Als bestuurssecretaresse bij onze dynamische faculteit heb je een veelzijdige functie met een hoge mate van complexiteit en zelfstandigheid. Geen dag is dan ook hetzelfde. Je primaire rol is het ondersteunen van het faculteitsbestuur met focus op de decaan. Je deelt een riante en plezierige werkplek met de secretaresse van de faculteitsdirecteur en vormt samen het bestuurssecretariaat, je leidinggevende is de bestuurssecretaris van de faculteit. Het gevarieerde takenpakken bestaat o.a. uit: 
Ondersteuning van het faculteitsbestuur:

• eerste aanspreekpunt en representatie van de faculteit en het faculteitsbestuur;
• het (mede)organiseren, voorbereiden en notuleren van bestuursvergaderingen;
• het beheer van bestuurlijke teamsites en andere gedeelde fysieke en/of cloud-omgevingen.

Specifiek voor de decaan:

• adequaat regelen en monitoren van afspraken, door mede zorg te dragen voor het relatiebeheer van de decaan. 

Specifiek t.a.v. promoties en hooglerarenbeleid:

• secretariële en organisatorische ondersteuning van de voorbereiding en de uitvoering van promoties, oraties en afscheidscolleges.

Specifiek voor de ondersteuning van de bestuurlijke gremia en de mede-zeggenschap:

• vervullen van de rol van secretaris van de facultaire kiescommissie;
• coördinatie van de bemensing medezeggenschapsorganen, commissies en besturen;
• ondersteunen van de bestuurssecretaris bij de voorbereiding van de agenda en de verslaglegging van vergaderingen van de faculteitsraad.

Overige specifieke taken:

• demand-management kantoorartikelen;
• verwerking en registratie van de inkomende en uitgaande post;
• organisatie van facultaire social events.

Onze faculteit is boordevol ambitie en is volop in beweging. We zoeken een collega die, net als wij dat doen, voor zichzelf de lat hoog legt, proactief en positief ingesteld is en denkt in uitdagingen en oplossingen. Iemand aan wie je graag iets vraagt bij wie je erop kunt vertrouwen dat het dan in orde komt. Deze functie vereist vanzelfsprekend dat je goed met vertrouwelijke informatie kunt omgaan en dat je over een goed gevoel voor verhoudingen beschikt.

Verder vragen wij het volgende van jou:

• je hebt mbo+ /hbo-werk- en denkniveau;
• je hebt minimaal 5 jaar ervaring in een bestuurlijke omgeving in een soortgelijke rol;
• je hebt een uitstekende beheersing van geautomatiseerde (administratie)systemen, MS Office en diverse systemen voor teleconferencing;
• je werkt accuraat en bent betrouwbaar;
• je bent flexibel en stressbestendig, kunt anticiperen, prioriteren en snel schakelen;
• je beschikt over een uitstekende Nederlandse mondelinge en schriftelijke  uitdrukkingsvaardigheid, bent in staat om onze internationale staf zelfstandig in het Engels te benaderen en krijgt zaken met tact en flair voor elkaar;
• je beschikt over een helicopterview, organisatiesensitiviteit en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen;
• je vindt het een uitdaging om processen te verbeteren en komt proactief met verbetervoorstellen; je voelt je verantwoordelijk voor jouw bijdrage aan onze faculteit en zet je in voor een goede samenwerking binnen het team.

Het betreft een aanstelling van 0,8 - 1,0 fte voor de duur van 1 jaar. Bij goed functioneren hoort een dienstverband voor onbepaalde tijd tot de mogelijkheden. Het salaris bedraagt minimaal € 2.656,- en maximaal € 3.548,- (schaal 8 cao Nederlandse Universiteiten) bruto per maand, bij een fulltime dienstverband. Je ontvangt daarnaast 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%. 
Verder heeft de Universiteit Utrecht een aantrekkelijk pakket arbeidsvoorwaarden, waaronder keuze voor een goede balans tussen werk en privé (onder andere een goede verlofregeling), ontwikkelingsmogelijkheden en een uitstekende pensioenregeling. Kijk hier voor meer informatie over werken bij de Universiteit Utrecht.

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Sustainability. 

De faculteit Geowetenschappen van de Universiteit Utrecht onderzoekt de aarde: van de aardkern en het aardoppervlak tot en met het menselijk (ruimte)gebruik op de aarde. Altijd met een focus op duurzaamheid en innovatie. Met 3.400 studenten (BSc en MSc) en 720 medewerkers is de faculteit een sterke en uitdagende organisatie. De faculteit Geowetenschappen is georganiseerd in vier departementen: Aardwetenschappen, Sociale Geografie & Planologie, Fysische Geografie en het departement Sustainable Development.

Geowetenschappers zwerven over de hele wereld en zijn daardoor sterk internationaal georiënteerd. Daarnaast zijn het 'doeners' met een avontuurlijke instelling, onder andere nodig voor veldwerk onder soms barre omstandigheden. Het contact met studenten en wetenschappers is heel direct. Allemaal bepalend voor de informele en no−nonsense sfeer op de faculteit. Wie in deze ongedwongen organisatie een bijdrage wil leveren aan de ondersteuning van het onderwijs en/of onderzoek, zal zich hier zeker thuis voelen.