Het Faculteitsbureau van de Faculteit der Geesteswetenschappen zoekt een enthousiaste en ervaren management-assistent voor het bestuurssecretariaat.

Wat ga je doen

Het bestuurssecretariaat ondersteunt de decaan en de directeur bedrijfsvoering van de faculteit. De decaan staat aan het hoofd van de faculteit, de directeur bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor de bedrijfsmatige aspecten van de faculteit en staat aan het hoofd van het Ondersteunend en Beheerspersoneel (OBP). Beide hebben een drukke agenda met afspraken met partijen zowel binnen als buiten de faculteit. Het secretariaat heeft tot taak dit alles elke dag weer in goede banen te leiden, zodat de werkdag van de bestuurders soepel verloopt. Dat betekent voortdurend schakelen tussen hoe vandaag eruit ziet en die complexe afspraak die je voor over drie maanden probeert vast te leggen.

Het secretariaat bestaat uit twee medewerkers, die samen in één duofunctie de ondersteuning voor beide bestuurders verzorgen. Dit vraagt een goede onderlinge afstemming van werkafspraken en het nauwgezet beheren en administreren van lopende zaken t.b.v. een naadloze overdracht. Vanwege ziekte van een van beide collega's zijn we voor de duur van een jaar op zoek naar versterking van dit secretariaat. Je werkdagen zijn woensdag, donderdag en vrijdag, waarbij de woensdag een overlapdag is met je duo-collega.

Het bestuurssecretariaat is onderdeel van het secretariaat van het faculteitsbureau. Je directe collega's beheren de agenda's van de overige drie bestuursleden van de faculteit en van de hoofden van de ondersteunende afdelingen. Je voert je werkzaamheden uit onder verantwoordelijkheid van de bestuurssecretaris van de faculteit.

Taken en verantwoordelijkheden:

• het zelfstandig en proactief plannen van afspraken en vergaderingen met in- en externe relaties voor de decaan en directeur bedrijfsvoering; het betreft deels afspraken met een grote mate van vertrouwelijkheid;
• het zelfstandig voeren van correspondentie over afspraken met betrokkenen vanuit de groepsmailbox van het bestuurssecretariaat van waaruit alle (verzoeken voor) afspraken worden gecoördineerd;
• eindverantwoordelijk voor de voorbereiding en organisatie van grote vergaderingen en bijeenkomsten;
• inschrijven en archiveren van in- en uitgaande post via het digitale postregistratiesysteem;
• verrichten van algemene secretariële, organisatorische en beheersmatige werkzaamheden.

Onze ideale collega is stressbestendig en kan goed prioriteiten stellen in een hectische werkomgeving. Je hebt een dienstverlenende en oplossingsgerichte instelling en een goed gevoel voor verhoudingen. Je bent integer, behandelt vertrouwelijke informatie discreet en communiceert zelfstandig op een bij jouw rol passende wijze over gevoelige afspraken. Je werkt zelfstandig en nauwgezet. Je neemt er tijd voor om telkens de stand van zaken van de openstaande afspraken goed over te dragen aan je collega.

Jouw ervaring en profiel:

• Minimaal hbo werk- en denkniveau;
• Ruime werkervaring als secretaresse, bij voorkeur op directieniveau;
• Aantoonbaar ICT-vaardig: bekend met alle ins en outs van met name Outlook, maar ook MS Teams en Zoom, en in staat zich snel nieuwe systemen eigen te maken;
• Uitstekende beheersing van het Nederlands en Engels.

Ervaring met het werken in een duobaan en/of een universitaire omgeving strekt tot aanbeveling.

We bieden een tijdelijk dienstverband voor de periode van een jaar met een proeftijd van twee maanden wegens ziektevervanging, bij voorkeur met ingang van 1 september 2022. Het dienstverband is voor 24 uur per week.

Je salaris bedraagt, afhankelijk van relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband, €2.710 tot €3.619 bruto per maand, op basis van 38 uur per week, exclusief 8% vakantie- en 8,3% eindejaarsuitkering (schaal 8). De cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

Wat bieden we je verder?

• een functie waarbij eigen initiatief en input sterk gewaardeerd worden;
• een enthousiast en warm team dat openstaat voor nieuwe collega's;
• uitstekende studie- en opleidingsmogelijkheden;
• een inspirerende academische en internationale werkomgeving in het hart van Amsterdam.

Faculteit der Geesteswetenschappen

De Universiteit van Amsterdam is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 39.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000 promovendi. Verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid. Meer lezen.

De Faculteit der Geesteswetenschappen verzorgt onderwijs en onderzoek met een sterk internationaal profiel in een groot aantal disciplines op het gebied van taal en cultuur. De faculteit is gevestigd in het centrum van Amsterdam en onderhoudt intensieve contacten met vele culturele instellingen in de hoofdstad.

Nieuwsgierig naar onze organisatie en aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een ruime vakantieregeling en ontwikkelmogelijkheden? Hier lees je meer over werken bij de Universiteit van Amsterdam.