Wij hebben een vacature voor een secretaris bij de faculteit Engineering Technology (ET) van de Universiteit Twente.

Als secretaris ben jij de rechterhand van het bestuur van de faculteit Engineering Technology en in het bijzonder van de Portefeuillehouder Bedrijfsvoering. In deze afwisselende functie geef je vorm aan besluitvormingsprocessen en bied je proactief ondersteuning in de realisatie van bestuurlijke taken. Hiervoor lever je zowel een organisatorische als een inhoudelijke bijdrage. Omdat je dicht op het vuur zit, weet je precies wat er speelt en wat nodig is, ook om draagvlak te creëren. Waar je een kans ziet om processen en werkzaamheden binnen de bedrijfsvoeringsportfolio te professionaliseren, grijp je die met beide handen aan.

Je hebt veel contact met collega's van het directiesecretariaat van de faculteit (Faculteitsbureau), de ondersteunende afdelingen (o.a. Communicatie, Finance, HR, Huisvesting en Research Support) en bij de departementen zijn de departementscoordinatoren jouw eerste aanspreekpunt.

Door deelname aan werk- en projectgroepen kun je bovendien bijdragen aan faculteit-overstijgende processen en kun je je kennis verbreden en verdiepen.

Jouw taken:

• Faciliteren en coördineren van de beleids- en bestuur cyclus van de faculteit; je levert een bijdrage aan- en coördineert de totstandkoming van diverse beleidsdocumenten, zoals een jaaroverzicht, het meerjarenplan van de faculteit, en ziet toe op zowel de verbinding met de afdelingen van de faculteit als de universiteit.
• Inhoudelijk voorbereiden en vastleggen van overleggen van het faculteitsbestuur en de strategische overleggen tussen faculteitsbestuur en de departementen, diensten en de medezeggenschapsraad. Procedureel en inhoudelijk coördineren van de agenda voor de diverse overleggen, waarbij je let op samenhang van de onderwerpen en communicatiebehoefte van stakeholders.
• Verzamelen en beoordelen van vergaderstukken en (achtergrond)informatie en het geven van toelichting op de te behandelen onderwerpen.
• Monitoren en zorgen voor een goede opvolging van implementatie van besluiten, deadlines en acties.
• Je bent als coördinator of teamlid betrokken bij projecten met een duidelijk doel. Zo ben je lid van het projectteam "Huisvesting en het Open Huis".
• Uitwerken van adviezen en beleidsbesluiten (primair in het Engels, ook in het Nederlands).
• Voorbereiden en in concept opstellen of aanpassen van notities, procedures en regelingen.
• Zorgen voor effectieve faculteit-brede communicatie: het opstellen en redigeren van teksten.

• Academisch denk- en werkniveau met een relevant HBO of WO diploma.
• Je hebt inzicht en gevoel voor complexe processen in bestuur en beleid en ervaring met het (helpen) coördineren van strategische bedrijfsvoeringsprocessen.
• Je hebt ervaring met beleidsondersteuning en het vertalen van beleid naar implementatie, bij voorkeur in een politiek bestuurlijke omgeving.
• Je bent een verbinder, empathisch, met oog voor verschillende belangen. Je houdt hier rekening mee in de te kiezen handelswijze en weet tegenstellingen te overbruggen.
• Je bent analytisch met een goed ontwikkeld conceptueel vermogen,
• Doortastend en besluitvaardig weet je structuur en prioritering aan te brengen in de hoeveelheid informatie.
• Communicatief ben je sterk en je schakelt soepel op verschillende abstractieniveaus, van operationeel tot strategisch. (Beleids)notities en faculteit-brede communicatie opstellen doe je met een vlotte pen, vooral in het Engels. Digitaal ben je zeer vaardig.
• Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal (C1 of C2 niveau) in woord en geschrift
• Je bent discreet en gaat integer met gevoelige informatie om.

• Je krijgt in eerste instantie een dienstverband voor 1 jaar, een vast dienstverband behoort daarna tot de mogelijkheden.
• Een uitdagende functie in een dynamische werkomgeving.
• Een dienstverband van minimaal 32 uur, bij voorkeur fulltime.
• Een ambitieuze faculteit waarin samenwerking en verdere professionalisering voorop staan.
• Arbeidsvoorwaarden conform de CAO Nederlandse Universiteiten.
• Afhankelijk van opleiding en ervaring een salaris van maximaal € 4.670,00 bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband, gebaseerd op het UFO-profiel Secretaris.
• Een vakantie-uitkering van 8% en een eindejaaruitkering van 8,3%.
• De UT hecht waarde aan een goede werk- privé balans en biedt goede secundaire arbeidsvoorwaarden, bijvoorbeeld in de vorm van uitstekende opleidingsfaciliteiten en een goede pensioenvoorziening.