De werkzaamheden

Als rechterhand van de Instituutsmanager beheer je de agenda, mailbox en bereikbaarheid en selecteer je feilloos wat in alle hectiek prioriteit moet krijgen. Jij bent degene die haar pro-actief ondersteunt bij de operationele taken en hebt een eigen rol bij (bijvoorbeeld) arbo-omstandigheden, veilig en duurzaam werken. Je draait mee in het IBL Office, van waaruit de dagelijkse gang van zaken van IBL wordt ondersteund. Het IBL Office bestaat uit 4 management assistentes, een finance officer en een facility officer. Samen met de andere management assistenten ben je het eerste aanspreekpunt voor de meeste administratieve zaken binnen het instituut. In goed overleg kun je één dag per week thuiswerken.

Je concrete verantwoordelijkheden zijn onder andere:

• Complex en compleet agenda- en mailboxbeheer van de IM
• Het ontzorgen en pro-actief oppakken van vragen die bij de IM zijn neergelegd
• Bijdragen aan opzetten en invoeren van (nieuwe, betere en/of heldere) werkprocessen
• Meedraaien in het Office als eerste aanspreekpunt voor vragen van medewerkers en externen, en de voorkomende werkzaamheden als de organisatie van bijeenkomsten; bestellen van catering, kantoorartikelen, apparatuur; toegangsbeheer; boeken van reizen en hotels;
• Bijhouden van de Office-mailbox: het screenen en beoordelen van inkomende mails, zorgdragen voor beantwoording of voorleggen aan de juiste persoon;
• Voorbereiding en verzorgen van de benodigde documentatie voor bestuurlijke overleggen
• Afstemming binnen het IBL Office team bij taakverdeling, onderlinge vervanging, incidentele ondersteuning bij events

Wie zoeken wij?
Het verlanglijstje is best lang.... we zoeken iemand met

• kennis (van bedrijfsvoering, academische organisaties)
• karakter (energiek, secuur, discreet, flexibel en stressbestendig)
• sociaal en servicegericht (je staat stevig in je schoenen en kan met humor zaken naar je hand zetten, goede sociale antenne, open en nieuwsgierig)
• communicatief vaardig (Nederlands/Engels op minimaal C1-niveau, en je schrijft zo een stukje voor de website)

Wat kunnen we je bieden?
Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten, in eerste instantie voor de duur van een jaar. Een verlenging behoort tot de mogelijkheden, afhankelijk van behoefte, gebleken geschiktheid en beschikbare middelen. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 3.072 ,- en maximaal € 4.103,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 8).

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, mogelijkheid tot thuiswerken, betaald ouderschapsverlof, sabbatical leave en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie is te lezen op www.werkenbij.leidenuniv.nl.

Universiteit Leiden hecht groot belang aan diversiteit en verwelkomt daarom speciaal sollicitaties van mensen die nu in haar instelling ondervertegenwoordigd zijn.

Universiteit Leiden

Een nieuwsgierige faculteit
Verbinden vanuit nieuwsgierigheid, dat is de strategische koers die de faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen de komende jaren voert. We zijn een toonaangevende, snel gegroeide faculteit, waar in 8 instituten inmiddels meer dan 8000 medewerkers en studenten werken in een dynamische, internationale omgeving. Persoonlijke en academische ontwikkeling staat hoog in het vaandel. Onze mensen worden geïnspireerd door nieuwsgierigheid, om zo fundamentele kennis te vergroten en over grenzen heen te kijken. Voor de wetenschap, én om een bijdrage te leveren aan grote maatschappelijke uitdagingen van morgen.
Het onderzoek binnen de faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen varieert van wiskunde, informatica, sterrenkunde, natuurkunde, scheikunde en biofarmaceutische wetenschappen tot aan biologie en milieuwetenschappen. We bieden elf bachelor- en zo’n dertig masterspecialisaties.
De faculteit is gelegen in het Leidse Bio Science Park, vlak achter Leiden Centraal. Het is één van Europa’s grootste scienceparken, waar universiteit en bedrijfsleven elkaar ontmoeten. Een bloeiende wetenschappelijke omgeving waar bijvoorbeeld IBL, maar ook Naturalis Biodiversity Center en het Leids Universitair Medisch Centrum gevestigd zijn.

Het Instituut voor Biologie
Het onderzoek binnen het IBL heeft tot doel te werken aan de wetenschappelijke basis van biodiversiteit en gezondheid. Dit zie je terug in ons leidende principe Harnessing Biodiversity for Health. We voeren innovatief onderzoek uit om fundamentele vragen te beantwoorden en oplossingsgericht onderzoek om grote maatschappelijke uitdagingen op te lossen. Denk aan het beschermen van de biodiversiteit van de natuur, ontwikkelen van duurzame biotechnologie en landbouw en verhogen van een goede gezondheid. Ons onderzoek richt zich op vier onderzoeksthema's: Bioactive Molecules, Host-Microbe Interactions, Development & Disease and Evolution & Biodiversity.

Jij komt te werken binnen het IBL Office o.l.v. de Instituutsmanager. Met zo’n 10 directe collega’s zorgen we voor professionele ondersteuning aan excellent onderzoek en onderwijs, samen met de collega’s van het Onderwijsbureau en de laboratorium-specialisten (in totaal ca. 40 fte ondersteuning). De IBL omgeving is nooit saai: waar vind je nou zebravissen en zebravinken naast elkaar? Wordt er met zandraketten gewerkt? Is geno-typering van DNA aan de orde van de dag? Het is een boeiende, internationaal georiënteerde en inclusieve plek om te werken en studeren en we heten je van harte welkom!