NIAS is op zoek naar een Management Assistant.

Als Management Assistant ben jij een onmisbare schakel in ons instituut. Je werkt nauw samen met de Executive Assistant en het Hoofd Academische Zaken en bent (mede)verantwoordelijk voor de administratieve, digitale en organisatorische ondersteuning van de staf en de verschillende werkprocessen.

Wie ben jij?
Je bent enthousiast, stressbestendig en accuraat. Met jouw positieve instelling en verantwoordelijkheidsgevoel kunnen stafleden en fellows op je bouwen. Je kunt snel denken en schakelen tussen verschillende werkzaamheden en weet goed prioriteiten te stellen en die te bewaken.

Wat ga je doen?

• Jouw pakket bestaat onder andere uit de volgende taken:
• Inplannen, voorbereiden en notuleren van overleggen;
• Het bijhouden van het relatiebeheersysteem;
• Dossierbeheer en archief;
• Het organiseren van interne bijeenkomsten;
• Agendabeheer van het Hoofd Academische Zaken;
• Administratieve ondersteuning bij selectieprocedures;
• Factuur- en budgetadministratie;
• Ondersteuning bij publieke evenementen;
• Contactpersoon voor ICT.

Wat breng jij mee?

• Je beschikt tenminste over een HBO-diploma en hebt affiniteit met een academische omgeving;
• Je hebt ruime ervaring in een administratieve en ondersteunende functie;
• Je bent bovengemiddeld handig met computers, online conferencen, webservices en Microsoft Office (met name Excel en Access Database);
• Je beschikt over een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
• Je kunt zowel zelfstandig als in teamverband werken;
• Je kunt goed plannen en overzicht bewaren over je werkzaamheden;
• Je hebt een hands-on mentaliteit, bent collegiaal en flexibel en hebt uitstekende communicatieve vaardigheden;
• Je kunt discreet omgaan met privacygevoelige informatie.

Wat bieden wij jou?
De aanstelling bij de KNAW ten behoeve van NIAS-KNAW betreft in eerste instantie een dienstverband voor de periode van een jaar. Het salaris bedraagt afhankelijk van relevante werkervaring minimaal € 2.329,- en maximaal € 3.144,- (schaal 7 CAO-Nederlandse Universiteiten) bij een 38-urige werkweek. De KNAW biedt aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals 8,3 % eindejaarsuitkering, 8% vakantie-uitkering, een goede pensioenregeling, 6 weken vakantie op jaarbasis en de mogelijkheid om verlofdagen te kopen/verkopen.

NIAS (Netherlands Institute for Advanced Study in the Humanities and Social Sciences)

Het Netherlands Institute for Advanced Study (NIAS-KNAW) is een onderzoeksinstituut van de KNAW. Het stimuleert hoogwaardig onderzoek, reflectie en verdieping binnen de geestes- en sociale wetenschappen, evenals internationale kennisuitwisseling en onderzoeksamenwerking. Het NIAS biedt de meest talentvolle wetenschappers de gelegenheid om in een interdisciplinaire en internationale context te werken aan nieuwe inzichten, het opzetten van nieuwe samenwerkingsverbanden of te zoeken naar oplossingen voor maatschappelijke problemen.

Ons instituut kenmerkt zich door een dynamische werkomgeving met steeds wisselende groepen van ongeveer 30 fellows. De NIAS-staf bestaat uit een klein team van 15 enthousiaste, betrokken medewerkers, die in sub-teams samenwerken aan 1. het creëren en faciliteren van een hoogwaardige werk- en leefomgeving voor fellows; 2. het coördineren van transparante selectieprocedures; en 3. het organiseren van publieke evenementen met spraakmakende fellows. NIAS wordt facilitair, financieel en op het gebied van bedrijfsvoering en HR ondersteund door het Bedrijfsbureau van het Humanities Cluster (BB-HuC) van de KNAW.