Het Education and Service Centre (ESC) van de Faculteit der Geesteswetenschappen (FGw) zoekt 3 Ambtelijk Secretarissen Opleidingscommissies, waarvan 1 met een coördinerende rol.

De FGw omvat een grote waaier aan disciplines: filosofie, geschiedenis, talen en regiostudies, kunst en cultuurwetenschappen, mediastudies, religiewetenschappen, archeologie – en nog veel meer. Dit geeft de faculteit een dynamisch karakter en een brede visie die verschillende perspectieven en expertisen met elkaar verbindt.

Haar vestiging in het historische hart van Amsterdam zorgt daarnaast voor een nauwe verbondenheid met de stad en haar geschiedenis; de faculteit onderhoudt intensieve contacten met vele partners in cultuur, maatschappij en bedrijfsleven. Zo maakt de FGw onderdeel uit van een geesteswetenschappelijke hub van internationale allure met haar wortels in de directe omgeving.

Wat ga je doen?
De FGw start vanaf de zomer van 2024 met een nieuwe ondersteuning van de facultaire Opleidingscommissies (OC). Er zijn 28 OC's en als team van ambtelijk secretarissen ben je het eerste aanspreekpunt voor de student- en docentleden, maar ook voor andere betrokkenen, zoals de opleidingsdirecteur, (vaste) toehoorders of de facultaire medezeggenschap.

De OC’s spelen een belangrijke rol in de kwaliteitszorg van het onderwijs, waarbij de faculteit streeft naar het systematisch en doelgericht verbeteren van de kwaliteit van het onderwijs. Buiten de tevredenheid van studenten, docenten en overige medewerkers, gaat het er bij kwaliteitszorg ook om de eisen die de overheid stelt aan de kwaliteit van onderwijs te realiseren. Het team van ambtelijk secretarissen OC's werkt nauw samen met de medewerker(s) Kwaliteitszorg van het team Onderwijsbeleid.

Taken en verantwoordelijkheden:
Als Ambtelijk Secretaris Opleidingscommissies ondersteun je de Opleidingscommissies op administratief en organisatorisch vlak. In deze rol ontwikkel je een overzicht op het gebied van opleiding specifieke en – overstijgende vraagstukken zoals studenteninstroom, studiebegeleiding of toetsing. De meewerkende coördinator zal daarnaast verantwoordelijk zijn voor de organisatie van dagelijkse zaken binnen het team. De volgende taken vormen de kern van de werkzaamheden van een OC-secretaris:

• Beheren van de inkomende en uitgaande informatiestromen en het digitale archief;
• organiseren van de vergaderingen en bewaken van de tijdpaden;
• ondersteunen van de (vice-)voorzitter van de OC's bij het opstellen van agenda’s, (concept)brieven, adviezen, huishoudelijke reglementen, jaarverslagen en –plannen;
• ondersteunen bij de organisatie en uitvoering van panelgesprekken;
• begeleiden van de OC's bij de werving en selectie van nieuwe studentleden;
• toetsen van standpunten, adviezen en besluiten aan eerdere OC-standpunten en/of de bredere facultaire context;
• ondersteunen van de OC's bij het tot stand komen van de jaarlijkse Onderwijs- en Examenregeling (OER).

Wij zoeken iemand met goede organisatorisch vaardigheden en affiniteit met bestuurlijke processen en verhoudingen. Wij vinden het belangrijk dat je secuur met vertrouwelijke informatie om weet te gaan. Sterke schriftelijke en mondelinge vaardigheden in het Nederlands en het Engels zijn hierbij van groot belang.

Jouw ervaring en profiel:

• Een afgeronde opleiding op HBO-niveau;
• affiniteit met (semi)overheidsinstanties;
• enige jaren werkervaring in een (hoger) onderwijsinstelling, we nodigen je echter ook uit te reageren als dit niet zo is;
• het vermogen om zelfstandig vergaderingen te organiseren en leden aan te sturen waar nodig;
• goede redactionele en communicatieve vaardigheden in het Nederlands en het Engels.

Voor de coördinerende functie zoeken we iemand met daarnaast de volgende eigenschappen:

• Initiatiefrijk/pro-actief;
• beschikt over probleemoplossend vermogen;
• is in staat voorstellen te doen ten aanzien van het harmoniseren van werkprocessen.

Je komt werken in een klein team van 3 secretarissen, waarvan 1 naast de reguliere taken een coördinerende rol vervult. OC’s worden per opleidingscluster verdeeld over de secretarissen en als team ondersteun je elkaar door het delen van kennis en ervaring.

We bieden een tijdelijk dienstverband voor een jaar, met uitzicht op verlenging voor onbepaalde tijd bij gebleken geschiktheid. De proeftijd bedraagt twee maanden en je begint in verband met de start van het nieuwe academische jaar bij voorkeur op 1 augustus 2024. Het dienstverband is voor 32-34 uur per week.

Je salaris bedraagt, afhankelijk van relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband tussen de € 3.072 en € 4.103 euro bruto per maand en voor de coördinerende rol tussen de € 3.377 en € 4.640 euro bruto per maand. Dit is exclusief 8% vakantie- en 8,3% eindejaarsuitkering. De cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

Wat bieden we je verder?
De UvA focust zich op een aantal aspecten als het gaat om secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder: gezondheid, persoonlijke en professionele ontwikkeling, een prettige werkomgeving en flexibiliteit. Ons uitgebreide pakket ziet er als volgt uit:

• Vergoeding reiskosten woon-werkverkeer;
• pensioenregeling bij het ABP;
• vakantiegeld en een eindejaarsuitekering;
• mogelijkheid om jaarlijks door te groeien en je te blijven ontwikkelen, dit in de financiële vorm, maar ook persoonlijke en professionele ontwikkeling;
• de flexibiliteit om werk en privé te combineren, met de mogelijkheid tot thuiswerken;
• 29 vakantiedagen bij een volledig dienstverband & extra vakantiedagen tussen kerst en de jaarwisseling;
• een thuiswerk- en internetvergoeding;
• door wekelijks twee uur meer te werken dan je arbeidsuren, ontvang je op jaarbasis 96 compensatie-uren. Dat geldt ook als je parttimer bent;
• daarnaast biedt de UvA uitstekende studie- en ontwikkelingsmogelijkheden en stimuleren we medewerkers om zich blijvend te professionaliseren;
• je mag deelnemen aan de open UvA colleges waarmee je maximaal 30 studiepunten per jaar kunt verdienen;
• je wordt onderdeel van een organisatie waar nieuwsgierigheid en interesse de boventoon voeren!

Faculteit der Geesteswetenschappen

De Universiteit van Amsterdam is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 42.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000 promovendi. Verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid. Meer lezen.

De Faculteit der Geesteswetenschappen verzorgt onderwijs en onderzoek met een sterk internationaal profiel in een groot aantal disciplines op het gebied van taal en cultuur. De faculteit is gevestigd in het centrum van Amsterdam en onderhoudt intensieve contacten met vele culturele instellingen in de hoofdstad.

Nieuwsgierig naar onze organisatie? Hier lees je meer over werken bij de Universiteit van Amsterdam.