Wil jij tijdelijk het reilen en zeilen van een internationale wetenschappelijke afdeling van nabij meemaken en ervoor zorgen dat alles op rolletjes loopt?

Ben jij:

• geïnteresseerd om op verschillende terreinen (financiële en personele aangelegenheden, ICT en facilitaire zaken) bezig te zijn en heb je daar idealiter al ervaring mee;
• bekend met regelingen op het gebied van HR, bv de VSNU CAO, en weet wat de 'ketenregeling' of 'Poortwachter' is
• zeer vertrouwd met Excel en heb je cijfermatig inzicht
• nauwkeurig, betrokken, initiatiefrijk en weet je van aanpakken

Dan ben jij de veelzijdige allrounder die de coördinator bedrijfsvoering bij de afdeling Internationaal en Europees Publiekrecht van de Universiteit van Amsterdam kan vervangen gedurende haar sabbatical.

Wat ga je doen?

Als coördinator bedrijfsvoering maak je deel uit van zowel de afdeling alsook van de facultaire bedrijfsvoering. Jij adviseert en ondersteunt de twee afdelings- en leerstoelgroepvoorzitters en vervult een brugfunctie naar het faculteitsbureau, in het bijzonder de afdelingen HR en Financiële Zaken. Jij zorgt in samenwerking met de afdelings/leerstoelgroepvoorzitters voor de realisatie van voornemens en plannen van de afdeling die je binnen de universitair en facultair afgesproken kaders en processen initieert en bewaakt. Tegelijk draag je, opnieuw in samenwerking met de afdelings/leerstoelgroepvoorzitters, facultaire besluiten uit in de afdeling. Als voelspriet van de centrale facultaire bedrijfsvoering in de afdeling zorg jij ervoor dat de overkoepelende informatievoorziening op peil is. Concreet heb je bijvoorbeeld een rol in de aanlevering en begeleiding van vacatures en de doorvoering van aanstellings- en bevorderingspocessen, maar ook in de administratieve begeleiding van langdurige zieke medewerkers. Op het gebied van financiën bewaak je verschillende budgetten in regelmatige afstemming met de verantwoordelijke afdeling in het faculteitsbureau. Jij draagt er zorg voor dat de inzetplanning in de afdeling op orde is en dat kosten en baten terechtkomen waar ze horen. In het geval van externe financiering door subsidiegevers ben je aanspreekpunt voor projectcontrol voor financiële vragen. Door continue afstemming met de afdelings/leerstoelgroepvoorzitters, de deelname aan het bestuurlijk overleg van de afdeling en je toegang tot facultaire stukken blijf je op de hoogte van wat er zowel in de afdeling alsook op facultair niveau speelt en kun je je adviserende en uitvoerende rol in de volle breedte uitvoeren.

Je bent bekend met werken in een universitaire omgeving of het spreekt je in het bijzonder aan. Jij wilt in de breedte werken en kunt snel schakelen tussen verschillende taken en terreinen, maar wanneer het nodig is ga je ook de diepte in en zoek je zorgvuldig uit hoe de vork in het steel zit of hoe een proces losgetrokken of hersteld kan worden. Afwachten is niet jouw stijl, liever neem je zelf het initiatief en agendeer je onderwerpen en signaleer je potentiële problemen. Daarbij lukt het je om onderscheid te maken tussen hoofd- en bijzaken en kun je zodoende zorgvuldig en efficiënt met je tijd omgaan. Je bent nieuwsgierig en kunt goed mondelinge en schriftelijke informatie verwerken en onthouden waardoor je in staat bent om je snel te oriënteren en wegwijs te maken in een nieuwe omgeving. Omgaan met mensen ligt je en je stapt net zo makkelijk op een Engels sprekende professor af als op een ondersteunende medewerker van bv het Administratief Centrum van de UvA. Daarbij houd je er rekening mee dat je te maken hebt met mensen met diverse achtergronden .

Daarnaast heb je:

• Een diploma op minimal HBO-niveau
• Bij voorkeur ervaring in een vergelijkbare functie en werkomgeving
• Een goede beheersing van Nederlands en Engels in woord en geschrift
• Ervaring met standaard Office-toepassingen, maar vooral Excel, en MS Teams
  

We bieden een dienstverband voor de periode van 6 maanden, bij voorkeur met ingang 1 maart. Het dienstverband is voor 26,6 uur per week. De eerste maand werk je zij aan zij met de huidige coördinator bedrijfsvoering en je hebt regelmatig overleg met de leidinggevenden binnen de afdeling, de coördinatoren bedrijfsvoering van de andere afdelingen in de Faculteit en met HR.

Je salaris bedraagt, afhankelijk van relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband, 3.974€ tot 5.439€ bruto per maand (schaal 11) op basis van een volledige werkweek van 38 uur. Dit is exclusief 8 % vakantie- en 8.3 % eindejaarsuitkering. De Cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

Naast het salaris en de inspirerende internationale omgeving bieden we een gevarieerd pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden:

• 232 vakantie-uren per jaar (gebaseerd op fulltime);
• verschillende cursussen, bijvoorbeeld op het gebied van tijdsmanagement of werkdruk en een online cursusplatform met meer dan 100 verschillende cursussen;
• de mogelijkheid om in overleg hybride te werken en thuis een werkplek in te richten;
• een pensioen bij ABP, waar de UvA voor twee derde aan bijdraagt.
  

Nieuwsgierig naar ons uitgebreide pakket van secundaire arbeidsvoorwaarden? Hier kun je er meer over lezen.

Faculteit der Rechtsgeleerdheid

De Universiteit van Amsterdam is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 42.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000 promovendi. Verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid.

Faculteit der Rechtsgeleerdheid

Betrokken, verantwoordelijk en met een open blik. Zo kijken we bij de Faculteit der Rechtsgeleerdheid naar de rol van het recht in een (internationale) samenleving die voortdurend verandert. Met ruim 5.000 studenten en 550 medewerkers zijn we een van de grotere juridische faculteiten in Nederland. We leiden juristen op die het recht effectief weten in te zetten met als doel daadwerkelijk bij te dragen aan oplossingen voor de samenleving. Met vernieuwend en grensverleggend onderzoek spelen we in op maatschappelijke ontwikkelingen. Zo houden we altijd de verbinding met de samenleving.

Afdeling Internationaal en Europees Publiekrecht

In de Afdeling Internationaal en Europees Publiekrecht zetten zich incl. enkele ondersteuners ongeveer 50 medewerkers met grote betrokkenheid en inzet in voor het onderzoek en het onderwijs op de vakgebieden Internationaal Publiekrecht en Europees Publiekrecht. De afdeling is verantwoordelijk voor het onderwijs in drie verschillende Bachelorvakken en twee minoren en verzorgt de Engelstalige Masteropleiding International and European Law. Het onderzoek wordt gedaan in de twee onderzoekscentra ACELG en ACIL. De afdeling kent een evenredige verdeling man en vrouw en heeft medewerkers met 16 verschillende nationaliteiten.

Nieuwsgierig naar onze organisatie? Hier lees je meer over werken bij de Universiteit van Amsterdam.