ons Dual Career Programme ook jouw partner bij het vinden van een leuke baan.

Erasmus University Rotterdam

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke visie op onderwijs en onderzoek – onze missie luidt dan ook ‘Creating positive societal impact’. Aan de EUR werken ruim 3.700 medewerkers en volgen bijna 33.000 studenten uit 140 landen ons wetenschappelijk onderwijs. Alles wat we doen, doen we onder het credo The Erasmian Way - Making Minds Matter. We zijn wereldburgers, verbindend, ondernemend, ruimdenkend en maatschappelijk betrokken. Deze Erasmian Values fungeren als ons interne kompas en maken de Erasmus Universiteit herkenbaar én onderscheidend voor de buitenwereld. Vanuit deze waarden, met een ruime blik en met oog voor diversiteit, verschillende achtergronden en opvattingen, werken onze medewerkers nauw samen aan het oplossen van maatschappelijke uitdagingen vanuit het dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Mede dankzij de hoge kwaliteit en de positieve maatschappelijke impact van ons onderwijs en onderzoek en onze kenmerkende mentaliteit kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten. www.eur.nl.

Faculteit / Instituut / Dienst
De Erasmus School of History, Culture and Communication (ESHCC) maakt onderdeel uit van de Erasmus Universiteit Rotterdam. De faculteit verzorgt onderwijs en doet onderzoek op het terrein van Geschiedenis, Kunst- en Cultuurwetenschappen en Media & Communicatie.

De ESHCC biedt kwalitatief hoogstaand onderwijs, gebaseerd op wetenschappelijk onderzoek, op het snijvlak van de Geesteswetenschappen en de Sociale Wetenschappen. Er wordt onderwijs gegeven aan ambitieuze, Nederlandse en internationale studenten in een prikkelende leeromgeving. Na hun afstuderen hebben zij kennis, inzicht en vaardigheden opgedaan om een belangrijke en inspirerende bijdrage te leveren aan een samenleving die steeds internationaler wordt en waarin diversiteit een grote rol speelt.

De faculteit telt drie bacheloropleidingen, die tezamen vijf programma’s aanbieden, waarvan er drie volledig internationaal zijn. Daarnaast zijn er drie masteropleidingen en een onderzoeks-master, die gezamenlijk tien programma’s bieden, waaronder acht internationale programma’s.

De functie is onderdeel van de afdelingen Geschiedenis en Kunst- en Cultuurwetenschappen. De functionaris zal werkzaam zijn voor de hoofden van beide afdelingen. Functioneel is er een lijn met de directeur bedrijfsvoering. ESHCC is gehuisvest in het Van der Goot (M) Building op campus Woudestein van de Erasmus Universiteit Rotterdam. Er studeren circa 2300 studenten en er werken 240 medewerkers.

Voor meer informatie over de EUR verwijzen we je graag naar onze website www.eur.nl. Meer informatie over de functie kun je verkrijgen bij Amanda Brandellero via brandellero@eshcc.eur.nl.