Het secretariaat geschiedenis van afdeling Geschiedenis, Europese studies, Religiewetenschappen en CEDLA (GER) van de Faculteit der Geesteswetenschappen, zoekt een enthousiaste en ervaren management assistent.

Midden in de stad, in het Bushuis en Oost Indisch Huis, vind je de zeer actieve en levendige afdeling GER waaronder de groep geschiedenis. Als management assistent vervul je een centrale rol binnen deze groep van wetenschappers, docenten, studenten en ondersteunende staf.

Wat ga je doen?

Je bent het eerste aanspreekpunt voor de medewerkers binnen de organisatie en voor contacten van buiten. Zo ondersteun je collega's en treed je op als gastvrouw/-heer voor bezoekers. Je verricht algemene secretariële en administratieve taken in samenwerking met de andere management assistenten en maakt deel uit van het managementassistententeam van afdeling GER onder leiding van hoofd en coördinator bedrijfsvoering GER.

Taken en verantwoordelijkheden:

• uitvoeren van algemene secretariële, organisatorische en beheersmatige werkzaamheden (denk aan: het boeken van zalen en catering, het aanschaffen van kantoorartikelen en meubilair, postzaken, contact over huisvesting);
• fungeren als eerste aanspreekpunt voor medewerkers en bezoekers;
• het organiseren en notuleren van vergaderingen.
• verantwoordelijk voor voorbereiden en begeleiden van evenementen (seminars, lezingen e.d.), regelen van accommodatie en tickets voor internationale gasten;
• ICT-contactpersoon (bestellen software/hardware, collega's helpen met ICT gerelateerde vragen);
• Ondersteuning bij sollicitaties;
• Gebouw- en werkplekbeheer (interne verhuizingen), BHV.

Je bent doortastend in het oppakken van zaken en verplaatst je in de positie en de behoefte van degene die jij ondersteunt. Je bent goed in staat de juiste prioriteiten te stellen. Jouw planning- en organisatiekunst is ijzersterk, maar je kunt ook multitasken en indien nodig improviseren. Je hebt oog voor diverse belangen binnen de organisatie en goed in staat om samen te werken met collega's met diverse achtergronden en vaardigheden.

Jouw ervaring en profiel:

• een hbo-werk- en denkniveau;
• minimaal 2 jaar ervaring in een academische omgeving in een soortgelijke functie;
• aantoonbaar ICT-vaardig: goede kennis van MS Office en Teams, online sollicitatietools en websiteredactie en in staat deze slim toe te passen in eigen en andermans werkzaamheden;
• zowel zelfstandig als in teamverband, accuraat en planmatig kunnen werken; consciëntieuze werkhouding;
• goed gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en discreet kunnen omgaan met vertrouwelijke informatie;
• dienstverlenende instelling, sociaal en communicatief sterk;
• uitstekende beheersing van Nederlands en Engels

We bieden een tijdelijk dienstverband voor de periode van één jaar met een proeftijd van twee maanden, bij voorkeur met ingang van 1 februari 2023. Bij gebleken geschiktheid wordt het contract hierna omgezet in een vast dienstverband. Het dienstverband is voor 32 uur per week.

Je salaris bedraagt, afhankelijk van relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband, € 2471 tot € 3336 bruto per maand, op basis van 38 uur per week, exclusief 8% vakantie- en 8,3% eindejaarsuitkering. De cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

Wat bieden we je verder?

• een functie waarbij eigen initiatief en input sterk gewaardeerd worden;
• een enthousiaste en warme community dat openstaat voor nieuwe collega's;
• uitstekende studie- en opleidingsmogelijkheden;
• een inspirerende academische en internationale werkomgeving in het hart van Amsterdam.

Faculteit der Geesteswetenschappen

De Universiteit van Amsterdam is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 39.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000 promovendi. Verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid. Meer lezen.

De Faculteit der Geesteswetenschappen verzorgt onderwijs en onderzoek met een sterk internationaal profiel in een groot aantal disciplines op het gebied van taal en cultuur. De faculteit is gevestigd in het centrum van Amsterdam en onderhoudt intensieve contacten met vele culturele instellingen in de hoofdstad.

Nieuwsgierig naar onze organisatie en aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een ruime vakantieregeling en ontwikkelmogelijkheden? Hier lees je meer over werken bij de Universiteit van Amsterdam.