Als coördinerend secretariaatsmedewerker bij Erasmus School of Economics ondersteun je samen met je collega’s de wetenschappers, medewerkers en studenten van de capaciteitsgroep Toegepaste Economie. In deze afwisselende rol voer je werkzaamheden uit op het gebied van onderwijs, personeelszaken, financiële zaken, facilitaire voorzieningen en administratieve zaken. De diversiteit aan werkzaamheden en het omgaan met mensen is iets wat je leuk vindt en je doet je werk met een glimlach.

Als coördinerend secretariaatsmedewerker is er aandacht voor samenwerking tussen de secretaresses onderling, persoonlijke ontwikkeling, efficiënt werken en continue verbetering van werkprocessen. Het team bij Toegepaste Economie bestaat momenteel uit drie medewerkers.

Samen met de andere secretaresses van de capaciteitsgroep ben je verantwoordelijk voor het bewaken van de voortgang van de taken van het secretariaat. Je hebt hierin een coördinerende rol en bent het eerste aanspreekpunt binnen de organisatie. Daarnaast assisteer je de Operations Manager van de capaciteitsgroep op het gebied van personele zaken en financiën.

Je dagelijkse werkzaamheden bestaan uit het volgende:

• Coördinerende taken en aanspreekpunt: samen met je collega’s prioriteer je continu de stroom aan binnengekomen taken. Je bewaakt de voortgang van de taken, signaleert wanneer deadlines mogelijk niet gehaald worden en zorgt voor adequate afhandeling hiervan. Op basis van duidelijke resultaatafspraken met je manager stimuleer je je team om een uitstekende ondersteuning te bieden aan je capaciteitsgroep. Bij grote wijzigingen of nieuwe werkprocessen ben je het eerste aanspreekpunt voor alle stakeholders en organiseer je de werkwijze binnen jouw secretariaat. Hierbij profiteer je van de werkervaring van de andere secretaresses binnen jouw team en binnen de faculteit.
• Personele zaken: je geeft ziek- en betermeldingen door aan de HR-afdeling van de EUR, regelt allerlei faciliteiten voor gasten en ondersteunt de medewerkers van de capaciteitsgroep bij administratieve taken. Je verwerkt gegevens over arbeidscontracten en gastvrijheidsovereenkomsten in ons systeem, plant R&O gesprekken en ondersteunt de Operations Manager op diverse andere HR-taken.
• Onderwijszaken: je verstrekt informatie aan docenten en studenten, levert cijfers en beoordelingsformulieren in bij de examenadministratie en je verricht diverse administratieve taken rondom onderwijs. Je ondersteunt de medewerkers van de capaciteitsgroep bij uiteenlopende onderwijszaken, waaronder het organiseren van (onderwijs)activiteiten voor de studenten.
• Financiële zaken: Je registreert bestellingen, controleert facturen en controleert kostendeclaraties van onze medewerkers, en regelt interne doorbelastingen.
• Facilitaire voorzieningen: je reserveert vergaderkamers, organiseert evenementen, bestelt allerlei kantoorartikelen en je onderhoudt contact met de ondersteunende diensten over allerlei zaken.
• Administratieve zaken: je verzamelt allerlei gegevens en houdt overzichten bij. Je verzorgt controles en updates van diverse overzichten en systemen en je archiveert contracten.

• HBO werk- en denkniveau en/of aantoonbare sterke ervaring in een soortgelijke functie. We vragen hierbij niet expliciet naar aantal jaren ervaring, maar uit jouw ervaring willen we wel graag zien dat je een coördinerende rol aan kan. Werkervaring binnen het hoger onderwijs is een pré.
• Je kunt uitstekend omgaan met MS Teams, Outlook en Excel, en went snel aan het gebruik van nieuwe software of computersystemen. Je hebt eerdere ervaring met digitaal werken en vergaderen. Ervaring met het gebruik van Microsoft Office, Zoom, en Adobe DC of onderwijssystemen als Osiris en Canvas is een pré.
• De functie van coördinerend secretariaatsmedewerker is erg afwisselend en daarom is veel van onze informatie vastgelegd in werkprocessen en handboeken. Je bent goed in het opzoeken en gebruiken van informatie in dergelijke systemen. Je kunt goed communiceren en weet wie je moet inschakelen om de juiste informatie te vinden.
• Je beheerst de Engelse taal goed in woord en geschift (B2 niveau CEFR) of bent bereid cursussen te volgen om dit niveau te behalen. Een groot deel van de communicatie binnen onze faculteit gebeurt in het Engels, het is daarom voor ons en voor jou belangrijk dat je bij de start van je contract de taal voldoende onder de knie hebt.
• Je stelt de wensen van de medewerkers van de capaciteitsgroep en de Operations Manager centraal, blijft rustig in lastige situaties, vraagt door en luistert goed naar de behoefte. Hierbij toon je een flinke dosis pro activiteit. Je toont flexibiliteit en integriteit in je werk en neemt je verantwoordelijkheid.
• Je bent goed in staat te signaleren wat een taak of proces nodig heeft en gaat er zelfstandig mee aan de slag. Je kunt goed plannen en organiseren en werkt graag samen met je collega’s, gezamenlijk zorgen jullie voor het beste resultaat!

