Als bestuurssecretaris binnen de dienst Bestuurszaken (BZ) werk je op een centrale positie binnen de VU. Je ondersteunt verschillende belangrijke overleggen met voorbereiding, realisatie en afwikkeling. In jouw geval zijn dat in ieder geval die van de Raad van Toezicht, het overleg van Faculteits- en Dienstdirecteuren en de Impact Board VU.
Je werkt zelfstandig aan organisatorische, besluitvoorbereidende en bestuurlijke taken. Daarmee zorg je dat de leden aan de overlegtafel optimaal worden ondersteund en geadviseerd in hun besluitvorming en uitvoering. Je schakelt hiervoor met de betrokken VU bestuurders, directeuren en faculteitsbestuurders. Je bewaakt de aansluiting tussen de diverse externe en interne overleggen, en de interne VU-agenda. Je stuurt bij op de inhoudelijke samenhang van de samenwerking.
In deze functie word je voor je werkzaamheden voor de Raad van Toezicht aangestuurd door de secretaris van de Raad van Toezicht, voor de andere werkzaamheden door het afdelingshoofd BBO. Je werkt samen met de andere vier (bestuurs)secretarissen van de dienst Bestuurszaken. Je stemt het werk met hen af en vervangt elkaar bij afwezigheid. Op hoofdlijnen ligt de verdeling van de ondersteuning van de overleggen vast. Daarbij is er is ruimte om in onderling overleg de verdeling verder te verbeteren. Je hebt in de aanloop en na afloop van de overleggen ook veel contact met andere collega's binnen de VU.

Jouw taken

• je bereidt overleggen voor en stelt (termijn)agenda's voor. Dit doe je samen met de agenda-adviescommissie, waar je lid van bent. Samen met de voorzitter van het overlegorgaan stel je de agenda vast
• je verstrekt informatie over aangeleverde documenten en annotaties en zorgt voor de juiste timing en toetsing ervan
• je legt verslag van overleggen, koppelt besluiten en andere conclusies terug aan betrokkenen en zorgt dat deze gearchiveerd worden
• je ziet toe op de opvolging van acties en gemaakte afspraken
• je draagt bij aan het verbeteren of ontwikkelen van (ondersteunende systemen voor) het besluitvormingsproces

• je hebt een academisch werk- en denkniveau en minimaal 2 jaar relevante werkervaring, bij voorkeur bij een universiteit of in een andere maatschappelijke omgeving
• je hebt een vlotte pen en aantoonbare ervaring in het opstellen van goede, bondige notities en accurate vergaderverslagen
• als bestuurssecretaris werk je dicht bij het bestuurlijke centrum. Daar ben jij op je plek! Je kunt je bestuurlijk sensitief opstellen en bent vertrouwd met bestuurlijke processen en besluitvorming
• je hebt een integere houding en zorgt dat zaken zo nodig vertrouwelijk blijven
• je schakelt gemakkelijk als de situatie verandert en houdt het hoofd koel. Je vindt altijd een nieuwe oplossing!
• je werkt zorgvuldig met oog voor kwaliteit en resultaat
• je kunt uitstekend plannen, organiseren en overzicht houden
• je ziet wat er moet gebeuren en pakt taken zelfstandig op. Je zoekt de samenwerking met andere collega's
• je kunt je mondeling en schriftelijk uitstekend uitdrukken. Dat blijkt uit jouw ervaring in het schrijven van heldere verslagen, annotaties en compacte beleidsnotities

Dienstverband voor bepaalde tijd: 1 jaar.

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Het salaris bedraagt afhankelijk van opleiding en ervaring op voltijdse basis minimaal €2.960 (schaal 10) en maximaal €5.439 (schaal 11) bruto per maand. De functie is ingedeeld volgens UFO-profiel: Bestuurssecretaris 3 en staat open voor ten minste 0,8 fte.

De arbeidsovereenkomst wordt in eerste instantie aangegaan voor een periode van 1 jaar.
Daarnaast beschikt de VU over aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen die een goede combinatie van werk en privé mogelijk maken, zoals:

• maximaal 41 vakantiedagen bij een voltijds dienstverband
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
• ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling
• korting op (en af en toe exclusieve toegang tot) theatervoorstellingen en cursussen van cultuurcentrum Griffioen
• bijdrage aan reiskosten voor woon-werkverkeer
• keukzemodel voor fiscale uitruil van bepaalde arbeidsvoorwaarden

Vrije Universiteit Amsterdam

Bijdragen aan een betere wereld door onderscheidend onderwijs en grensverleggend onderzoek, dat is de ambitie van de VU. Een universiteit waar persoonlijke vorming én maatschappelijke betrokkenheid centraal staan. Waar we vanuit verschillende disciplines en achtergronden samenwerken aan innovaties en nieuwe inzichten. Ons onderzoek beslaat het hele spectrum: van alfa, gamma en bèta tot leven en medische wetenschappen.

Aan de VU studeren ruim 30.000 studenten en werken meer dan 5.500 medewerkers. De uitstekend bereikbare VU-campus is gevestigd in het hart van de Amsterdamse Zuidas, een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek.

Diversiteit
Diversiteit is een kernwaarde van de VU. Wij staan voor een inclusieve gemeenschap en geloven dat diversiteit en internationalisering bijdragen aan de kwaliteit van onderwijs en onderzoek. We zijn dan ook voortdurend op zoek naar mensen die door hun achtergrond en ervaring bijdragen aan de diversiteit van onze campus.

Bestuurszaken
De dienst Bestuurszaken (BZ) voert een breed pallet aan instellingsbrede taken uit en verzorgt de strategische advisering en geïntegreerde ondersteuning van het College van Bestuur (CvB), de faculteiten, de diensten en de Raad van Toezicht.
De dienst werkt daarnaast nauw samen met de faculteiten én de andere diensten van de VU om de bestuurlijke agenda te realiseren en richting te geven aan de instellingsstrategie. De dienst is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van de VU strategie (Instellingsplan), onderzoeks- en valorisatiebeleid, wetenschappelijke integriteit, externe onderzoeksfinanciering, juridische advisering, documentmanagement en archivering, Public Affairs, bedrijfsvoering, levert procesmatige ondersteuning van beleid- en besluitvorming, en draagt inhoudelijk bij aan diverse strategische dossiers. BZ bevordert tevens de VU-brede governance, control en compliance en draagt zorg voor academische plechtigheden als promoties en oraties. Daarnaast zijn de Ombudsman personeel, de Studentenombudsman, de Internal Auditor en de Functionaris Gegevensbescherming bij BZ ondergebracht.

Beleid en Bestuurlijke Ondersteuning (BBO)
De afdeling BBO is verantwoordelijk voor strategische en beleidsadviezen aan het CvB, faculteiten en diensten, en de ondersteuning van bestuurlijke besluitvormingsprocessen. Binnen BBO werken bestuurssecretarissen en beleidsmedewerkers. De beleidsmedewerkers zijn op dossierniveau werkzaam in de domeinen onderzoek, valorisatie, instellingsstrategie, externe betrekkingen (public affairs), strategische samenwerkingen, bedrijfsvoering en wetenschappelijke integriteit. Bij BBO werken 20 professionals, een deel met een eigen specifieke expertise, van waaruit zij zelfstandig werken voor het CvB, de faculteiten en de diensten. Het team werkt vanuit een sterke intrinsieke motivatie voor de VU.