De divisie Facility Services (University Services & Schools Management Support (US&S MS)) is op zoek naar een Management & Office Assistent voor het Departement Tranzo van Tilburg School of Social and Behavioral Sciences. 

Is plannen en organiseren jou op het lijf geschreven en wil je graag bijdragen aan onze missie om wetenschap en praktijk op het gebied van zorg en welzijn te verbinden? Dan zoeken we jou voor deze gevarieerde functie in een fijne werkomgeving!

Jouw functie
Als Management & Office Assistent bij Tranzo draag je bij aan het verbinden van wetenschap en praktijk gericht op kennisontwikkeling en kennisuitwisseling met de praktijk op het gebied van zorg en welzijn. In het team van totaal 8 Management & Office Assistenten lever je secretariële en organisatorische ondersteuning aan de leden van het departementsbestuur, de programmaleiders, de 10 academische werkplaatsen en 2 postacademische leergangen. Door het unieke concept van Tranzo, waarin intensief samengewerkt wordt in academische werkplaatsen, heb je het gevoel dat je in deze rol ook echt wat kan bijdragen aan de maatschappij.

De taken bestaan uit algemene secretariële en organisatorische werkzaamheden. Je fungeert als centraal aanspreekpunt voor externen, medewerkers van Tranzo en andere collega’s. Je draagt zorg voor de voorbereiding en vastlegging van vergaderingen en bijeenkomsten. Het gaat hierbij om het ondersteunen van verschillende overlegorganen met externen binnen 10 academische werkplaatsen en diverse interne teamoverleggen. Het organiseren van evenementen, (complex) agendabeheer en het maken van ingewikkelde (groeps)afspraken met externe partijen vormen een belangrijk deel van je werkzaamheden. Er is een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor algemene taken en daarnaast is een aantal vaste taken verdeeld, waarbij iedere Management & Office Assistent gekoppeld is aan enkele academische werkplaatsen, de postacademische leergangen en/of het departementsbestuur. 

Het gaat om een uitdagende functie waarin je veel eigen verantwoordelijkheid krijgt, maar waar ook genoeg ruimte is om samen te werken met collega’s en van elkaar te leren. Er zijn verschillende soorten werkzaamheden en binnen het team wordt regelmatig gekeken naar de behoeften en kwaliteiten per teamlid om zo ieder optimaal in te zetten en gezamenlijk als team successen te behalen. Eén ding is zeker: het wordt in ieder geval nooit saai. Deze functie geeft ook de mogelijkheid om binnen kantoortijden flexibel te werken. Naast het werken op de frontoffice, is er gelegenheid om op de backoffice of thuis te werken.

Jouw kwalificaties 
Wij zoeken een zelfstandige Management & Office Assistent met een afgeronde vooropleiding op minimaal vmbo-t/havo niveau, aangevuld met een relevante MBO of HBO opleiding (secretariële studie, office management etc.) en enkele jaren relevante werkervaring. Je communiceert effectief in
zowel vloeiend (zakelijk) Nederlands als Engels, mondeling en schriftelijk. En je beschikt over up-to-date kennis van verschillende MS Office programma’s.

Jouw talenten

• Je hebt teamspirit: je hebt een positieve instelling, voelt je onderdeel van een team en geeft hier uiting aan door middel van samenwerking, het delen van kennis en ervaringen, en het bijdragen aan een open en inclusieve werkomgeving.
• Je bent een proactief en enthousiast persoon die bereid is om initiatief te nemen. 
• Je voelt je op je gemak in een dynamische omgeving en weet prioriteiten te stellen onder druk.
• Je bent goed in staat om planmatig te werken, overzicht te houden, juiste verbanden te leggen en snel te schakelen. Oftewel: een behoorlijk organisatietalent.
• Je hebt een flexibele instelling en een representatieve benadering. 
• Je bent organisatiesensitief, hebt een goed gevoel voor verhoudingen en werkt discreet.
• Affiniteit met het onderzoeksveld van Tranzo is een pré.

Het betreft een functie voor 0,8 fte (32 uur per week) van de volledige werktijd. 

Het salaris bedraagt minimaal €2693 en maximaal €3636 bruto per maand bij een full time dienstverband, gebaseerd op UFO-profiel Management/Office Assistent 2 en salarisschaal 7 van de 
Cao Nederlandse Universiteiten. Tilburg University hanteert een neutrale beloningssystematiek voor inschaling die uitgaat van relevante opleiding en werkervaring.  

Dit is een vacature voor een structurele positie overeenkomstig artikel 2.3 lid 1 Cao Nederlandse Universiteiten. Je krijgt een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor de duur van 12 maanden. Bij gebleken geschiktheid en voortzetting in dezelfde functie krijg je na deze periode aansluitend een dienstverband voor onbepaalde tijd. 

