De Faculteit der Geesteswetenschappen heeft acht afdelingen waar het wetenschappelijk personeel is ondergebracht. De afdeling ACASA van de Faculteit der Geesteswetenschappen zoekt een enthousiaste en ervaren coördinator bedrijfsvoering. De coördinator bedrijfsvoering van ACASA zal de werkzaamheden uitvoeren onder verantwoordelijkheid van en in nauw overleg met het hoofd bedrijfsvoering van de afdeling.
De werkzaamheden vinden primair plaats in het gebouw BG1, Turfdraagsterspad 9, in het hart van Amsterdam.
Wat ga je doen?Het hoofd bedrijfsvoering van de afdeling heeft vijf hoofdtaken, te weten beleidsadvisering, personeelsmanagement, financieel management, management op overige gebieden van bedrijfsvoering (ICT en huisvesting).
De coördinator bedrijfsvoering zal binnen deze hoofdtaken onder leiding en verantwoordelijkheid van het hoofd bedrijfsvoering uitvoering geven aan onder meer de volgende werkzaamheden:
Taken en verantwoordelijkheden:
- eerste aanspreekpunt voor de bedrijfsvoering bij ACASA;
- coördineren van de secretariële ondersteuning van de afdeling, voeren van werkoverleg;
- ondersteuning hoofd bedrijfsvoering en afdelingsvoorzitter;
- personeelsmanagement: administratieve verwerking onderwijstaakverdeling; aanmaken en verwerken van personeelsaanmeldingen en -mutaties; signaaldata bijhouden; coördinatie jaargesprekkencyclus;
- coördineren van de jaargesprekkencyclus van de gehele afdeling en ondersteuning bij werving- en selectieprocedures;
- financieel management: doorvoeren en controleren doorbelasting personeel; controle van af- en bijschrijvingen op de budgetten van de afdeling; geven van instructies over financiën aan het wetenschappelijk personeel en beantwoorden vragen, uitzoeken van onduidelijke transacties, doorvoeren en controleren van doorbelasting;
- facilitair management: coördinatie van huisvestingszaken (beheer kameroverzicht; regelen van interne verhuizingen en voorbereiden en ondersteunen van grote verhuisoperaties in de afdeling);
- deelnemen aan diverse overleggen en vergaderingen (waaronder mogelijk als notulist);
- coördineren van de interne informatievoorziening (aansturing websitewerkzaamheden, opstellen afdelingsnieuwsbrief);
- verzamelen en analyseren van managementinformatie;
- signaleren van mogelijkheden tot optimalisering van processen en procedures voor bedrijfsvoering; meewerken aan verbetering van bedrijfsvoeringsprocessen;
- deelnemen aan facultair overleg hoofden en coördinatoren bedrijfsvoering (HABO).