De office manager zorgt, naast het verrichten van uitvoerende taken, voor een goede afstemming en stroomlijning van alle administratieve en secretariële activiteiten binnen het bureau bestaande uit een aantal hoofdtaken:

• Coördinatie van (secretariële) werkzaamheden voor het coördinatieteam van de AWO-L;
• Ondersteuning van o.a. het Dagelijks Bestuur en het Bestuurlijk Overleg AWO-L;
• Ondersteuning op het gebied van HRM, financiën, interne en externe communicatie;
• Inhoudelijke voorbereiding van vergaderingen en activiteiten van de AWO-L.

Meer concrete taken zijn:

• Agendabeheer van o.a. de (vice)voorzitter, het maken van interne en externe afspraken inclusief het stellen van prioriteiten en het bewaken van deadlines;
• Het verzorgen van correspondentie met o.a. bestuurders, bestuurssecretariaten, stakeholders en partners van AWO-L (onderwijs, wetenschap, zorg);
• Het plannen, (inhoudelijk) voorbereiden en notuleren van bijeenkomsten en vergaderingen;
• Het inhoudelijk bewerken en analyseren van (management)informatie;
• Het bewaken van de uitvoering van gemaakte afspraken en genomen besluiten;
• Het zien van verbanden tussen activiteiten binnen de AWO-L en daarop inspelen;
• Administratief verwerken van o.a. facturen en dienstreisdeclaraties;
• Organisatie van stages en begeleiding stagiaires binnen het bureau van de AWO-L;
• Coördinatie en organisatie van symposia, publieksdagen en informele bijeenkomsten en bijdragen aan de inhoudelijke voorbereiding of programmering;
• Vervangen van collega’s van het secretariaat bij vakanties.

Wij zoeken een verbinder, die creatief is, in mogelijkheden denkt en zich thuis voelt in een groot netwerk van stakeholders dat zich bevindt in een complexe en dynamische werkomgeving. 
Een collega die hoofd- en bijzaken kan onderscheiden, die vooruit kijkt en prioriteiten kan stellen.
Een persoon die een spin in het web is en vorm kan geven aan de verdere professionalisering van de AWO Limburg en haar activiteiten. Iemand met enkele jaren ervaring, bij voorkeur in een vergelijkbare functie.

Specifieke eisen:

• Een passende opleiding op HBO-niveau en bijbehorend werk- en denkniveau;
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift. Goede beheersing van de Engelse taal is een pre;
• Enkele jaren ervaring in een office-management/management assistant rol;
• Ervaring binnen een netwerkorganisatie/professioneel ecosysteem strekt tot de aanbeveling.

Persoonskenmerken:

• Zelfstandig
• Sterk in samenwerking/teamspeler
• Stressbestendig
• Resultaatgericht
• Accuraat
• Proactief
• Mensgericht
• Loyaal
• Gastvrij en servicegericht

Het betreft een tijdelijk dienstverband van 0.8 fte voor de periode van 1 jaar. Bij geschikt functioneren behoort een vast dienstverband tot de mogelijkheden.

Salaris is afhankelijk van opleiding en ervaring (schaal 7 of 8). Het maximum bruto maandsalaris bedraagt € 3.764,- conform schaal 8 (bij fulltime aanstelling). In aanvulling op het maandsalaris zijn een 8% vakantie-uitkering en een 8.3% eindejaarsuitkering van toepassing.

Naast goede primaire arbeidsvoorwaarden biedt de UM ook een mooi pakket secundaire arbeidsvoorwaarden. Hierbij kun je denken aan: flexibele werktijden, veel verlofdagen (232 vakantie-uren per jaar bij een fulltime aanstelling en de mogelijkheid om 2 uur per week extra te werken en dan 96 extra vakantie-uren op jaarbasis te hebben), extra feestdagen zoals carnavalsmaandag en –dinsdag, goede vrijdag en Bevrijdingsdag, een goede pensioenregeling, mogelijkheid tot thuiswerken waarbij een thuiswerkplek gefaciliteerd wordt en CAO á la carte.

De arbeidsvoorwaarden van de Universiteit Maastricht zijn grotendeels vastgelegd in de CAO Nederlandse Universiteiten. Daarnaast gelden lokale bepalingen, specifiek voor de UM. Voor meer informatie raadpleeg de website http://www.maastrichtuniversity.nl > Over de UM > Werken bij de UM.

