Ben je op zoek naar een afwisselende baan in een stimuleren en dynamische werkomgeving, dan is werken bij de Bibliotheek van de Universiteit en Hogeschool van Amsterdam misschien wel wat voor jou!

Ben jij de bestuurlijke duizendpoot die ons ondersteunt in de beleidsvorming en organisatieontwikkelingen? Voor de stafafdeling van de Bibliotheek UvA/HvA zoeken we een enthousiaste en gemotiveerde directiesecretaris voor 32 tot 38 uur per week.

Wat ga je doen?
Als directiesecretaris ga je werkzaamheden uitvoeren op secretarieel, bestuurlijk-organisatorisch en beleidsvoorbereidend gebied voor de Bibliotheek UvA/HvA. Je bent verantwoordelijk voor de voorbereiding en verslaglegging van formele bestuurlijke overleggen en begeleiding van besluitvormingsprocessen. Ook ondersteun je de directeur van de Bibliotheek bij de inhoudelijke voorbereiding van bestuurlijke overleggen. Je hebt een spilfunctie; je organiseert en implementeert besluitvorming over beleid en je zorgt voor communicatie met de staf, medewerkers en andere betrokkenen.

Taken en verantwoordelijkheden

• Organiseren en voorbereiden van de vergaderingen van directie, inclusief verslaglegging.
• Fungeren als adviseur op het gebied van governance, met aandacht voor communicatie en compliance in het medezeggenschapsdossier.
• Bewaken van het proces van goede en zorgvuldige besluitvorming.
• Bewaken van de uitvoering, opvolging en evaluatie van besluiten die door directie genomen zijn.
• Optreden als 'oliemannetje' en collectief geweten van de Bibliotheek, bijvoorbeeld bij de Q rapportages.
• Beheren van vertrouwelijke documenten en strategische dossiers.
• Samen met het hoofd communicatie adviseren van de directeur in communicatiekwesties.
• Samen met het hoofd communicatie voorbereiden van kwalitatief goede communicatiematerialen.
• Strategisch beheren van de agenda van de directeur.
• Organiseren van strategische bijeenkomsten.
• Beheren van kritieke administratieve processen (mandaten beheren en Corsa) en besluitvormingstrajecten.

Voor deze functie zoeken we iemand met:

• hbo/wo opleidings- of werk- en denkniveau;
• ruime werkervaring;
• accuratesse;
• goede schriftelijke en communicatieve vaardigheden in het Nederlands en het Engels.

Onze kernwaarden (open, professioneel, vooruitstrevend) en kerncompetenties (klantgericht, samenwerken, leervermogen) zijn het fundament onder onze dienstverlening. Daarnaast beschik je voor deze functie over de volgende competenties:

• probleemoplosend vermogen;
• organisatiesensitiviteit;
• integriteit.

We bieden een dienstverband van 32 tot 38 uur per week voor de periode van een jaar met een proeftijd van twee maanden. Bij gebleken geschiktheid volgt een vast dienstverband.

Je salaris bedraagt, afhankelijk van relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband, €3.226 tot €5.090 bruto per maand op basis van een volledige werkweek van 38 uur. Dit is exclusief 8% vakantie- en 8.3% eindejaarsuitkering. De Cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

Naast het salaris en de gezellige en flexibele werkomgeving bieden we een gevarieerd pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden, bijvoorbeeld:

• 232 verlofuren per jaar (bij een 38-urige werkweek) en extra vakantiedagen tussen Kerst en de jaarwisseling;
• een breed cursusaanbod dat je kosteloos kunt volgen, bijvoorbeeld op het gebied van tijdsmanagement of Engels en een online cursusplatform met meer dan 100 verschillende cursussen;
• 7 weken geboorteverlof (voor partners) met 100% salarisbehoud;
• gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof;
• een pensioen bij ABP, waar de UvA voor twee derde aan bijdraagt.

Nieuwsgierig naar onze organisatie? Hier lees je meer over werken bij de Universiteit van Amsterdam.

Universiteitsbibliotheek

De Universiteit van Amsterdam is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 42.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000 promovendi. Verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid. Meer lezen.

Over de Bibliotheek UvA en HvA
De Bibliotheek UvA/HvA is een inspirerende en gastvrije studie-, onderzoeks- en ontmoetingsplek voor studenten, onderzoekers en docenten, off- en online. Wij ondersteunen onderwijs en onderzoek voor de Universiteit van Amsterdam en de Hogeschool van Amsterdam en geven onze gebruikers hulp op maat om in het uitgebreide aanbod van informatie de juiste bronnen te vinden voor toepassing in onderwijs en onderzoek. Het Allard Pierson, als onderdeel van de Bibliotheek, beheert de erfgoedcollecties van de UvA en stelt deze collecties beschikbaar voor onderwijs en onderzoek, en presenteert ze aan een breder publiek.

Wij brengen ‘kennis verder’ en helpen de kwaliteit van het hoger onderwijs in Amsterdam te verbeteren en dragen zo bij aan het studiesucces van onze studenten.

Hier kun je meer lezen over werken bij de Bibliotheek.