Als Managementassistent vorm je samen met een collega het bestuurssecretariaat van de Faculteit der Geesteswetenschappen. Jullie ondersteunen het faculteitsbestuur, met name de decaan en de directeur bedrijfsvoering. Je werk speelt zich af binnen de faculteit en in samenwerking met de andere faculteiten van de VU. Samen met je collega vorm je een professioneel team met een centrale rol binnen de faculteit. Zo nodig neem je elkaars werk over, en tijdens afwezigheid vervang je elkaar. Hiërarchisch val je onder de directeur bedrijfsvoering.

Jouw taken

• je ondersteunt de directeur bedrijfsvoering en de decaan, bijvoorbeeld met (complex) agendabeheer, en het bijhouden van hun e-mail inbox
• je ondersteunt bij diverse vergaderingen: agenda voorbereiden/opstellen, notuleren en afspraken en acties opvolgen/bewaken
• je coördineert hooglerarendossiers en zorgt voor procedurele ondersteuning van dossiers van promovendi
• je behandelt en beantwoordt correspondentie
• je voert diverse administratieve werkzaamheden uit zoals bijhouden van het bestuursarchief
• je organiseert (jaarlijkse) evenementen
• je neemt deel aan diverse projecten (binnen de faculteit of universiteitsbreed)

• je hebt een HBO werk- en denkniveau en bij voorkeur enkele jaren ervaring in een vergelijkbare functie
• je bent integer en hebt een servicegerichte en pro-actieve houding
• je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden
• je hebt een goede kennis van het Nederlands en Engels in woord en geschrift
• je weet in drukke periodes je hoofd koel te houden en de juiste prioriteiten te stellen en je kunt zorgvuldig omgaan met reglementen en formele procedures
• je zorgt voor een goede samenwerking en draagt graag bij aan een gezamenlijk resultaat van je team
• je schakelt gemakkelijk tussen verschillende situaties en op verschillende niveaus

Dienstverband voor bepaalde tijd: 1 jaar.

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Het salaris bedraagt afhankelijk van opleiding en ervaring op voltijdse basis minimaal € 3.072 (schaal 8) en maximaal € 4.103 (schaal 8) bruto per maand. De functie is ingedeeld volgens UFO-profiel Management/Office-Assistent 1 en staat open voor 0,8 fte.

De arbeidsovereenkomst wordt in eerste instantie aangegaan voor een periode van 1 jaar, met uitzicht op een vast dienstverband.
Daarnaast beschikt de VU over aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen die een goede combinatie van werk en privé mogelijk maken, zoals:

• maximaal 41 vakantiedagen bij een voltijds dienstverband
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
• ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling
• bijdrage aan reiskosten voor woon-werkverkeer
• keuzemodel voor fiscale uitruil van bepaalde arbeidsvoorwaarden

Vrije Universiteit Amsterdam

Bijdragen aan een betere wereld door onderscheidend onderwijs en grensverleggend onderzoek, dat is de ambitie van de VU. Een universiteit waar persoonlijke vorming én maatschappelijke betrokkenheid centraal staan. Waar we vanuit verschillende disciplines en achtergronden samenwerken aan innovaties en nieuwe inzichten. Ons onderzoek beslaat het hele spectrum: van alfa, gamma en bèta tot leven en medische wetenschappen.

Aan de VU studeren ruim 31.000 studenten en werken meer dan 5.000 medewerkers. De uitstekend bereikbare VU-campus is gevestigd in het hart van de Amsterdamse Zuidas, een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek.

Diversiteit
Diversiteit is een kernwaarde van de VU. Wij staan voor een inclusieve gemeenschap en geloven dat diversiteit en internationalisering bijdragen aan de kwaliteit van onderwijs en onderzoek. We zijn dan ook voortdurend op zoek naar mensen die door hun achtergrond en ervaring bijdragen aan de diversiteit van onze campus.

Faculteit der Geesteswetenschappen
De Faculteit der Geesteswetenschappen verbindt verschillende vakgebieden: Taal, Literatuur en Communicatie, Kunst en Cultuur, Geschiedenis, Oudheidwetenschappen en Filosofie. Ons onderwijs en onderzoek focussen op actuele thema’s uit samenleving en wetenschap: van kunstmatige intelligentie tot beeldcultuur, van urbanisatie tot slavernijgeschiedenis, van ‘fake news’ in de journalistiek tot communicatie in organisaties. We zetten sterk in op kleinschalig, vernieuwend onderwijs en op interdisciplinair onderzoek.

Werken bij Geesteswetenschappen is bijdragen aan de kwaliteit van toonaangevend onderwijs en onderzoek, in een inspirerend en persoonlijk werk- en studieklimaat. De faculteit telt ongeveer 2.100 studenten en er werken ruim 350 medewerkers.