Het Faculteitsbureau van de Faculteit der Geesteswetenschappen zoekt een enthousiaste en ervaren management-assistent.
Het faculteitsbureau ondersteunt het Dagelijks Bestuur van de faculteit. Het bureau bestaat uit de afdelingen Onderwijsbeleid, Onderzoek, Education Service Center, Communicatie & Marketing, Financiën & Control, Personeel & Organisatie, Informatiemanagement, Huisvesting en Secretariaat.
Het geclusterde secretariaat van het faculteitsbureau ondersteunt samen de onderwijs- en onderzoeksdirecteurenvan het Dagelijks Bestuur (DB), het facultaire Managementteam (MT) en de medewerkers van het faculteitsbureau. Het secretariaat heeft veel opdrachtgevers en veel verschillende werkzaamheden waarbij snel geschakeld en geprioriteerd moet worden. Iedere collega fungeert als eerste aanspreekpunt voor een aantal eigen afdelingen en/of bestuurders. Daarnaast verrichten alle collega's in het team een aantal algemene secretariële en administratieve taken.
Je behoort als medewerker van het secretariaat organisatorisch tot het ondersteunend en beheerpersoneel (OBP) van de faculteit. Op grond daarvan ben je in principe ook elders binnen de faculteit inzetbaar.
Wat ga je doenJij komt het secretariaat voor de duur van een jaar versterken. Het team heeft de afgelopen periode te maken gehad met een hoge werkdruk, vanwege de gewijzigde werkomstandigheden vanwege de pandemie en de groei van het faculteitsbureau. Er wordt daarom extra capaciteit toegevoegd aan het team, in ieder geval voor de komende periode.
Je wordt onderdeel van een collegiaal team waar hard gewerkt wordt met oog voor elkaar. De sfeer binnen het faculteitsbureau is laagdrempelig en open; ieder draagt graag een steentje bij om het onderwijs en onderzoek van de faculteit te ondersteunen en is elkaar daarbij behulpzaam.
Taken en verantwoordelijkheden:Omdat het gaat om een tijdelijke aanvullende functie ter versterking van het secretariaat worden de specifieke taken in onderling overleg bepaald. Te denken valt in ieder geval aan de volgende werkzaamheden:
- organiseren van vergaderingen en overleggen, inclusief zaalreservering en catering;
- voorbereiden en notuleren van het overleg van de studieadviseurs van de faculteit;
- ondersteunende administratieve en secretariële taken voor de afdeling Onderzoek;
- mede-beheer van de groepsmailbox van het secretariaat van het faculteitsbureau;
- behandelen van post (inschrijven van brieven in het archiefsysteem), telefoon en e-mail;
- verrichten van algemene secretariële, organisatorische en beheersmatige werkzaamheden (bestellen kantoorbenodigdheden, beheer toegang saltosloten, etc.);
- fungeren als algemeen aanspreekpunt voor het faculteitsbureau: afhandelen van vragen van medewerkers en externen of doorverwijzen naar het juiste 'loket'.