Ben jij een organisatorisch talent, een echte multitasker die tegelijkertijd het overzicht bewaard? Heb je een ondersteunende instelling en vind je het leuk om binnen de dynamiek van een onderwijsorganisatie te werken? Wij zijn op zoek naar een assistent bedrijfsvoering die de bedrijfsvoerder onderwijs ondersteunt op het gebied van organisatie, financiën en personeelszaken met het zwaartepunt bij personeelszaken. Deze werkzaamheden zijn veeleisend gezien de grootte en complexiteit van de onderwijsorganisatie (zes onderwijsinstituten, één ondersteunende afdeling (het ESC), 26 opleidingen, gedeelde opleidingen met de VU, een integraal budget van 45 M€).

Wat ga je doen?

In jouw rol op het gebied van personeelszaken:

• ben je eerste contactpersoon voor ESC-medewerkers, opleidingsdirecteuren en docenten van de Colleges en Masterschools;
• zet je (digitale) procedures met betrekking tot de arbeidsrelatie van medewerkers in gang en bewaak je de voortgang;
• zorg je voor een softlanding van nieuwe medewerkers: je regelt een werkplek, computer en toegang tot onderwijs-specifieke informatievoorziening (docentensite, wegwijzer met praktische informatie);
• zet je de HR-cyclus (jaargesprekken, beoordelingen) in gang en bewaak je het proces;
• ben je eerste contactpersoon en vraagbaak voor de secretaresse die belast is met het in dienst nemen van student-assistenten;
• neem je deel aan het PZ-overleg betreffende de onderwijsinstituten (docenten).

In jouw rol op het gebied van financiën:

• verwerk je alle facturen en declaraties die binnen het ESC en de opleidingen worden ingediend;
• houd je overzicht over de veldwerkactiviteiten (begrotingen en afrekeningen);
• ben je contactpersoon voor (de subsidies en financiën van) de studieverenigingen;
• zorg je zelfstandig voor de uitbetaling van beurzen binnen de bestaande beursprogramma’s;
• voer je zelfstandig en op verzoek van de bedrijfsvoerder interne verrekeningen binnen en buiten de faculteit uit.

Verder wordt van je verwacht de bedrijfsvoerder te adviseren m.b.t. optimalisering van processen en procedures en deel te nemen aan projecten voor verbetering van bedrijfsvoeringsprocessen, dan wel het initiatief te nemen om zulke projecten te starten.

Wat heb je daarvoor nodig?

Je hebt:

• minimaal een hbo-opleiding afgerond;
• uitstekende organisatorische kwaliteiten;
• een proactieve houding en kan zelf prioriteiten stellen;
• uitstekende communicatieve vaardigheden;
• geen moeite met snel schakelen tussen uiteenlopende werkzaamheden;
• een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.

Je bent:

• stressbestendig en je kan zorgvuldig werken;
• in staat om zowel zelfstandig als in teamverband te kunnen werken;
• creatief en je hebt improviserend vermogen;
• enthousiast en servicegericht;
• ICT-vaardig (hands-onervaring met Office, werkt makkelijk met nieuwe en/of onbekende (ICT) systemen), ervaring met SAP is een pre.

Wat bieden we?

Een aanstelling van een jaar voor 32 uur per week, bij voorkeur met ingang van 1 november 2020. Indien we jouw functioneren positief beoordelen, volgt aansluitend een vast dienstverband/ verlenging.

Je salaris bedraagt, afhankelijk van relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband, minimaal €2.920 en maximaal €4.012 bruto per maand (schaal 9) op basis van volledige werktijd (38 uur per week), exclusief 8 % vakantie- en 8.3 % eindejaarsuitkering. De cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

Universiteit van Amsterdam

Met meer dan 5000 werknemers, 30.000 studenten en een budget van ruim 600 miljoen euro, is de Universiteit van Amsterdam (UvA) een intellectueel knooppunt binnen Nederland. De UvA heeft zeven faculteiten waar onderwijs en onderzoek plaatsvinden op het gebied van geesteswetenschappen, sociale wetenschappen, economie en bedrijfskunde, rechtsgeleerdheid, natuurwetenschappen, geneeskunde en tandheelkunde. Midden in Amsterdam, op locaties waar disciplines samenkomen en elkaar beïnvloeden.  

De studenten en medewerkers van de UvA zijn onafhankelijke denkers en competente rebellen. Zij durven het aan om dogma’s in twijfel te trekken en nemen geen genoegen met simpele antwoorden of standaardoplossingen. Werken bij de UvA betekent werken in een onafhankelijk, creatief, innovatief en internationaal klimaat. Kenmerkend is de open sfeer en een authentieke betrokkenheid met de stad Amsterdam en de samenleving.

Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica - Education Service Centre

De Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica (FNWI) heeft ruim 6.500 studenten en 1.600 medewerkers (werkzaam in onderwijs, onderzoek en ondersteuning). Studenten en onderzoekers van de FNWI zijn gefascineerd door hoe de wereld in elkaar zit. Of het nu gaat om elementaire deeltjes, het ontstaan van het heelal, of de werking van het brein.

Het Education Service Centre (ESC) van de FNWI is verantwoordelijk voor de organisatie, logistiek en administratie van het onderwijs en een deel van de studentbegeleiding. Wij ondersteunen daarmee de docenten en onderzoekers van de onderzoeksinstituten die samen de negen bacheloropleidingen en vijftien masteropleidingen van de FNWI verzorgen.

Het ESC bestaat uit 6 afdelingen, te weten een afdeling Onderwijsadministratie en Servicedesk, een afdeling Opleidingsondersteuning, een projectteam Onderwijskwaliteit, een team ICT, een Stafdienst en het Teaching & Learning Centre (TLC).