Houd jij van:

Een centrale en verbindende rol in een afdeling? Plannen, organiseren en coördineren? Flexibiliteit en afwisseling in je werk? Bewaken en continu verbeteren van administratieve processen?

Dan is de functie van Office Manager bij Innovation Exchange Amsterdam (IXA) van de Universiteit van Amsterdam (UvA) en de Hogeschool van Amsterdam (HvA) wellicht iets voor jou!

IXA UvA-HvA is een centrale dienst voor UvA en HvA, die de volgende kerntaken uitvoert: valorisatieondersteuning (business development, externe samenwerkingen en beheer van fondsgelden), subsidieadvies, juridische ondersteuning ten behoeve van valorisatie en onderzoeksamenwerking, organisatie van events en ondersteunende communicatieactiviteiten. IXA UvA-HvA heeft een team van meer dan 35 zeer gemotiveerde professionals.

IXA is een samenwerking tussen de KTO's (Knowledge Transfer Offices) van de Universiteit van Amsterdam, de Hogeschool van Amsterdam, het Amsterdam Universitair Medisch Centrum en de Vrije Universiteit Amsterdam.

Wat ga je doen?
Je bent samen met je collega office manager een verbindende factor in de afdeling. Je draagt bij aan de efficiënte en effectieve organisatie, coördinatie en uitvoering van office werkzaamheden en bedrijfsvoering van de afdeling.

Jouw activiteiten op een rij:

• algemene secretariële en organisatorische werkzaamheden zoals ontvangst gasten, E-mail-, post- en telefoonafhandeling, agendabeheer, archivering, interne communicatie, organiseren van personeelsuitjes, ed.;
• assisteren bij facilitaire zaken: werkruimte, werkplekken, voorzieningen en reparaties;
• ICT: coördineren en bestellen van ICT-faciliteiten, telefoons, computers, software en het oplossen van problemen in samenwerking met de ICT-service afdeling;
• assisteren bij de organisatie van evenementen, workshops en bijeenkomsten;
• ondersteuning subsidieadvies team:
  • organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen en zorgdragen voor de verslaglegging;
  • ondersteunen bij het opstellen van nieuwsbrieven en het up-to-date houden van subsidie-informatie op de website(s);
  • helpen met de organisatie van interviewtrainingen.

• Je beschikt over HBO werk- en denkniveau.
• Je hebt ervaring in een vergelijkbare rol en taken, zoals agendabeheer en het bieden van secretariële en organisatorische ondersteuning.
• Je hebt graag een centrale rol in een afdeling en bent in staat om de verbinding en samenwerking te zoeken in een divers team, waarbij je oog hebt voor de medewerkers.
• Je hebt goede contactuele en communicatieve vaardigheden, in zowel het Nederlands als het Engels.
• Je bent in staat om in verschillende programma's en systemen te werken en uit diverse gegevensbestanden informatieve overzichten samen te stellen.
• Je stelt je dienstverlenend op, denkt mee en vooruit, maar je komt ook uit jezelf met initiatieven en oplossingen.
• Je kunt goed plannen en organiseren, houdt het overzicht, kunt prioriteiten stellen en schakelt soepel tussen de diverse werkzaamheden, ook onder tijdsdruk.

We bieden een dienstverband voor de periode van een jaar met een proeftijd van twee maanden en uitzicht op een vast dienstverband. Het dienstverband is voor 38 uur per week (1 fte). Parttime werken, minimaal 32 uur per week, is bespreekbaar.

Je salaris bedraagt, afhankelijk van relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband minimaal €2.818 en maximaal €3.764 bruto per maand op basis van een volledige werkweek van 38 uur (schaal 8). De werkzaamheden maken deel uit van de organieke functie van Management/Office-assistent 1. De UvA biedt een marktconform salaris met 8.3% eindejaarsuitkering en 8% vakantiegeld en gunstige secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een ruim aantal verlofdagen, sportfaciliteiten, een professionele en innovatieve werkomgeving, flexibele werktijden en ruimte voor ontwikkeling op professioneel en persoonlijk vlak. De Cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

Bureau Kennistransfer

De Universiteit van Amsterdam is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 39.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000 promovendi. Verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid.

Iedereen is bij ons een belangrijk deel van een divers geheel. We koesteren talent, stimuleren groei en zoeken nieuw talent. Kom jij binnenkort onze afdeling versterken?

Nieuwsgierig naar onze organisatie? Hier lees je meer over werken bij de Universiteit van Amsterdam.