De functie van coördinerend secretariaatsmedewerker is een afwisselende functie met uitstekende arbeidsvoorwaarden in overeenstemming met de cao Nederlandse Universiteiten (cao-NU). Wij bieden een tijdelijke functie voor een jaar met de intentie dit bij goed functioneren om te zetten naar een vaste aanstelling. De startdatum is zo spoedig mogelijk en de functie is gevestigd in Rotterdam, bij Erasmus School of Economics. De functie bedraagt 1.0/0,8 FTE. Voorkeur heeft 1.0 fte maar er zijn mogelijkheden voor 0.8 fte. Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime aanstelling tussen € 2.818, - en € 3.764, - bruto per maand (schaal 8), conform de CAO-NU. Daarnaast bieden we je onder andere 8% vakantiegeld, een eindejaarsuitkering van 8,3% en een zeer ruime verlofregeling. Verder is de EUR aangesloten bij het ABP voor de pensioenvoorziening en bieden we gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof, volledig betaald aanvullend geboorteverlof voor partners, korting op onze collectieve ziektekostenverzekering, en een persoonlijk carrièrebudget. Ook kan je als medewerker gebruikmaken van EUR-faciliteiten zoals de Universiteitsbibliotheek en krijg je korting op een abonnement bij het Erasmus sportcentrum.

De Erasmus School of Economics is een inspirerende werkomgeving waar we het op prijs stellen als je initiatief toont en meedenkt. Je krijgt veel mogelijkheden om je door te ontwikkelen: binnen de faculteit bieden we een algemeen ontwikkelprogramma op het gebied van praktische vaardigheden en competenties, aangevuld met een persoonlijk ontwikkelprogramma toegespitst op jouw specifieke behoeften.

Erasmus Universiteit Rotterdam wil een rechtvaardige en inclusieve gemeenschap zijn. Wij koesteren een open cultuur waarin iedereen wordt ondersteund om het volledige potentieel tot zijn recht te laten komen. Wij beschouwen inclusiviteit van talent als de basis van onze successen en de diversiteit van perspectieven en personen als een uiterst waardevol resultaat hiervan. EUR biedt gelijke kansen aan alle medewerkers en sollicitanten, ongeacht genderidentiteit of -uiting, seksuele gerichtheid, religie, etniciteit, leeftijd, neurodiversiteit, arbeidsbeperking, burgerschap of ander aspect dat hen uniek maakt. We hopen je in onze gemeenschap te mogen ontmoeten

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR)

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke oriëntatie in haar onderwijs en onderzoek. Onze wetenschappers en studenten werken in nauwe samenwerking met interne en externe partijen aan het oplossen van mondiale, sociale uitdagingen, geïnspireerd door het altijd dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Onze missie luidt dan ook ‘Creating positive societal impact’. Ons academisch onderwijs is intensief, actief en toepassingsgericht. Ons onderzoek vindt steeds vaker plaats in multidisciplinaire teams, die sterk verweven zijn met internationale netwerken. Met onze onderzoeksimpact en dankzij de hoge kwaliteit van onderwijs kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten. De Erasmian values fungeren als ons interne kompas en maken de Erasmus Universiteit herkenbaar voor de buitenwereld: ondernemend, maatschappelijk betrokken, wereldburger, ruimdenkend en verbindend. www.eur.nl