Ben jij een netwerker met uitstekend gevoel voor politiek bestuurlijke verhoudingen? Een integere, stevige persoonlijkheid die kennis heeft van de protocollaire wereld en daardoor een visitekaartje is voor Tilburg University zowel intern als extern? Solliciteer dan nu op de nieuwe functie Medewerker representatie en bestuurlijke relaties.

Functieomschrijving en talenten
Het College van Bestuur van Tilburg University staat in verbinding met veel verschillende stakeholders, binnen en buiten de organisatie. De medewerker representatie en bestuurlijke relaties werkt zelfstandig en ondersteunt het College van Bestuur in haar representatieve taak namens de universiteit. Je zorgt voor een optimale ondersteuning van het College van Bestuur zodat zij volledig ontzorgd zijn ten behoeve van hun representatieve taken. Dat doet deze functionaris onder meer door pro actief in beeld te brengen welke bestuurlijke activiteiten er op de agenda staan en de bestuurders daarop voor te bereiden. Deze functionaris is verantwoordelijk voor de organisatie, communicatie richting CvB en schools en realisatie van bezoeken van hoogwaardigheidsbekleders op nationaal en internationaal niveau. De functionaris is verantwoordelijk voor het ondersteunen en adviseren van het college van bestuur over geplande bezoeken. Verder beheer je het bestuurlijke relatiebestand en zorg je ervoor dat dit actueel is. 

Je beschikt over een bestuurlijke, maatschappelijke en sociale antenne. Je voelt aan wat er speelt en wat de belangen zijn en bereidt daarop de relationele activiteiten voor. We vragen dan ook een grote mate van zelfsturing en flexibiliteit. 

• Je bent verantwoordelijk voor de organisatie van en houdt de regie over bezoeken en ontvangsten van binnen- en buitenlandse hoogwaardigheidsbekleders op centraal niveau;
• Je hebt inzicht in nationale en internationale politieke en maatschappelijke ontwikkelingen en verricht netwerkanalyses en beoordeelt of representaties/evenementen passen binnen de strategie, beleid en relevante ontwikkelingen en adviseer en ondersteun je daarin het College van Bestuur;
• Je behandelt binnenkomende verzoeken of neemt initiatieven tot het ontwikkelen en uitvoeren van evenementen, representatieve verplichtingen en andere protocollaire zaken;
• In samenwerking met de divisie marketing & communicatie in kaart brengen en beheren van de bestuurlijke relaties en het informeren van deze doelgroepen en hen betrekken bij de bijeenkomsten voor Tilburg University; 
• Mede inhoudelijk voorbereiden van vergaderingen met hoogwaardigheidsbekleders;
• Je bent verantwoordelijk voor de organisatie vannetwerkbijeenkomsten en universiteitsbrede academische plechtigheden;
• Het beheren van de agenda van bestuurlijke representatieve activiteiten, zowel die van de universiteit zelf als van haar belangrijkste samenwerkingspartners en – verbanden (denk aan netwerken, gemeente, provincie, bedrijven en politici);
• Het mede voorbereiden en organiseren van universiteit brede activiteiten rondom vieren en herdenken;
• Het generen van ideeën voor het ontwikkelen van (nieuwe) concepten, vormgeving, opzet en inhoud van bijeenkomsten en evenementen.

Het betreft een nieuwe functie die je met benutting van je ervaring deels zelf invulling kan gaan geven. Je werkt nauw samen met het college van bestuur, de adviseur strategie en beleid, het bestuurssecretariaat, de woordvoerder en betrokken divisies. De precieze inbedding van de functie is onderwerp van gesprek in 2023.

Jouw kwalificaties 

• Een hbo-diploma (bijvoorbeeld eventmanagement, marketing & communicatie);
• Ervaring in een soortgelijke functie is een pre;
• Kennis van en gedegen inzicht in maatschappelijke en politiek-bestuurlijke verhoudingen;
• Kennis van Microsoft Office, administratieve werkprocessen en applicaties;
• Ervaring op het gebied van organisatie van evenementen of netwerkbijeenkomsten;
• Bij voorkeur ervaring met protocollaire en ceremoniële aangelegenheden;
• Tilburg University is een internationale universiteit, stevig verankerd in de regio en daarom tweetalig. Van onze medewerkers verwachten we dat zij voldoen aan het taalniveau passend bij de functie. Voor (beleids-)adviseurs is goede beheersing van het Engels vereist: CEFR-niveau C1. 

