Ben je op zoek naar een inspirerende omgeving waarin je je organisatorische vaardigheden kunt inzetten en ontwikkelen? De afdeling Politicologie zoekt een ervaren officemanager voor een periode van 6 tot 8 maanden en tevens ter vervanging van een zwangerschapsverlof. De beoogde startdatum is 15 september 2023.

In deze functie ondersteun je het management en wetenschappelijk personeel en werk je nauw samen met student-assistenten en een secretariaatsmedewerker. Samen vormen jullie het afdeling secretariaat. Het secretariaat heeft veel verschillende werkzaamheden waarbij snel geschakeld en geprioriteerd moet worden. Jouw rol is cruciaal voor de organisatie want je bent het (fysieke) aanspreekpunt van de afdeling. Het organiseren van bijeenkomsten, het ondersteunen van de werving en selectieprocedures en het afhandelen van facilitaire en administratieve verzoeken zijn voorbeelden van je dagelijkse werkzaamheden.

Taken en verantwoordelijkheden:

• ondersteunende administratieve taken voor de afdeling, waaronder invoer in een digitale administratiesysteem;
• ondersteuning werving en selectieprocedure;
• planning van jaargesprekken (agendabeheer);
• notuleren bij overleggen, zowel in het Engels als in het Nederlands;
• organiseren van vergaderingen en overleggen, inclusief zaalreservering en catering;
• medebeheer van de groepsmailbox van het secretariaat;
• behandelen van post, telefoon en e-mail;
• verrichten van algemene secretariële en organisatorische werkzaamheden (bestellen kantoorbenodigdheden, agendabeheer, boeken van buitenlandse reizen, etc.);
• fungeren als ICT-contactpersoon en algemeen aanspreekpunt: afhandelen van vragen van medewerkers en externen of doorverwijzen naar het juiste ‘loket’.

• Je bezit hbo werk- en denkniveau;
• Je hebt aantoonbare ervaring in een soortgelijke functie;
• Je bent organisatorisch sterk, stressbestendig, flexibel en discreet;
• Je hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel en kan zelfstandig prioriteiten stellen;
• Je hebt een proactieve, dienstverlenende en oplossingsgerichte instelling;
• Je beheerst het MS Officepakket (met name Outlook, Excel, Word, TEAMS) en hebt ervaring met het bijhouden databases;
• Je bezit uitstekende communicatieve vaardigheden in Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.

We bieden een leuke en afwisselende functie in een diverse en internationale werkomgeving. Het betreft een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor 30,4 uur per week voor een half jaar tot acht maanden en ter vervanging van een zwangerschapsverlof.

Het salaris bedraagt, afhankelijk van relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband, €2471 tot €3336 bruto per maand op basis van volledige werktijd (38 uur per week), volgens salarisschaal 7 (Cao Nederlandse Universiteiten) . Dit is exclusief 8% vakantie- en 8,3% eindejaarsuitkering. Het UFO profiel Management-/Office-assistent 2 is van toepassing.

Naast het salaris en de inspirerende omgeving bieden we een gevarieerd pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden:

• 232 vakantie-uren per jaar (gebaseerd op fulltime) en extra vakantiedagen tussen kerst en 1 januari;
• vergoeding reiskosten woon-werkverkeer/thuiswerkvergoeding;
• IT tegoed bij Surfspot;
• verschillende cursussen die te volgen zijn via het Teaching and Learning Centre en een online cursusplatform met meer dan 100 verschillende cursussen;
• een pensioen bij ABP, waar de UvA voor tweederde aan bijdraagt.

Nieuwsgierig naar ons uitgebreide pakket van secundaire arbeidsvoorwaarden? Hier kun je er meer over lezen.

Wat bieden we je verder

• Een uitdagende functie met afwisselende werkzaamheden en volop ruimte voor eigen initiatief en ontwikkeling bij een inspirerende organisatie;
• Een functie waarbij eigen initiatief en input sterk gewaardeerd worden;
• Een enthousiast en warm team dat openstaat voor nieuwe collega’s;
• Een inspirerende academische en internationale werkomgeving in het hart van Amsterdam.

Faculteit der Maatschappij- & Gedragswetenschappen

De Universiteit van Amsterdam is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 39.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000 promovendi. Verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid.

De Faculteit der Maatschappij- en Gedragswetenschappen speelt een leidende rol in het adresseren van de grote maatschappelijke uitdagingen waar de wereld, Nederland en Amsterdam mee worden geconfronteerd, nu en in de toekomst.

Nieuwsgierig naar onze organisatie en aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een ruime vakantieregeling en ontwikkelmogelijkheden? Hier lees je meer over werken bij de Universiteit van Amsterdam.