Werk je graag in een dynamische organisatie met internationale collega's? Word jij enthousiast als je workshops en cursussen mag organiseren? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wat ga je doen?

Vanuit de Universiteit van Amsterdam organiseren we activiteiten voor nationale organisaties zoals de Holland Research School of Molecular Chemistry (HRSMC), Nederlands Instituut voor Onderzoek in de Katalyse (NIOK) en het Co van Ledden Hulsebosch Center (CLHC). Wij zijn op zoek naar een nieuwe management assistent die de dagelijkse werkzaamheden voor deze externe organisaties op zich neemt en de wetenschappelijk directeur en de coördinator daarin ondersteunt. Het grootste deel van de tijd zal je werken voor de HRSMC. Dat is een onderzoeksschool gebaseerd op samenwerking tussen toponderzoeksgroepen van vier Nederlandse universiteiten: de Universiteit van Amsterdam, de Vrije Universiteit Amsterdam, de Universiteit Leiden en de Radboud Universiteit.

De HRSMC stimuleert en coördineert samenwerking tussen de deelnemende onderzoeksgroepen en biedt een uitgebreid opleidingsprogramma voor de promovendi in de moleculaire chemie. Dit programma is ook toegankelijk voor masterstudenten en onderzoekers uit het bedrijfsleven. Daarnaast organiseert de HRSMC haar eigen jaarlijks symposium, heeft het een fellowship programma en een speciaal programma voor excellente master studenten.

Je zal worden aangesteld binnen het bedrijfsbureau bij het Van 't Hoff Institute for Molecular Sciences (HIMS) van de UvA. Met zo'n 160 medewerkers voert HIMS internationaal hoogstaand scheikundig onderzoek uit en wordt onderwijs binnen verschillende opleidingen van de universiteit gegeven. Het bedrijfsbureau van HIMS is een enthousiast team van 7 personen die elkaar graag helpen en waar service verlenen aan wetenschappers centraal staat. Jouw werkzaamheden bestaan o.a. uit:

• Je zorgt voor de voorbereiding en organisatie van verschillende onderwijsactiviteiten en wetenschappelijke bijeenkomsten zoals het jaarlijks symposium, zomerscholen, cursussen, workshops, etc. Dit omvat o.a.
  • boeken van locaties en de logistiek eromheen, inclusief communicatie en aanmeldprocedure;
  • regelen van de catering en social events;
  • maken van abstract boeken;
  • praktisch organiseren van scholen/cursussen: draaiboek maken en de uitvoering hiervan op locatie;
  • maken van begrotingen, bewaking van kosten en financiële afrekeningen van activiteiten.
• Je zorgt voor de administratieve verwerking van uiteenlopende zaken, maar met name gericht op processen rondom het organiseren van events en bijeenkomsten, zoals het beheren van de website, aanmeldingen en digitale databases.
• Je verzorgt de ledenadministratie en facturatie van contributies.
• Je notuleert vergaderingen in het Engels of Nederlands en communiceert de besluiten naar verschillende stakeholders.
• Je verzorgt de communicatie via sociale media en digitale nieuwsbrieven.
• Bij evenementen werk je incidenteel op andere locaties en werktijden.

Je komt te werken in een goed gecoördineerd bedrijfsbureau met enthousiaste collega's in een fascinerende en internationaal georiënteerde werkomgeving.

• Je hebt een afgeronde secretariële/administratieve opleiding en minimaal 2 jaar werkervaring als secretaresse/administratief medewerker in een verantwoordelijke functie met veel verschillende taken.
• Je bent organisatorisch sterk, stressbestendig, flexibel en discreet.
• Je bent enthousiast en positief ingesteld en je hebt plezier in goede organisatie, ordening en structuur.
• Je bent servicegericht en speelt in op behoeftes van je collega's.
• Je hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel en kan zelfstandig prioriteiten stellen.
• Je hebt kennis van en affiniteit met beheren van websites.
• Je beheerst het MS Officepakket (met name Outlook, Excel, Word en TEAMS) en hebt ervaring met het bijhouden databases.
• Je hebt ervaring met het organiseren van events en bijeenkomsten.
• Je hebt uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.

We bieden een leuke en afwisselende functie in een gemotiveerd team in een diverse en internationale werkomgeving. We bieden een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor 28-32 uur per week, voor één jaar. Op de functie is het UFO-profiel Management Assistent 2 van toepassing. Het salaris, afhankelijk van kwalificaties, ervaring en genoten opleiding, bedraagt minimaal € 2.471 en maximaal € 3.336 bruto per maand (schaal 7) op basis van de volledige werktijd (38 uur).

De UvA biedt een marktconform salaris met 8.3% eindejaarsuitkering, 8% vakantiegeld en gunstige secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een ruim aantal verlofdagen, sportfaciliteiten, een professionele en innovatieve werkomgeving, flexibele werktijden, een informele en collegiale werksfeer en ruimte voor ontwikkeling op professioneel en persoonlijk vlak. De CAO Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

Naast het salaris en de inspirerende omgeving op Science Park bieden we een gevarieerd pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden:

• 232 vakantie-uren per jaar (gebaseerd op fulltime) en extra vakantiedagen tussen kerst en 1 januari;
• verschillende cursussen die te volgen zijn via het Teaching and Learning Centre en een online cursusplatform met meer dan 100 verschillende cursussen;
• goede ouderschapsregelingen;
• een pensioen bij ABP, waar de UvA voor tweederde aan bijdraagt.

Nieuwsgierig naar ons uitgebreide pakket van secundaire arbeidsvoorwaarden? Hier kun je er meer over lezen.

Faculteit der Natuurw., Wiskunde & Informatica

De Universiteit van Amsterdam is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 30.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000, verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid.

Medewerkers van de Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica (FNWI) worden gedreven door een gedeelde passie om uit te vinden hoe de wereld in elkaar zit. Onze acht onderzoeksinstituten beslaan de hele breedte van de bètawetenschappen: van astronomie en natuurkunde, tot levens- en aardwetenschappen, moleculaire wetenschappen, wiskunde en de informatiewetenschappen. Of we nu bezig zijn de oorsprong en bouwblokken van het leven te ontrafelen of aan de basis staan van de technologie voor de toekomst, we vinden elkaar in een onbegrensde nieuwsgierigheid. Met zo'n 1.800 medewerkers zetten we ons dagelijks in om onze kennis en nieuwsgierigheid over te brengen op de ruim 8.000 studenten in de bachelor- en masteropleidingen die we aanbieden op onze Amsterdam Science Park campus. Zo leiden we de volgende generatie van wetenschappers op en inspireren we hen aan de start van hun eigen ontdekkingstocht.

Het Van 't Hoff Institute for Molecular Sciences (HIMS) is een van de acht instituten van de UvA's faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica. Binnen het instituut werken zo'n 160 medewerkers plus studenten aan onderwijs en onderzoek om de wereld op moleculaire schaal beter te begrijpen en te verbeteren. Het onderzoek gaat van puur vanuit nieuwsgierigheid gedreven fundamentele vragen tot onderzoek dat toepasbaar is in de chemische, medische, voeding- en/of high tech industrie, of binnen eigen spin-off bedrijven waar er momenteel vier heel succesvol van zijn.

Wil je meer weten over werken bij de UvA? Lees meer over werken bij de Universiteit van Amsterdam.