In verband met een vervanging van een collega zijn we op zoek naar een tijdelijke secretaresse voor de Extention School en het team Teaching & Learning Services.
De werkzaamheden omvatten algemene taken als telefoon en e-mail afhandeling, elektronisch agendabeheer, plannen en verzorgen van diverse vergaderingen en klantenafspraken, correspondentie, notuleren (in het Engels), bewaken actie/deadlines en beheer van databases.
Naast de algemene taken ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen van de directeur Extention School en de manager Teaching en Learning Services en zijn team.

Hieronder vallen de volgende taken:

• kleine zaken rondom gebouwbeheer
• logisiek rondom workshops
• aanspreekpunt zijn
• beantwoorden vragen van collega's
• logistiek bij events (denk aan klaarzetten van ruimtes, catering bestellen, ontvangen van gasten, presentaties helpen opstarten)
• schakelen met interne en externe partijen (o.a. contractbeheer, inkoopprocessen begeleiden)

Ook fungeer je als vaste vervanger voor een collega secretaresse binnen het team.

De kandidaat heeft bij voorkeur een afgeronde secretaresse-opleiding en/of een afgeronde MBO-opleiding. Ervaring in een soortgelijke functie is een vereiste, evenals kennis van computerprogramma's (Outlook, Word, Excel, Powerpoint) en een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift. Verder zoeken we een collega die zelfstandig, assertief, sociaal, kwaliteitsgericht, accuraat, stressbestendig en oplossingsgericht is. De secretaresse is bij uitstek een teamspeler en gastvrij ingesteld.

Dienstverband voor bepaalde tijd: het betreft een tijdelijke aanstelling voor vervanging van een collega.

De functie heeft een omvang van 28 uur (0,7 fte) per week. Het betreft een tijdelijke aanstelling voor vervanging van een collega. Het salaris is gebaseerd op schaal 7 van de CAO Nederlandse Universiteiten met een minimum van € 2261 en een maximum van € 3052 per maand bij een fulltime aanstelling. Je wordt ingeschaald op basis van kennis en ervaring. Je bouwt pensioen op via het pensioenfonds ABP. Naast uiteraard het vakantiegeld in mei, ontvang je in december een eindejaarsuitkering ter hoogte van 8,3%. Ook kun je jaarlijks een deel van je arbeidsvoorwaardenpakket zelf samenstellen met behulp van het Individueel Keuzepakket Arbeidsvoorwaarden, waaronder het kopen en verkopen van verlofuren.

Een goede balans tussen werk en privé is belangrijk. Daarom kun je afspraken maken over flexibele werktijden, heb je veel vakantiedagen en wordt ouderschapsverlof gedeeltelijk doorbetaald. In veel functies behoort ook thuiswerken tot de mogelijkheden. We vinden het belangrijk dat jij je zo goed mogelijk kunt ontwikkelen en dat je fit je werkzaamheden kunt uitvoeren. Dit ondersteunen we op verschillende manieren, onder andere met een uitgebreid aanbod aan cursussen, loopbaancoaches of sporten met korting.

Technische Universiteit Delft

De Technische Universiteit Delft is een veelzijdige universiteit die onderwijs aanbiedt en onderzoek doet van een internationaal erkend niveau op het gebied van de technische wetenschappen. Onderwijs, onderzoek en ontwerpen zijn sterk gericht op maatschappelijke toepasbaarheid. De TU Delft ontwikkelt technologie voor volgende generaties met focus op duurzaamheid, veiligheid en economische vitaliteit. Bij de TU Delft werk je in een omgeving waar technische wetenschappen en de maatschappij elkaar ontmoeten. De TU Delft bestaat uit 8 faculteiten, de Universiteitsdienst, unieke laboratoria, onderzoeksinstituten en -scholen.

Universiteitsdienst - Education & Student Affairs

De directie Education & Student Affairs (ESA) ondersteunt het onderwijs met het voeren van de onderwijs- en studentenadministratie, coördinatie van het onderwijsbeleid, het begeleiden en ondersteunen van (buitenlandse) studenten en promovendi, het verzorgen van (didactische) trainingen, het geven van onderwijskundig advies en ondersteuning, en het aanbieden van sport & cultuur activiteiten. De directie ESA bestaat uit de afdelingen Education Service Centre, Academic Services, Extension School en Sports & Culture. De directie telt circa 250 medewerkers. De directie ESA staat binnen de TU Delft bekend om de hoge kwaliteit van haar dienstverlening en kent een proactieve en oplossingsgerichte cultuur.

De afdeling Academic Services bestaat uit twee teams. Het team Teaching & Learning Services (TLS) biedt ondersteuning en opleiding aan docenten, en support voor verschillende onderwijsinnovatieprogramma’s. De afdeling Extention School (ES) is verantwoordelijk voor de coordinatie en ondersteuning van het online onderwijs van de Delft Extension School.

Je zult samen met collega secretaresses in het Teaching Lab werkzaam zijn en maakt deel uit van het secretariaat van de directie Education and Student Affairs (9 secretaresses).