Wat ga je doen?

Als Coördinator Bedrijfsvoering ondersteun je beleids- en besluitvorming op het gebied van de bedrijfsvoering van het kennisinstituut ITEM en draag je zorg voor een efficiënte en effectieve organisatie van de bedrijfsvoering. Je rapporteert aan de directeur van het instituut. Je bent verantwoordelijk voor het opstellen en verantwoorden van jaarplannen en voortgangsrapportages. Je adviseert en staat de directeur bij binnen het instituut met betrekking tot de operationalisering van het bedrijfsvoeringbeleid en de efficiënte inzet van mensen en middelen. Je bent verantwoordelijk voor de projectorganisatie en coördineert het opstellen van offertes tot en met de start van projecten. Tevens ligt de coördinatie van events en communicatie in handen van de Coördinator Bedrijfsvoering.

Je werkzaamheden bestaan uit de volgende taken:

Coördinatie bedrijfsvoering

• Leidinggeven aan het dagelijks bureau;
• Doorvoeren van personeelsmutaties van ITEM-medewerkers en procesondersteuning bij aanstelling van ITEM-medewerkers;
• Fungeren als contactpersoon van en leggen van verbindingen tussen interne en externe stakeholders;
• Coördineren van de dagelijkse activiteiten.

Projectorganisatie

• Coördineren van offerte proces inzake contractonderzoek en projecten tot en met de start van projecten;
• Procesondersteuning bij grenseffectenrapportage.

Evenementen en bijeenkomsten

• Organiseren ITEM jaarconferentie;
• Coördinatie en/of organisatie ITEM workshops/events.

Communicatie

• Coördinatie ITEM communicatie, alsmede communicatie via cross-border portal;
• Opstellen ITEM nieuwsbrief.

Verantwoording

• Opstellen en verantwoorden van jaarrapportages en voortgangsrapportages;
• Notuleren vergaderingen RvA.

Financiën

• Accorderen en afstemmen van financiën betreffende ITEM.

Wie zoeken wij?

Wij vinden het heel belangrijk dat jij plezier hebt in je werk, dat je je werk vol passie en overgave kan doen. Dat je houdt van uitdagingen en onderdeel wilt zijn van onze ambities en vooral dat je wilt blijven leren. Daarnaast zijn voor deze functie de volgende functie-eisen belangrijk:

• Je beschikt over een WO-opleiding op het gebied van management/ bedrijfskunde (of vergelijkbaar) en hebt minimaal 5 jaar relevante werkervaring;
• Je bent pro-actief en dynamisch. Het is van belang dat je op de hoogte bent en blijft van de meest actuele ontwikkelingen op het gebied van het cross-border portal en subsidies;
• Je beschikt over organisatiesensitiviteit en overtuigingskracht;
• Je bent goed in plannen en organiseren;
• Je kunt goed zelfstandig werken, maar bent ook een teamplayer;
• Een uitstekende beheersing van de volgende talen: Nederlands, Engels. Duits e/o Frans is een pre.

Dienstverband voor bepaalde tijd: 1 jaar met uitzicht op een vast dienstverband.

Wat bieden we jou?

UM is een uitdagende en aantrekkelijke werkgever, met veel groeimogelijkheden. Binnen de Faculty of Law en kennisinstituut ITEM heerst een dynamische en informele werksfeer. Maar natuurlijk horen hier ook goede arbeidsvoorwaarden bij, zoals voldoende vakantiedagen en een passend salaris. De aanstelling tot Coördinator Bedrijfsvoering betreft een aanstelling voor de duur van een jaar met een mogelijkheid tot verlenging. Het salaris is vastgesteld op minimaal € 2.836,- en max € 4.474,- per maand. De arbeidsvoorwaarden van de Universiteit Maastricht zijn grotendeels vastgelegd in de CAO Nederlandse Universiteiten.

De arbeidsvoorwaarden van de Universiteit Maastricht zijn grotendeels vastgelegd in de CAO Nederlandse Universiteiten. Daarnaast  gelden lokale bepalingen, specifiek voor de UM. Voor meer informatie raadpleeg de website  http://www.maastrichtuniversity.nl > Over de UM > Werken bij de UM.

Universiteit Maastricht

De Universiteit Maastricht (UM) staat bekend om haar unieke innovatieve en probleemgestuurde onderwijssysteem (PGO), dat wordt gekarakteriseerd door een kleinschalige en studentgeoriënteerde benadering. Het onderzoek aan de UM is multidisciplinair en thematisch van aard, en vindt geconcentreerd plaats in onderzoeksinstituten en schools. De UM heeft op dit moment 20.000 studenten en 4.700 medewerkers. Ten gevolge van het sterk internationale karakter is een groot deel van zowel studenten als medewerkers afkomstig uit het buitenland. De UM heeft zes faculteiten: Faculty of Health, Medicine and Life Sciences, Faculty of Law, School of Business and Economics, Faculty of Science and Engineering, Faculty of Arts and Social Sciences en de Faculty of Psychology and Neuroscience.

Dankzij de hoge kwaliteit van het onderzoek en onderwijs, maar ook een sterke maatschappelijke oriëntatie, heeft de universiteit in haar korte bestaan een solide reputatie opgebouwd. Ze wordt tot de beste jonge universiteiten ter wereld gerekend.

De Universiteit Maastricht wil een aantrekkelijke werkgever zijn én blijven. Zij is ervan overtuigd dat ze dat kan bereiken door medewerkers en studenten uit te dagen en te stimuleren om het beste uit henzelf te halen. Door die medewerkers in te zetten voor de werkzaamheden waarin ze het beste tot hun recht komen. En door medewerkers aan te nemen en in dienst te houden die passen bij het profiel en de ambitie van de UM.

ITEM

ITEM is de spil van onderzoek, advisering, kennisuitwisseling en trainingsactiviteiten omtrent grensoverschrijdende mobiliteit en samenwerking. De uitdagingen waarmee de landen van de Europese Unie door de toenemende globalisering van de economie en internationalisering van de samenleving nu en in toekomst geconfronteerd worden, zijn groot. ITEM is een interdisciplinair instituut, opgezet vanuit de Universiteit Maastricht, in samenwerking met Zuyd Hogeschool, NEIMED, de Provincie Limburg, de Gemeente Maastricht en de Euregio Maas-Rijn. Binnen ons instituut zoeken wij een Coördinator bedrijfsvoering.