Wat ga je doen?
Als management assistent/office assistent maak je deel uit van een team van 3 personen. Vanuit jouw rol ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van het Instituutsbestuur tijdens de wekelijkse vergaderingen. Daarnaast werk je samen met de collega’s van het instituutsbureau bij het organiseren van evenementen en bij de ondersteuning van het instituutsbestuur en de hoogleraren van het Instituut.

Als professional ben jij het eerste aanspreekpunt voor o.a. medewerkers, (gast)onderzoekers en bezoekers. Je vindt het leuk om met mensen van verschillende achtergronden en niveaus samen te werken.

Je hebt bij voorkeur ervaring met de secretariële ondersteuning binnen een onderwijsorganisatie. In deze functie ondersteun je een aantal hoogleraren en de bestuurlijke overleggen met taken zoals complex agendabeheer, notuleren en werken met actielijsten. Daarnaast is het team verantwoordelijk voor de zorgvuldig administratieve verwerking van personele- en financiële mutaties en de onboarding van nieuwe medewerkers.

• Je biedt administratieve ondersteuning voor de medewerkers van het Instituut en met name het bestuur en de hoogleraren in brede zin;
• Je beheert de agenda van diverse hoogleraren en plant hiervoor afspraken met zowel de medewerkers van het Instituut en externe relaties;
• Samen met de collega management office assistenten beheer je de algemene e-mailbox van het secretariaat en waar nodig handel je deze e-mails zelfstandig af;
• Je informeert interne en externe betrokkenen over lopende zaken;
• Je bereid de komst en ontvangst van nieuwe medewerkers voor;
• Je bereidt IB vergaderingen voor en notuleert;
• Verder ben je verantwoordelijk voor het organiseren van bijeenkomsten.
• Je weet wat er speelt binnen het instituut en pakt zaken snel op. Je hebt snel in de gaten hoe de onderlinge verhoudingen zijn en speelt daar op de juiste manier op in. Samenwerken levert jou dan ook veel energie op. Als werk efficiënter kan, dan zie je dat en kom je met voorstellen tot verbetering.

Wat breng je mee?

• Je hebt minimaal MBO werk- en denkniveau, bij voorkeur heb je een secretaresse opleiding of ervaring als HR assistent;
• Je hebt aantoonbaar relevante werkervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur in een internationale werkomgeving;
• Je bent een collega die ervan houdt om de mouwen op te stropen, die goed kan samenwerken en goed zelfstandig aan de slag kan, een gesprekspartner is voor de diverse afdelingen en die klant- en resultaatgericht werkt én bovendien representatief is met een positieve instelling;
• Je beschikt over een gedegen kennis van MS Office programma's zoals Teams, Outlook, Word, Excel en je bent in staat nieuwe systemen snel eigen te maken;
• Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse- en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Affiniteit met en ervaring in een universitaire werkomgeving zijn een pré.

Wat bieden wij?
Werken in een team van enthousiaste collega’s waar samenwerken voorop staat en waar altijd wat te doen is. Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten. Het betreft een tijdelijk dienstverband van één jaar met uitzicht op een aanstelling in vaste dienst.

Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 2.693,- en maximaal € 3.636,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 7).

De Universiteit Leiden kent goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een thuiswerkvergoeding, een eindejaarsuitkering (8,3%), een vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen.

Diversiteit en inclusie
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te worden die alle studenten en medewerkers in staat stelt om zich gewaardeerd en gerespecteerd te voelen en zich volop te ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. De Universiteit Leiden verwelkomt daarom graag sollicitaties van mensen uit groepen die nu in haar instelling ondervertegenwoordigd zijn.

Universiteit Leiden

De organisatie
Het Instituut Bestuurskunde in Den Haag is een van de grootste en oudste instellingen voor wetenschappelijk onderzoek en onderwijs in de bestuurskunde in Nederland. Het instituut combineert een sterke internationale academische reputatie met een centrale positionering bij de internationale, nationale, regionale en lokale overheidsinstellingen, inclusief die in Den Haag. Het Instituut Bestuurskunde ontvangt consequent hoge beoordelingen in peer reviews voor zowel zijn onderwijs- als onderzoeksprogramma's.

Wetenschap voor en over de samenleving is hét domein van de Faculteit Governance en Global Affairs (FGGA). FGGA verzorgt kwalitatief hoogwaardig interdisciplinair onderwijs over en onderzoek naar maatschappelijke en governancevraagstukken zoals terrorisme, organisatie van het openbaar bestuur, klimaatverandering en economische crises.

Hedendaagse onderwerpen worden zowel vanuit een bestuurskundig, politicologisch, economisch, juridisch als sociologisch perspectief benaderd. Door deze interdisciplinaire benadering krijgen het onderwijs en het onderzoek van de faculteit een grensoverschrijdend karakter.

De faculteit Governance en Global Affairs (FGGA) is een van de zeven faculteiten van de Universiteit Leiden en is gevestigd in Den Haag. Voor meer informatie over de faculteit klik hier.