Universiteit Maastricht

De Universiteit Maastricht (UM) staat bekend om haar unieke innovatieve en probleemgestuurde onderwijssysteem (PGO), dat wordt gekarakteriseerd door een kleinschalige en studentgeoriënteerde benadering. Het onderzoek aan de UM is multidisciplinair en thematisch van aard, en vindt geconcentreerd plaats in onderzoeksinstituten en schools. De UM heeft op dit moment bijna 22.000 studenten en circa 5.000 medewerkers. Ten gevolge van het sterk internationale karakter is een groot deel van zowel studenten als medewerkers afkomstig uit het buitenland. De UM heeft zes faculteiten: Faculty of Health, Medicine and Life Sciences, Faculty of Law, School of Business and Economics, Faculty of Science and Engineering, Faculty of Arts and Social Sciences en de Faculty of Psychology and Neuroscience.
Voor meer informatie zie: http://www.maastrichtuniversity.nl. 

De Academische Werkplaats Ouderenzorg Limburg (AWO-L)
De Academische Werkplaats Ouderenzorg Limburg (AWO-L) is een structurele en interdisciplinaire samenwerking tussen 9 zorgorganisaties (MeanderGroep, Sevagram, Envida, Zuyderland, Cicero, Vivantes, Land van Horne, Proteion, De Zorggroep), 2 mbo’s (Gilde Zorgcollege en VISTA College), Zuyd Hogeschool en de Universiteit Maastricht. De missie van de AWO-L is met wetenschappelijk onderzoek een bijdrage te leveren aan

• De kwaliteit van leven van ouderen en hun naasten;
• De verbetering van de kwaliteit de zorg;
• De kwaliteit van medewerkers en hun werk in de langdurige zorg.

In de AWO-L vindt een continue dialoog plaats tussen ouderen en hun naasten, leden van cliëntenraden, zorgmedewerkers, beleidsmakers, docenten, bestuurders en wetenschappers om zo te komen tot onderzoeksvragen- en projecten die relevant zijn voor de langdurige ouderenzorg (thuis en in het verpleeghuis). De AWO-L beoogt hiermee een brug te slaan tussen de academie en de dagelijkse zorgpraktijk met een directe uitwisseling tussen wetenschap, zorgpraktijk en onderwijs.

De AWO-L heeft de laatste jaren een enorme groei doorgemaakt, zowel in omvang als in activiteiten. Zo zijn er 50 wetenschappelijk medewerkers (hoogleraren, universitair docenten, post docs en promovendi) actief bij AWO-L. Vanuit de partnerorganisaties participeren honderden medewerkers (o.a., verzorgenden en verpleegkundigen, artsen, psychologen, docenten, managers & bestuurders) en belanghebbenden (o.a. ouderen, naasten, studenten en cliëntvertegenwoordigers) in onze werking. Wetenschappelijke en praktijk linking pins (medewerkers in duo-banen) vormen het hart van de organisatie. Op veel onderzoeksgebieden nemen we deel aan (inter)nationale samenwerkingen. Omdat de AWO-L als een best practice wordt gezien, ontvangen wij steeds meer verzoeken om het model van de AWO-L te verspreiden.

Hoewel de afgelopen jaren al een grote professionaliseringsslag gemaakt, onder andere op het terrein van communicatie en netwerkcoördinatie, is verdere professionalisering gewenst vanwege de complexiteit van activiteiten. Daarom is uitbreiding van ons coördinatieteam met een office manager AWO-L gewenst.

Overige informatie:
Het AWO-L coördinatieteam bestaat uit een netwerkcoördinator, een medewerker communicatie, een secretaresse en drie onderzoeksmedewerkers.

Het bureau werkt intern nauw samen met het secretariaat van de vakgroep HSR waar de AWO-L is gehuisvest; specifiek met een medewerker secretariaat (agendabeheer hoogleraren AWO-L) en de leidinggevende van het betreffende vakgroep secretariaat.

Daarnaast werkt het coördinatieteam nauw samen met het beheersbureau van de onderzoeksschool CAPHRI waar de AWO-L is ondergebracht; specifiek met een beheerder en controller. Ten slotte is er een nauwe samenwerking met de afdeling HRM.