Als ambtelijk secretaris zorg je voor een optimale ondersteuning van de vergaderingen van de management-teams van de domeinen wiskunde, informatica en data science op secretarieel, bestuurlijk en organisatorisch gebied. Je bent verantwoordelijk voor het voorbereiden, bijeenroepen en notuleren van de vergaderingen, het bewaken van de uitvoering van besproken actiepunten en het verder brengen van genomen besluiten, het verzamelen en verstrekken van documentatie en informatie, het communiceren van besluiten aan betrokkenen en het archiveren van vergaderstukken. Je verricht deze werkzaamheden in nauw overleg met de bestuurssecretaris en voorzitters van de management-teams.

Als coördinator voor de werkverdeling draag je zorg voor de tijdige uitvoering van het proces voor het opstellen van de werkverdeling onderwijs voor het komend academisch jaar. In samenwerking met opleidingsdirecteuren en het faculteitsbestuur zorg je voor afstemming van de verdeling van het onderwijs- en managementtaken over de verschillende clusters binnen de faculteit.

Je kunt je goed inleven en verplaatsen op verschillende niveaus. Je bent vasthoudend, flexibel en resultaatgericht.

Je gaat deel uitmaken van het beleidsteam onderzoek en strategie. Binnen dit team ben je bereid om ook andere werkzaamheden, waar nodig, op te pakken of te ondersteunen. Je legt verantwoording af aan de bestuurssecretaris van de faculteit.

Functie vereisten

• Academische vooropleiding (of hbo-plus)
• Integer en accuraat
• Goed kunnen plannen en organiseren en gestructureerd werken
• Goede en heldere mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden in het Nederlands en Engels
• In staat om snel te kunnen schakelen tussen diverse partijen en veel verschillende taken simultaan kunnen uitvoeren
• Goed zelfstandig kunnen werken, maar ook in teamverband, waarbij collegialiteit hoog in het vaandel staat
• Stressbestendig en goed kunnen omgaan met deadlines
• Verbindende stijl, gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en weet vertrouwen te wekken van mensen
• Bij voorkeur affiniteit met wiskunde, informatica en/of data science.

UFO-profiel Secretaris - competenties:

• Integriteit
• Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid
• Accuratesse
• Plannen en organiseren

Wij bieden:

• Een aanstellingsomvang van 0,7 fte - 0,8 fte
• UFO-profiel Secretaris 1 (schaal 10) of Secretaris 2 (schaal 9), afhankelijk van kennis en ervarin