Houd jij van de combinatie van het helpen van mensen en geconcentreerd achter je bureau werken? Ben je nauwkeurig en houd je ervan zaken tot in de puntjes uit te zoeken? Werk je graag in een hecht team, maar houd je er ook van om zelfstandig te kunnen werken? Dan nodigen we je graag uit om te solliciteren naar de functie van medewerker onderwijsbalie & diplomering bij de Faculteit der Rechtsgeleerdheid van de Universiteit van Amsterdam.

Wat ga je doen?
Het interessante aan deze functie is dat je in twee teams werkt: team Onderwijsbalie en team Diplomering binnen Bureau Examencommissie.

Het team Onderwijsbalie van het Education Service Centre (ESC) is jouw basisteam. In dit team werken drie vaste medewerkers, drie flexkrachten (studenten) en een (meewerkend) teamcoördinator. Naast jou werkt nog één van de andere vaste medewerkers zowel voor de onderwijsbalie als voor diplomering. In de maanden maart t/m juni en in november en december zul je het grootste deel van je tijd baliewerkzaamheden verrichten. In de overige maanden werk je vooral aan het diplomeerproces.

Als medewerker onderwijsbalie houd jij je bezig met het informeren van studenten in spe en het beantwoorden van vragen en afhandelen van allerlei verzoeken van zittende studenten. We hebben een fysieke balie en daarnaast staan we studenten te woord via chat, telefoon en per email (in Topdesk). Wij werken met een rooster, waarbij je over de dag heen wisselende taken hebt: je beantwoordt bijvoorbeeld enkele uren vragen van studenten per telefoon, handelt dan voor een aantal uur vragen per chat of mail (Topdesk) af en zit vervolgens een paar uur achter de fysieke balie, waar je ofwel studenten die langskomen helpt, ofwel Topdeskberichten beantwoordt.

Om vragen te kunnen beantwoorden heb je veel kennis nodig van alle regels binnen de organisatie. Daarnaast signaleer je wanneer bepaalde informatie onduidelijk is en wellicht beter gecommuniceerd kan worden. Meedenken over en meewerken aan verbeteringen is namelijk onderdeel van je functie. Je kunt je goed inleven in wat de student aan informatie nodig heeft en bent proactief in het geven van informatie die relevant is (ook als de student hier niet direct om vraagt).

In de maanden januari/februari en juli t/m oktober ben je grotendeels betrokken bij diplomering. Samen met een vaste medewerker diplomering, je collega uit het team Onderwijsbalie die ook diplomeert, en in de zomer twee extra medewerkers, handel je alle diploma-aanvragen af. De diplomeerders zijn verantwoordelijk voor het beoordelen van diploma-aanvragen, de communicatie met studenten hierover en het vastleggen en uitgeven van diploma’s. Daarnaast help je bij de grote diploma-uitreikingen.

Verder willen we graag dat medewerkers binnen het ESC elkaar zoveel mogelijk ondersteunen in piektijden en bij ziekte. Om die reden is het denkbaar dat je ook op andere vlakken binnen het team werkzaamheden zal verrichten.

Je hebt een afgeronde hbo- of wo-opleiding en je bent leergierig, positief ingesteld, zeer nauwkeurig in je werk, oplossingsgericht en een harde werker. Ook ben je dienstverlenend en kun je je goed inleven in de wensen van studenten. Ook ben je in staat mee te denken over en mee te werken aan verbeteringen van processen en het verhogen van efficiëntie.

Verder:

• ben je een teamspeler, kijk je verder dan je eigen taken en verantwoordelijkheden en ben je je altijd bewust van het beoogde resultaat;
• kun je snel werken met diverse geautomatiseerde informatiesystemen. Het is een pre als je al ervaring hebt met SIS, Topdesk en Excel.

We bieden een tijdelijk dienstverband van 30 uur per week voor één jaar, met uitzicht op een vast dienstverband, met een proeftijd van twee maanden. Je kunt ervoor kiezen om 2 uur per week extra te werken en daarmee 96 verlofuren extra te krijgen die je dan in het kalenderjaar opneemt. Op deze functie is het UFO-profiel Medewerker studentzaken 2 van toepassing. In deze functie val je functioneel onder de coördinator Onderwijsbalie en hiërarchisch onder het hoofd van het ESC.

Je salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband, € 3.072 tot € 4.103 bruto per maand (salarisschaal 8) op basis van volledige werktijd (38 uur per week), exclusief 8% vakantie- en 8,3% eindejaarsuitkering. De Cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

Wat bieden we je verder?

• Een zeer betrokken team met collega’s (zowel binnen het team van het ESC als het team Onderwijsbalie) die veel plezier hebben in hun werk, altijd klaar staan voor studenten en erg op samenwerking zijn gericht;
• diverse mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen, bijvoorbeeld in de vorm van trainingen;
• de mogelijkheid om deels thuis te werken (in de praktijk meestal één dag per week).

Faculteit der Rechtsgeleerdheid

De Universiteit van Amsterdam is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 42.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000 promovendi. Verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid.

Betrokken, verantwoordelijk en met een open blik. Zo kijken we bij de Faculteit der Rechtsgeleerdheid naar de rol van het recht in een (internationale) samenleving die voortdurend verandert. Met ruim 5.000 studenten en 550 medewerkers zijn we een van de grotere juridische faculteiten in Nederland. We leiden juristen op die het recht effectief weten in te zetten met als doel daadwerkelijk bij te dragen aan oplossingen voor de samenleving. Met vernieuwend en grensverleggend onderzoek spelen we in op maatschappelijke ontwikkelingen. Zo houden we altijd de verbinding met de samenleving

Als medewerker onderwijsbalie en diplomering maak je deel uit van het team Onderwijsbalie van het Education Service Centre (ESC). Het ESC bestaat uit circa 40 medewerkers en draagt zorg voor alle student- en onderwijsondersteuning voor de faculteit. Het gaat dan om zaken als toelating van studenten, inrichting van het Studenten Informatie Systeem (SIS), vakaanmelding, cijferregistratie, diplomering, roostering van de onderwijsprogramma’s, informatieverstrekking aan studenten en docenten, (studie)begeleiding van bachelor- en masterstudenten en juridische en administratieve ondersteuning van de Examencommissies. Kenmerkend van het ESC dat er met veel betrokkenheid, enthousiasme en kwaliteitsbewustzijn wordt samengewerkt aan het zo goed mogelijk laten lopen van processen voor onze studenten en docenten.

Nieuwsgierig naar onze organisatie? Hier lees je meer over werken bij de Universiteit van Amsterdam.