Als medewerker frontoffice ben je het eerste aanspreekpunt voor gebruikers en bezoekers van de gebouwen van de Utrecht University School of Economics (U.S.E.). Daarnaast ondersteun je de afdeling Bestuursondersteuning en het studiepunt van de afdeling Onderwijs- en studentzaken met diverse administratieve en organisatorische werkzaamheden. Je bent onderdeel van het team Bestuursondersteuning dat bestaat uit drie managementassistenten, een administratief medewerker, een coördinator bedrijfsvoering en een departementsmanager. 
Je maakt resultaatafspraken met je leidinggevende en naaste collega’s. Vervolgens wordt er een beroep gedaan op je professionele verantwoordelijkheid en krijg je veel ruimte om de functie naar eigen inzicht vorm te geven. Door de werkzaamheden maak je in de breedte kennis met de dagelijkse ondersteuning van onderwijs en onderzoek en met de bedrijfsvoering van de universiteit. 

In deze startersfunctie zijn veel mogelijkheden voor professionele ontwikkeling, verbreding en verdieping, bijvoorbeeld door mee te doen in projecten van andere ondersteunende diensten of door gebruik te maken van het ruime ontwikkelaanbod van de universiteit. 

• ontvangen en wegwijs maken van bezoekers, studenten en medewerkers;
• beheer van mailbox en aannemen van telefoon;
• gebruikersbeheer van diverse ruimtes (toewijzen kamers aan nieuwe medewerkers, inrichting en toegang van kolf- en stilteruimtes en werkplekken, contactpersoon voor hybride vergaderruimtes, etc);
• beheren van autorisaties tot toegang in en rond het gebouw en reserveren van ruimtes voor bijeenkomsten;
• mede begeleiden van participatiemedewerker;
• tentamenondersteuning (docenten informeren, surveillanten inhuren, taxi’s regelen, drukwerk verzorgen);
• administratieve ondersteuning docentontwikkelingstraject (deelnemerslijsten bijhouden, certificaten uitgeven, mailbox beheren);
• ondersteuning bieden bij het uitzetten van vacatures;
• administratief ondersteunen van het Sustainable Finance Lab (nieuwsbrieven opstellen en versturen, afspraken plannen, ondersteuning bieden bij seminars).

• Je beschikt over minimaal mbo denk- en werkniveau; 
• goede uitdrukkingsvaardigheid in het Engels is een vereiste, een kwart van de gebruikers van het gebouw is niet-Nederlandstalig;
• werkervaring binnen een internationale organisatie is een pré; 
• je hebt ervaring met Excel, MS Teams en Outlook; 
• je bent klantbetrokken, zelfstandig, accuraat, initiatiefrijk en communicatief vaardig; je hebt inlevingsvermogen en je kunt goed samenwerken.

Het betreft een dienstverband van 0,8 - 1,0 fte voor de duur van 1 jaar. Bij goed functioneren hoort een dienstverband voor onbepaalde tijd tot de mogelijkheden. 
Het salaris bedraagt minimaal € 2.376,- en maximaal € 3.208,- (schaal 7 cao Nederlandse Universiteiten) bruto per maand, bij een fulltime dienstverband. 
Je ontvangt daarnaast 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%. Verder heeft de Universiteit Utrecht een aantrekkelijk pakket arbeidsvoorwaarden, waaronder keuze voor een goede balans tussen werk en privé (onder andere een goede verlofregeling), ontwikkelingsmogelijkheden en een uitstekende pensioenregeling. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Sustainability.  
De faculteit Recht, Economie, Bestuur en Organisatie van de Universiteit Utrecht is een unieke combinatie van 3 departementen: Rechtsgeleerdheid, Economie en Bestuurs- en Organisatiewetenschap. Deze 3 vakgebieden verzorgen afzonderlijk én gezamenlijk onderwijs en onderzoek. Door dit multidisciplinaire aanbod is de faculteit een onderscheidende partner voor kennisoverdracht op hoog niveau.