Ben jij gedreven, flexibel en positief ingesteld? Functioneer jij het best in een dynamische,  internationale werkomgeving? Krijg jij energie van veel verschillende zaken op je bordje, die allemaal met spoed moeten worden opgepakt en daarna regelmatig ook weer gewijzigd worden? Werk je zeer zelfstandig, sta jij stevig in je schoenen en ben je proactief? Met andere woorden: laat jij je niet gek maken? Dan willen wij jou heel graag en snel ontmoeten!

Als Management Assistant vervul je een cruciale rol bij het soepel laten verlopen van diverse processen. Je werkt in een secretariaatsteam dat ondersteuning biedt aan de QuTech divisies, in jouw geval de divisies Quantum Internet en Quantum Computing. Je geeft support aan een deel van de wetenschappelijke staf, hun teams plus het divisie management team. Je rapporteert aan de coördinator van de divisie. In deze functie ben je onder andere verantwoordelijk voor:

• Ondersteuning van de divisie management teams: organisatie en notuleren van meetings, verzamelen input voor rapportages en het bewaken van planningen
• Ondersteuning van wetenschappelijke staf: beheer van de agenda’s
• Reizen: boeken, goedkeuren in financieel systeem en declareren
• HR: ondersteuning bij aanstellingen, verlengingen, contactpersoon nieuwe medewerkers, samenstellen evaluatiecommissies en beheer formulierenstroom
• Bestellingen: bewaken inkoopproces en monitoring status
• Website: bijhouden van de webpagina’s van de eigen groepen
• Spilfunctie: aanspreekpunt voor de divisies en contactpersoon intern en extern

Kortom, een veelomvattend takenpakket.

Je bent een expert op je vakgebied, een doortastende en proactieve Management Assistant die verder beschikt over:

• Tenminste HBO werk- en denkniveau
• Meer dan 5 jaar ervaring binnen een internationale setting, ervaring binnen TU Delft is een pre
• Een sterke persoonlijkheid, accuratesse, klantgerichtheid, collegialiteit en tact
• Stressbestendigheid en flexibiliteit: wisselende prioriteiten en dynamiek zijn geen probleem, integendeel daardoor word je juist uitgedaagd
• Daadkracht, sociale vaardigheden, proactiviteit en trouble shooter houding
• Assertiviteit
• Een goede mondelinge en schriftelijke beheersing van Nederlands en Engels (voertaal)
• Goede PC skills
• Nederlands staatsburgerschap of een Europese werkvergunning

Dienstverband voor bepaalde tijd: One year.

De functie heeft een omvang van 32 tot 38 uur per week, dat is 0,8 tot 1 FTE. Het betreft een aanstelling voor 1 jaar, met uitzicht op een vaste aanstelling. De functie valt in schaal 8 met een mininimum salaris van € 2.700 en een maximum salaris van
€ 3.606 bruto per maand op fulltime basis. Inschaling is afhankelijk van achtergrond en ervaring.

Daarnaast biedt de TU Delft een aantrekkelijk pakket secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een flexibele werkweek, korting bij zorgverzekeraars en op een sportabonnement, een dertiende maand, pensioenvergoeding en een individueel arbeidsvoorwaardenpakket. Op de campus is verder een Internationaal Kind Centrum met kinderopvang, voor- en naschoolse opvang en een internationale basisschool. Het salaris en de arbeidsvoorwaarden zijn gebaseerd op de CAO Nederlandse Universiteiten. 

Technische Universiteit Delft

De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context. Bij TU Delft omarmen we diversiteit en streven we ernaar zo inclusief mogelijk te zijn (zie onze gedragscode). Samen bedenken en ontwikkelen we oplossingen die een positieve invloed hebben op wereldwijde schaal.

Challenge. Change. Impact!