Jouw talenten

• Je toont persoonlijk leiderschap: je neemt verantwoordelijkheid voor je werk en loopbaan, en beschikt over goede zelfkennis.  
• Je hebt teamspirit: je voelt je onderdeel van een team en geeft hier uiting aan door middel van samenwerking, het delen van kennis en ervaringen, en het bijdragen aan een open en inclusieve werkomgeving. 

Verder beschik je over de volgende competenties:

• Representatief en relatiegericht
• Organisatietalent
• Sensitiviteit
• Gastvrijheid
• Consciëntieus 
• Initiatiefrijk
• Structureren
• Verbindend en gericht op samenwerken

Dienstverband voor bepaalde tijd: 1 jaar met uitzicht op een vast dienstverband.

Het betreft een functie voor 0,8-1,0 fte (32-38 uur per week) van de volledige werktijd. Gelet op de inhoud van de functie is het aantal uren verspreid door de week in te zetten. 

Het salaris bedraagt Minimaal € 2.960 en maximaal € 4.670  bruto per maand bij een full time dienstverband, gebaseerd op UFO-profiel Bestuurssecretaris 2, schaal 10 Cao Nederlandse Universiteiten. Tilburg University hanteert een neutrale beloningssystematiek voor inschaling die uitgaat van relevante opleiding en werkervaring. 
Werknemer is bereid om arbeid te verrichten op ongebruikelijke of wisselende werktijden en zal daarvoor conform hoofdstuk 3 cao Nederlandse universiteiten worden vergoed.

Dit is een vacature voor een structurele positie overeenkomstig artikel 2.3 lid 1 Cao Nederlandse Universiteiten. Je krijgt een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor de duur van 12 maanden. Bij gebleken geschiktheid en voortzetting in dezelfde functie krijg je na deze periode aansluitend een dienstverband voor onbepaalde tijd. Je hebt recht op een vakantietoeslag van 8% en een eindejaarsuitkering van 8,3% van het bruto jaarinkomen. Als je 40 uur per week werkt, ontvang je 41 vakantiedagen per jaar.

Tilburg University biedt uitstekende arbeidsvoorwaarden. We vinden flexibiliteit, professionele en persoonlijke ontwikkeling en goede secundaire arbeidsvoorwaarden belangrijk. We maken heldere afspraken over loopbaanpaden en bieden allerlei voorzieningen en regelingen om de balans tussen werk en privé optimaal te houden. Ook kun je tal van trainingen volgen, bijvoorbeeld op het gebied van leiderschapsvaardigheden, persoonlijke effectiviteit en loopbaanontwikkeling. 

Tilburg University hecht waarde aan een open en inclusieve cultuur. We omarmen diversiteit en stimuleren de onderlinge integratie van groepen medewerkers en studenten. We richten ons op het creëren van gelijke kansen voor al onze medewerkers en studenten, zodat iedereen zich thuis voelt in onze universitaire gemeenschap.

Tilburg University heeft een levendige campus in een prachtige groene omgeving die goed bereikbaar is met het openbaar vervoer. We zetten ons in voor een duurzame samenleving en dagen jou uit om hieraan een actieve bijdrage te leveren.

Kijk op werken bij Tilburg University voor meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden. 

Tilburg University

De maatschappij dienen en die beter maken voor de burgers. Dat is wat ons drijft. De oprichter van de Tilburg University, Martinus Cobbenhagen, vond dat wie de samenleving wil begrijpen, er actief en bewust bij betrokken moet zijn. Dit gedachtegoed vormt nog altijd de basis voor onze universiteit.

Onder het motto 'Understanding society' ontwikkelen onze ruim 2.800 medewerkers kennis, dragen deze over en brengen mensen uit verschillende vakgebieden en organisaties samen. Op deze manier willen we bijdragen aan het oplossen van complexe maatschappelijke vraagstukken. Hierbij werken we vanuit de economie, bedrijfswetenschappen en ondernemerschap, sociale en gedragswetenschappen, recht en bestuurskunde, geestes- en digitale wetenschappen en theologie.

Onze 20.000 studenten van 132 nationaliteiten leiden we op tot Tilburg University shaped professionals: verantwoordelijke en ondernemende denkers, gedreven door solidariteit, verantwoordelijkheidsgevoel en inlevingsvermogen, die in staat zijn op een innovatieve manier invloed uit te oefenen en richting te geven aan een snel veranderende samenleving.

De ondersteuning van de universiteit is belegd bij University Services, georganiseerd in zeven Divisies:

1. Academic Services
2. Marketing & Communication
3. Human Resources
4. Finance & Control
5. Library & IT Services
6. Facility Services
7. Executive Services