Ben jij een enthousiaste en daadkrachtige professional die goed is in administratieve en secretariële taken? Wij zoeken een Management/Office Assistant voor onze afdeling. In deze rol werk je voor de afdeling Studenten Informatie en Administratie (SIA), onderdeel van het Cluster Onderwijs en Studenten, van University Services. SIA speelt een centrale rol in de hele keten van aanmelding tot inschrijving van studenten bij de RUG. Vanuit SIA worden studenten, medewerkers en faculteiten optimaal bediend met betrekking tot thema’s als toelating, collegegelden en immigratie. De functie biedt een dynamische werkomgeving waarin je diverse taken uitvoert en waarin jouw input zeer gewenst is.

Een greep uit je taken

- je beheert agenda’s voor verschillende collega’s en je maakt complexe afspraken
- je plant verschillende vergaderingen en notuleert deze. Als het nodig is, regel jij de catering en (externe) vergaderlocaties
- je begeleidt en werkt samen met onze BBL-leerling(en), onderhoudt het contact met school en zorgt dat de leerling(en) op schema lopen
- je assisteert bij het organiseren van afdelingsbijeenkomsten. Jij komt met ideeën, regelt ruimtes en de catering en eventuele (externe) gasten
- je bent verantwoordelijk voor het voorraadbeheer
- je behandelt inkomende en uitgaande correspondentie in het Nederlands en Engels, zowel digitaal als fysiek. Telefoonafhandeling hoort ook bij jouw takenpakket
- je biedt ondersteuning aan de afdeling door het uitvoeren van administratieve taken
- je stelt nieuwsbrieven op en de teksten controleer/corrigeer je op correcte spelling
- je maakt actuele informatie beschikbaar voor intranet
- je vraagt offertes op en ziet toe op het vastleggen van afspraken
- je levert een bijdrage aan de organisatie van projectcoördinatie, beheer en documentatie
- je maakt roosters en stemt de vrije dagen af met je collega’s.

Voor de afdeling SIA ben jij de managementondersteuner. Je hebt daarnaast overleg met de MOA’s binnen het cluster.

Voor deze functie zoeken wij een enthousiaste en daadkrachtige collega die voldoet aan de volgende eisen:

- opleiding op mbo-niveau
- ervaring in een zelfstandige en verantwoordelijke secretariële functie(s)
- initiatiefrijk, flexibel, proactief en inventief
- minimaal 3 jaar ervaring in een soortgelijke functie
- goed kunnen plannen en organiseren en in staat zijn om op de wensen van collega’s in te spelen en hier naar te handelen
- goed tegen hectiek kunnen en in staat zijn om snel te kunnen schakelen in de planning
- goede contactuele en communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels
- goede ICT-vaardigheden (MS Word/Excel, Powerpoint) (ervaring met AFAS en MyCorsa Nxt is een pre)
- goed gevoel voor verhoudingen en integer kunnen omgaan met vertrouwelijke informatie.

Dienstverband voor bepaalde tijd: 12 maanden.

Wij bieden in overeenstemming met de cao Nederlandse Universiteiten:

- een salaris afhankelijk van opleiding en ervaring van minimaal € 2.693,- en maximaal € 3.636,- (schaal 7; peildatum 1-8-2023) bruto per maand bij volledige werktijd van 38u per week
- een vakantietoeslag van 8% en een eindejaarsuitkering van 8,3% over het jaarlijks bruto-inkomen
- een dienstverband voor de periode van een jaar, waarbij een talent travel een mogelijkheid is.

Deze vacature wordt opengesteld in het kader van de Projectenbank, één van de projecten van Talent Travel. Dit betekent dat interne kandidaten met een dienstverband voor onbepaalde tijd bij de RUG op deze vacature kunnen solliciteren en daarbij in overleg met hun leidinggevende gebruik kunnen maken van de mogelijkheid om vanuit hun huidige dienstverband tijdelijk deze functie te vervullen en daarmee hun talenten te verbreden en te ontwikkelen.

De beoogde startdatum is 1 juni 2024

Vera Stevens, coördinator team Nationaal SIA
050-3632760
v.stevens@rug.nl