Signaleren, verbinden, monitoren en coördineren; dat is waar jij enthousiast van wordt.

In een brede spin-in het-web functie, als rechterhand en vraagbaak van het dagelijks bestuur van het departement waarvoor je werkzaam bent. De posities zijn verdeeld over 3 departementen binnen de faculteit Engineering & Technology.

• Thermal and Fluid Engineering (0.5 - 0.8 FTE)
• Civil Engineering & Management (0.5 - 0.8 FTE)
• Design, Production & Management (0.5 FTE)

Als departementscoördinator heb je een coördinerende rol in de organisatie en werk je mee in de uitvoering van de bedrijfsvoering van het departement. Dit omvat o.a. de organisatorische en inhoudelijke voorbereiding van de vergaderingen van het departementsbestuur en coördinatie en (mede)uitvoeren van de acties die daaruit voortkomen. Je rapporteert aan de departementsvoorzitter.

Op faculteitsniveau maak je deel uit van het departementscoördinatoren­overleg van de faculteit en is de Portefeuillehouder Bedrijfsvoering je functioneel leidinggevende. Door deelname aan werk- en projectgroepen kun je bovendien bijdragen aan departements-overstijgende processen en kun je je kennis verbreden en verdiepen.

Jouw impact en taken:

• Je ondersteunt de departementsvoorzitter en het dagelijks bestuur van het departement en adviseert proactief.
• Je denkt mee over de strategie van het departement binnen de kaders van de ET-strategie en hebt een ondersteunende en coördinerende rol in de uitvoering daarvan.
• Je faciliteert en coördineert de beleids- en bestuur cyclus van het departement, ziet toe op de verbinding met die van de faculteit en universiteit en je schrijft mee aan het meerjarenplan van het departement.
• Je assisteert bij het opstellen van de departementsbegroting en signaleert afwijkingen in de financiële exploitatie.
• In de verschillende bedrijfsvoering processen ben je het eerste aanspreekpunt en werk je samen met de stafdiensten van de faculteit, zoals financiën, HR, communicatie en research support. Je ondersteunt het departementsbestuur en draagt zorg voor een goede monitoring en uitvoering van actiepunten om processen goed te laten verlopen.
• Je werkt samen met het secretariaat van het departement.
• Je monitort en ondersteunt (de acquisitie van) de projecten en opdrachtenportefeuille in samenwerking met de collega's van Finance en Research Support.
• Je bent, in nauwe afstemming met het departementsbestuur, verantwoordelijk voor de coördinatie van de uitvoering van de departement-brede communicatie.
• Je levert een bijdrage aan faculteit-brede processen en projecten en helpt de samenwerking tussen diensten en departementen versterken.
• Je bent, in samenspraak met het secretariaat, verantwoordelijk voor het inhoudelijk organiseren van medewerkersbijeenkomsten, hei-dagen, vergaderingen, de verslaglegging en het monitoren van actiepunten.
• Je hebt een voorbereidende en coördinerende rol bij wijzigingen in de huisvesting.
• Je onderhoudt je interne netwerk en vertegenwoordigt, waar nodig, het departement in project- en werkgroepen.

Wij zoeken een energieke collega met het volgende profiel:

• Je beschikt over minimaal een relevant HBO-diploma;
• Je hebt werkervaring in een vergelijkbare coördinerende rol, liefst binnen de academische wereld
• Je hebt ervaring met beleidsondersteuning en het vertalen van beleid naar implementatie
• Je hebt een goed ontwikkeld analytisch vermogen;
• Je bent proactief, resultaatgericht en hebt organisatietalent;
• Je bent in staat overzicht te houden in een dynamische en complexe omgeving en herkent prioriteiten
• Je bent stressbestendig, flexibel en je kunt snel schakelen tussen operationeel en tactisch niveau
• Werken met anderen geeft je energie en je houdt ervan verbinding te realiseren
• Je communiceert sterk en aansprekend op verschillende niveaus, zowel in het Engels (niveau C1, CAE) als in het Nederlands

• Een dynamische functie voor 20 tot 32 uur per week
• Het betreft een nieuwe functie, waarvoor wij een pilot zijn gestart. In eerste instantie krijg je een tijdelijk dienstverband voor een periode van één jaar. Bij een succesvol verloop van de pilot en goed functioneren, wordt de functie na een jaar omgezet in een vast dienstverband
• Het salaris bedraagt bij een voltijds dienstverband minimaal € 2.960,- en maximaal
• € 4.670,- bruto per maand, schaal 10 (afhankelijk van opleiding en ervaring)
• De Universiteit Twente biedt een uitstekend pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een goed pensioen, 8% vakantietoeslag, 8,3% eindejaarsuitkering , een keuzemodel als het gaat om flexibele en aanpasbare arbeidsvoorwaarden en 29 verlofdagen bij een voltijds dienstverband
• We bieden de flexibiliteit om deels thuis te werken, ruime mogelijkheden voor je verdere professionele en persoonlijke ontwikkeling en veel aandacht voor vitaliteit en een inclusieve werkomgeving