Je hebt recht op een vakantietoeslag van 8% en een eindejaarsuitkering van 8,3% van het bruto jaarinkomen. Als je 40 uur per week werkt, ontvang je 41 vakantiedagen per jaar.

Tilburg University biedt uitstekende arbeidsvoorwaarden. We vinden flexibiliteit, professionele en persoonlijke ontwikkeling en goede secundaire arbeidsvoorwaarden belangrijk. We maken heldere afspraken over loopbaanpaden en bieden allerlei voorzieningen en regelingen om de balans tussen werk en privé optimaal te houden. Ook kun je tal van trainingen volgen, bijvoorbeeld op het gebied van leiderschapsvaardigheden, persoonlijke effectiviteit en loopbaanontwikkeling. 

Tilburg University hecht waarde aan een open en inclusieve cultuur. We omarmen diversiteit en stimuleren de onderlinge integratie van groepen medewerkers en studenten. We richten ons op het creëren van gelijke kansen voor al onze medewerkers en studenten, zodat iedereen zich thuis voelt in onze universitaire gemeenschap.

Tilburg University heeft een levendige campus in een prachtige groene omgeving die goed bereikbaar is met het openbaar vervoer. We zetten ons in voor een duurzame samenleving en dagen jou uit om hieraan een actieve bijdrage te leveren.

Kijk op werken bij Tilburg University voor meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden. 

Tilburg University | University Services

De maatschappij dienen en die beter maken voor de burgers. Dat is wat ons drijft. De oprichter van de Tilburg University, Martinus Cobbenhagen, vond dat wie de samenleving wil begrijpen, er actief en bewust bij betrokken moet zijn. Dit gedachtegoed vormt nog altijd de basis voor onze universiteit.

Onder het motto 'Understanding society' ontwikkelen onze ruim 2.800 medewerkers kennis, dragen deze over en brengen mensen uit verschillende vakgebieden en organisaties samen. Op deze manier willen we bijdragen aan het oplossen van complexe maatschappelijke vraagstukken. Hierbij werken we vanuit de economie, bedrijfswetenschappen en ondernemerschap, sociale en gedragswetenschappen, recht en bestuurskunde, geestes- en digitale wetenschappen en theologie.

Onze 20.000 studenten van 132 nationaliteiten leiden we op tot Tilburg University shaped professionals: verantwoordelijke en ondernemende denkers, gedreven door solidariteit, verantwoordelijkheidsgevoel en inlevingsvermogen, die in staat zijn op een innovatieve manier invloed uit te oefenen en richting te geven aan een snel veranderende samenleving.

De ondersteuning van de universiteit is belegd bij University Services, georganiseerd in zeven Divisies:

1. Academic Services
2. Marketing & Communication
3. Human Resources
4. Finance & Control
5. Library & IT Services
6. Facility Services
7. Executive Service

Over Tranzo
Tranzo is het wetenschappelijk centrum voor zorg en welzijn binnen Tilburg School of Social and Behavioral Sciences. De missie van Tranzo is het verbinden van wetenschap en praktijk op het gebied van zorg en welzijn. Door in co-creatie met de praktijk te werken aan kennisontwikkeling en -uitwisseling wordt beoogd het evidence-based werken te bevorderen. Hierbij is de interactie tussen drie partijen van wezenlijk belang: onderzoekers, professionals (als zorgverleners en beleidsmedewerkers) en de burger of de patiënt (de vraagzijde).
 
Binnen Tranzo wordt structureel samengewerkt met meer dan 70 partners in zogenaamde academische werkplaatsen, waarbinnen langlopend onderzoeksprogramma’s lopen en een infrastructuur voor kennisuitwisseling wordt opgebouwd. 
 
Binnen Tranzo werkt het ondersteunend personeel samen met het wetenschappelijk personeel (in totaal +/-200 medewerkers) aan het verbinden van wetenschap en praktijk op het gebied van zorg en welzijn. De onderzoeks- en kennisuitwisselingsactiviteiten bestaan o.a. uit 90 onderzoeksprojecten en de organisatie van 10 tot 15 symposia en bijeenkomsten. Tranzo is een netwerkorganisatie en kenmerkend voor het werken in de ondersteuning is de grote dynamiek ten gevolge van de veelheid van organisaties waarmee intensief wordt samengewerkt, het aantal parttime medewerkers niet in loondienst (o.a. science practitioners) en het aantal tijdelijke projectmedewerkers.

Meer informatie over de vacature kan worden verkregen bij collega Management & Office Assistenten via 013 - 466 2969 / secretariaat-tranzo@uvt.nl of bij Barbara Donders via b.j.donders@tilburguniversity.edu, 0143-466 2421.

We nodigen je uit om vóór 13 mei 2024 te solliciteren naar deze functie; dit kan uitsluitend online. Richt je motivatiebrief aan Barbara Donders (leidinggevende secretariaat) en voeg een CV toe.