Ben jij proactief, georganiseerd, en streef je naar resultaat- en klantgericht werken? Wij zoeken per direct een enthousiaste Secretarieel Medewerker voor de administratieve en secretariële ondersteuning van zowel de afdeling Communicatiewetenschap als het onderzoeksinstituut Amsterdam School of Communication Research (ASCoR). De afdeling Communicatiewetenschap bestaat uit ASCoR en de onderwijsinstituten Collegeof Communication en Graduate School of Communication. Communicatiewetenschap aan de UvA bestudeert de productie, inhoud, gebruik en effecten van communicatieprocessen. De opleidingen Communicatiewetenschap tellen in totaal ruim 2600 studenten.

Wat ga je doen

Als Secretarieel Medewerker hoor je bij de secretariaten van zowel de afdeling Communicatiewetenschap als het onderzoeksinstituut ASCoR. Je ondersteunt de organisatie en haar medewerkers in alle secretariële en facilitaire zaken.

Taken en verantwoordelijkheden:

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor vragen en verzoeken van medewerkers en externen;
• Je handelt ad-hoc taken, inkomende en uitgaande e-mails en post af;
• Je bent ICT-contactpersoon, en aanspreekpunt voor aanvragen (bijv. digitale rechten en ICT-items), meldingen (ICT- en facilitaire problemen), en bestellingen (laptops en kantoorartikelen);
• Je ondersteunt de ASCoR-directeur en ASCoR onderzoeksmanager (agendabeheer, planning vergaderingen, e.d.);
• Je biedt facilitaire ondersteuning bij de organisatie van vergaderingen, symposia, lunch lezingen en evenementen (zaalreservering, catering, hotelreserveringen, uitnodigingen);
• Je bent nauw betrokken bij agenda-coördinatie en plant vergaderingen, sollicitaties, en jaargesprekken;
• Je organiseert, updatet, en bewaakt een scala aan administratieve informatie en processen, waaronder de verwerking van contractgegevens in de planningstool PLAN;
• Je zorgt voor een actuele informatievoorziening naar medewerkers, en houdt de ASCoR-website en Twitter-account bij;
• Je zorgt voor continuïteit tijdens afwezigheid van andere collega's.

Je hebt:

• Een secretarieel-administratieve achtergrond op hbo-niveau, verkregen door opleiding (b.v. Schroevers) en/of ervaring;
• Ruime ervaring als secretarieel medewerker, bij voorkeur in een universitaire omgeving;
• Affiniteit met hoger onderwijs en/of wetenschappelijk onderzoek, inzicht in het functioneren van een universiteit strekt tot aanbeveling;
• Goede communicatieve vaardigheden en een sociale, klantgerichte houding;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
• Goede beheersing van MS-Office (m.n. Outlook en Excel) en Teams; ervaring met CMS Hippo strekt tot aanbeveling;
• Gevoel voor politieke verhoudingen.

Je bent:

• Zelfstandig en schakelvaardig;
• Accuraat en gestructureerd;
• Meedenkend en ondersteunend; Stressbestendig en probleemoplossend;
• Collegiaal, sociaal, en communicatief;
• Vaardig in het leren, gebruiken, en inrichten van digitale systemen.

Het betreft een tijdelijk dienstverband van 32-38 uur per week voor de duur van een jaar, bij voorkeur met ingang van 1 juli 2022. Bij gebleken geschiktheid, ongewijzigde organisatorische ontwikkelingen en voldoende formatieruimte is de intentie om het dienstverband om te zetten naar een vast dienstverband.

Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en relevante werkervaring, minimaal €2.376 en maximaal €3.208 bruto per maand bij een volledig dienstverband van 38 uur per week (conform schaal 7, Cao Nederlandse Universiteiten). Daarnaast bieden we een uitgebreid pakket secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een ruime vakantieregeling en een eindejaarsuitkering en vinden we het belangrijk dat je jezelf blijft ontwikkelen en professionaliseren. We hebben hiervoor uitstekende studie- en ontwikkelingsmogelijkheden.

Faculteit der Maatschappij- & Gedragswetenschappen

De Universiteit van Amsterdam is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 39.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000 promovendi. Verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid. Meer lezen.

Nieuwsgierig naar onze organisatie en aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een ruime vakantieregeling en ontwikkelmogelijkheden? Hier lees je meer over werken bij de Universiteit van Amsterdam.