Als bestuurssecretaresse/executive assistant bij het bureau van de faculteit Bètawetenschappen is geen dag hetzelfde. Je maakt deel uit van een team van vier secretariële medewerkers. Samen verzorgen jullie de ondersteuning van het facultaire bestuursteam. Dit wordt geleid door de decaan die daarbij ondersteund wordt door de vice-decanen, de faculteitsdirecteur, en een studentbestuurslid. Je assisteert ook de Faculteitsraad en de hoofden van de domeinen binnen de bedrijfsvoering. Deze positie is voornamelijk gericht op de ondersteuning van de faculteitsdirecteur en de Faculteitsraad. De Faculteitsraad Bètawetenschappen bestaat uit een personeels- en een studentlid van elk van de zes departementen binnen de faculteit, een personeelslid van de bedrijfsvoeringorganisatie en één algemeen studentlid.

We bieden een gevarieerd takenpakket aan met werkzaamheden zoals:

• complex agendabeheer van het faculteitsbestuur, met focus op de faculteitsdirecteur;
• het beheer van de mailbox van de faculteitsdirecteur;
• het vervullen van de rol van griffier van de Faculteitsraad, bestaande uit het organiseren en voorbereiden van vergaderingen, het notuleren van de openbare vergaderingen, het beheer van de mailbox en het organiseren van logistieke zaken;
• het organiseren, voorbereiden en notuleren van bestuursvergaderingen;
• het gezamenlijk beheren van de algemene mailbox van het faculteitsbureau, en het voeren van correspondentie met partijen van zowel binnen als buiten de organisatie;
• ondersteuning geven bij de organisatie van grote facultaire bijeenkomsten en werkbezoeken;
• het beheren van teamsites en het bijhouden van webpagina’s;
• als volwaardig lid van het team van het faculteitsbureau gezamenlijk zorg dragen voor de ondersteuning van het bestuur, en de dagelijkse gang van zaken op het secretariaat.

We horen graag van jou als je beschikt over een helikopterview en bestuurlijke sensitiviteit. Je vindt het belangrijk om je accuraat en proactief op te stellen en denkt altijd in oplossingen. Ook ben je gewend om de lat hoog te leggen en weet je hoe je met vertrouwelijke informatie om moet gaan. Je bent flexibel, hebt een goed gevoel voor verhoudingen en je kunt jezelf karakteriseren als een enthousiaste teamspeler die collegiaal en servicegericht is.

We zijn op zoek naar een positieve en betrokken collega met:

• een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, die communicatief sterk is en met tact en flair zaken gedaan krijgt;
• ervaring in complex agendabeheer en strategisch notuleren;
• organisatiesensitiviteit en integriteit;
• het vermogen zowel in teamverband als zelfstandig te werken;
• stressbestendigheid en het vermogen tot improviseren;
• een goede beheersing van MS Office, website-onderhoud en werken op afstand;
• beschikbaarheid op kantoor op dinsdag en donderdag en bij vergaderingen van de Faculteitsraad.

• Een zelfstandige functie op een dynamische afdeling;
• Een parttime aanstelling met een structurele omvang van 0,6 - 0,8 fte. De functie is tijdelijk voor één jaar met uitzicht op verlenging;
• Een voltijds brutosalaris variërend van € 2.656,- tot € 3.548,- in schaal 8;
• Voordelen inclusief 8% vakantiebonus en 8,3% eindejaarsuitkering;
• Een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.

Naast de arbeidsvoorwaarden die zijn vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten kent de Universiteit Utrecht een aantal eigen regelingen. Zo zijn er afspraken over professionele ontwikkeling, verlofregelingen en sport.​ Ook geven we je de ruimte om je arbeidsvoorwaarden zelf uit te breiden via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden. Zo stimuleren we je graag om te blijven groeien.

Meer informatie over werken bij de faculteit Bètawetenschappen vind je hier.

Als bestuurssecretaresse/executive assistant bij het bureau van de faculteit Bètawetenschappen maak je onderdeel uit van het domein Bestuurlijke Ondersteuning (BO). Je leidinggevende is de bestuurssecretaris van de faculteit. Het domein Bestuurlijke Ondersteuning (BO) werkt ter ondersteuning van het facultaire en departementale bestuur. De faculteit en elk departement van de faculteit Bètawetenschappen wordt ondersteund door een bestuurssecretaris en één of meerdere bestuurssecretaresses. Het domein BO is o.a. verantwoordelijk voor de coördinatie van de diverse bestuurlijke processen, de advisering aan bestuur in beleidszaken, het ontwerp en de implementatie van regelingen en procedures en het beschikbaar stellen en ontsluiten van managementinformatie. Waar nodig worden ook facultaire werkgroepen en projecten vanuit het domein BO ondersteund. 

Werken bij de faculteit Bètawetenschappen betekent vooral het bij elkaar brengen van knappe koppen van diverse achtergronden, uit verschillende vakgebieden en met uiteenlopende gezichtspunten. We ondersteunen de faculteit bij het verrichten van excellent onderzoek en het uitvoeren van inspirerend onderwijs. De faculteit Bètawetenschappen bestaat uit een heleboel fundamentele verbindingen. We hebben zes departementen, namelijk Biologie, Farmaceutische wetenschappen, Informatica, Natuurkunde, Scheikunde en Wiskunde.

Bij de Universiteit Utrecht werken we samen aan een betere toekomst voor ons allemaal. Met meer dan 7.000 medewerkers zorgen we voor maatschappelijk relevant onderzoek en kwalitatief hoogstaand onderwijs. De universiteit is een actief en betrokken onderdeel van de maatschappij, met als toegevoegde waarde onze open blik op maatschappelijke vraagstukken. We werken samen met andere (internationale) universiteiten, het bedrijfsleven, overheden, de culturele sector en maatschappelijke organisaties. Werken bij de Universiteit Utrecht betekent werken bij de beste universiteit van Nederland.