We zoeken een enthousiaste en proactieve secretaresse ter structurele versterking van het team. Je vervult samen met drie collega-secretaresses een spilfunctie binnen een dynamische en professionele werkomgeving. Je bent het eerste aanspreekpunt van en de schakel tussen het bestuur, de directeur bureau raad van bestuur, de directeur bedrijfsvoering en de rest van organisatie en buitenwereld. Hierbij worden eigen initiatief en inbreng zeer gewaardeerd.

Jouw belangrijkste werkzaamheden zijn het:

• Het beheren van agenda en ondersteunen van leden raad van bestuur en met name in de periode juli-december 2023 de agenda van de vicevoorzitter van de raad van bestuur i.v.m. vervanging van een collega met zwangerschapsverlof.
• Coördineren en voorbereiden van diverse overleggen en vergaderingen en het leveren van inhoudelijke ondersteuning zoals het samenstellen van de agenda, het verzamelen en verspreiden van de vergaderstukken, en het bewaken van actiepunten;
• Te woord staan van interne en externe contacten (telefonisch en face-to-face);
• Zelfstandig afhandelen van eenduidige inhoudelijke vragen en (spoed)kwesties;
• Beoordelen van binnenkomende correspondentie en proactief uitzetten van acties als dat nodig is;
• Zelfstandig verzorgen van correspondentie.

Je hebt een HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur op basis van een afgeronde secretaresseopleiding en uitgebreide ervaring met allerlei office software (Microsoft Office) en digitaal online werken. Je hebt minimaal 3 jaar ervaring als secretaresse, bij voorkeur in een kennisintensieve organisatie. Je bent met de andere secretaresses het enthousiaste en goedgeïnformeerde gezicht van het bestuur en directie en werkt op een collegiale manier samen met je collega's. Je staat open voor nieuwe ontwikkelingen in jouw vakgebied. We verwachten dat je op een proactieve manier kunt meedenken, werk ziet liggen en oppakt, en zelfstandig dossiers kunt behandelen. Organisatorische kwaliteiten, improvisatietalent en stressbestendigheid zijn een must. Daarnaast gaan we ervan uit dat je integer, nauwkeurig en secuur werkt. Een goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal is onontbeerlijk.

Een uitdagende functie in salarisgroep 8 (Van € 2875,- tot max. € 3854,- per maand); zie cao-onderzoekinstellingen, bij een volledige werkweek). Naast 8% vakantiegeld biedt NWO een eindejaarsuitkering van 8,33% en een aantrekkelijk pakket secundaire arbeidsvoorwaarden.

NWO

De Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO) zet zich in voor een sterk wetenschapsstelsel in Nederland door het bevorderen van wetenschappelijk onderzoek van wereldklasse met wetenschappelijke en maatschappelijke impact. Jaarlijks investeert NWO ruim 1 miljard euro in wetenschappelijk onderzoek. NWO richt zich daarbij op alle wetenschappelijke disciplines en op de hele kennisketen, met nadruk op fundamenteel onderzoek. NWO verbindt onderzoekers uit verschillende disciplines en uit de gehele kennisketen onderling en brengt onderzoekers en maatschappelijke partners bij elkaar.

NWO heeft wetenschapsdomeinen, regieorganen en een institutenorganisatie onder leiding van een centrale raad van bestuur en is een flexibele, slagvaardige, op samenwerking gerichte organisatie die inspeelt op ontwikkelingen in de wetenschap én maatschappij. Het bureau raad van bestuur van NWO ondersteunt de raad van bestuur en andere organen in de topstructuur, zoals het Directeurenteam en de Raad van Toezicht. Het secretariaat ondersteunt naast de leden van (bureau) raad van bestuur ook de directeur bedrijfsvoering. Daarmee heeft het bureau RvB een belangrijke verbindende rol tussen externe partners, het bestuur en binnen de NWO-organisatie. De werkzaamheden vinden normaliter plaats vanuit de locatie van NWO in Den Haag en binnen de ontwikkelingen van het hybride werken.

Het bureau raad van bestuur is een compact stafbureau dat de interacties van de RvB faciliteert. Daarin vervult het in essentie een makelende rol. Ontwikkeling, aansturing en uitvoering van taken zijn in de organisatieonderdelen zelf belegd. Het bureau moet voor de RvB overzicht creëren op lopende initiatieven en strategisch kunnen adviseren aan de RvB.