Introductie

Ben jij een enthousiaste managementassistent? Houd jij van een dynamische werkomgeving met een hoog werktempo? Vind je het leuk om te werken in een internationale onderzoeks- en onderwijsomgeving en zo bij te dragen aan de maatschappij? Dan is dit misschien wel jouw nieuwe baan!

Wat ga je doen

We zoeken een professionele managementassistent ter versterking van ons team. Je komt te werken op het secretariaat van het KdVI. Vanuit het secretariaat wordt ondersteuning geleverd in de breedste zin van het woord aan alle processen en werkzaamheden rondom onderwijs en onderzoek, HR, financiën, communicatie, ICT en huisvesting voor het instituut.

Voor de managementassistent die we nu zoeken zal de nadruk liggen op de ondersteuning van de zgn. wiskunde-deficiëntiecursussen en toelatingsexamens. Dat zijn cursussen en examens die het instituut tijdens het studiejaar in verschillende periodes online in de SOWISO-omgeving aanbiedt en in de maand juli op locatie organiseert. Ze zijn bedoeld voor aanstaande studenten die (nog) niet voldoen aan de vooropleidingseisen met betrekking tot wiskunde die door de (bachelor)opleiding van hun keuze worden gesteld.

De werkomvang ten behoeve van de wiskunde-deficiëntiecursussen is op dit moment plm. 24 uur per week. De overige taken en verantwoordelijkheden betreffen andere onderdelen van de bedrijfsvoering van het instituut; bij de aanvang zal een nadere invulling van deze werkzaamheden worden vastgesteld. In de loop van de tijd kan een herverdeling van de werkzaamheden nader worden bekeken. Het is de bedoeling dat teamleden niet louter als 'specialisten' werkzaam zijn, maar als allrounders kunnen opereren zodat ze soepel voor elkaar kunnen inspringen. Je bereidheid wordt gevraagd om met vakantieplanning rekening te houden met de data van de cursussen en examens.

Je gaat werken voor en samen met het team van de wiskunde-deficiëntiecursussen en toelatingsexamens, het instituutsmanagement en de onderzoeksleiders. In deze functie werk je uiteraard ook nauw samen met de collega-managementassistent(en) en andere collega's binnen de bedrijfsvoering van het instituut, de faculteit en universiteit.

Taken en verantwoordelijkheden

De taken en verantwoordelijkheden voor de wiskunde-deficiëntiecursussen zijn:

• organiseren en administreren van de cursussen en toelatingexamens (o.a. planning, roostering, creatie van SOWISO accounts, financiële afhandeling, ondersteuning bij aanstellingen van studentassistenten; ondersteuning van het docententeam);
• verzorgen van voorlichting en communicatie richting (potentiële) klanten, admission offices en andere betrokkenen (o.a. telefonisch, via email en website).

De overige taken en verantwoordelijkheden op het secretariaat van het instituut zijn:

• ondersteunen van de instituutsmanager en assistent-bedrijfsvoerder bij alle processen en werkzaamheden rondom onderwijs en onderzoek, HR, financiën, communicatie, ICT en huisvesting voor het instituut;
• ontzorgen van de instituutsdirecteur door het proactief plannen en beheren van zijn afspraken;
• fungeren als algemeen aanspreekpunt voor medewerkers van het instituut met allerlei dagelijkse vragen;
• andere voorkomende secretariële werkzaamheden.

Voor deze functie vragen we:

• ten minste een hbo-werk en denkniveau;
• bij voorkeur een aantal jaren werkervaring in een vergelijkbare functie (ervaring in een universitaire context of andere onderwijsinstelling is een pre);
• een zelfstandige en oplossingsgerichte werkhouding;
• een hands-on-mentaliteit en een proactieve werkhouding;
• de kwaliteit om ook onder druk snel en accuraat te kunnen werken;
• een klantgerichte instelling en goede communicatieve vaardigheden;
• teamspirit;
• uitstekende beheersing van zowel de Nederlandse als Engelse taal in woord en geschrift;
• aantoonbare affiniteit met ICT en ruime ervaring in het gebruik van MS Office en cloud-applicaties;
• ervaring met het beheren van websites via een content management systeem strekt tot aanbeveling.

We bieden een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor 32 uur per week voor een periode van 12 maanden. De gewenste startdatum is per zo snel mogelijk. Indien we je functioneren positief beoordelen, volgt een vast contract. Een (tijdelijke) uitbreiding naar 38 uur is bespreekbaar.

Het bruto maandsalaris, gebaseerd op een 38-urige werkweek en afhankelijk van relevante werkervaring, varieert van €2.471 tot €3.336 (schaal 7). Dit is exclusief 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. Het UFO-profiel Management-/Office-assistent 2 is van toepassing. De cao Universiteiten van Nederland is van toepassing.

Naast het salaris en de inspirerende omgeving op Science Park bieden we een gevarieerd pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden:

• 232 vakantie-uren per jaar (gebaseerd op fulltime) en extra vakantiedagen tussen kerst en 1 januari;
• verschillende cursussen, bijvoorbeeld op het gebied van tijdsmanagement, werkdruk en Engels en een online cursusplatform met meer dan 100 verschillende cursussen;
• 7 weken geboorteverlof met 100% salarisbehoud;
• gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof;
• de mogelijkheid om thuis een werkplek in te richten;
• een pensioen bij ABP, waar de UvA voor tweederde aan bijdraagt.

Nieuwsgierig naar ons uitgebreide pakket van secundaire arbeidsvoorwaarden? Hier kun je er meer over lezen.

Faculteit der Natuurw., Wiskunde & Informatica

De Universiteit van Amsterdam is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 30.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000 promovendi, verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid.

Medewerkers van de Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica (FNWI) worden gedreven door een gedeelde passie om uit te vinden hoe de wereld in elkaar zit. Onze acht onderzoeksinstituten beslaan de hele breedte van de bètawetenschappen: van astronomie en natuurkunde, tot levens- en aardwetenschappen, moleculaire wetenschappen, wiskunde en de informatiewetenschappen. Of we nu bezig zijn de oorsprong en bouwblokken van het leven te ontrafelen of aan de basis staan van de technologie voor de toekomst, we vinden elkaar in een onbegrensde nieuwsgierigheid. Met zo'n 1.800 medewerkers zetten we ons dagelijks in om onze kennis en nieuwsgierigheid over te brengen aan de ruim 8.000 studenten in de bachelor- en masteropleidingen die we aanbieden op onze Amsterdam Science Park campus. Zo leiden we de volgende generatie van wetenschappers op en inspireren we hen aan de start van hun eigen ontdekkingstocht.

Instituut/afdeling

Het Korteweg-de Vries Institute for Mathematics is het onderzoeksinstituut voor Wiskunde aan de Universiteit van Amsterdam. Naast onderzoek op wereldwijd topniveau, geven onze wetenschappers onderwijs in de Wiskunde bachelor- en masteropleidingen aan de UvA, en verzorgen zij wiskundeonderwijs in andere opleidingen van de Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica. Ook biedt het instituut de zgn. wiskunde-deficiëntiecursussen voor (aanstaande) studenten die niet voldoen aan de toelatingseis voor wiskunde.

Wil je meer weten over werken bij de UvA? Lees meer over werken bij de Universiteit van Amsterdam.