Binnen de directie HR zijn we per 1 juli a.s. op zoek naar een Support Assistent. Ben je goed in het plannen en organiseren en kan je goed omgaan met verschillende deadlines op één dag? Ben jij de Support Assistent die ons secretariaatsteam komt versterken? We gaan graag in gesprek met jou!

Wat ga je doen?
Als Support Assistent ben je samen met jouw leuke team het visitekaartje voor de directie. Samen zorgen jullie dat alles voor de trainingen en algemene secretariële taken op rolletjes loopt. Je biedt (secretariële) ondersteuning voor de afdeling International Service Desk (ISD) en voor verschillende trainingen & programma’s. Je weet van aanpakken, bent goed in het overzicht houden en haalt energie uit het aftikken van alle werkzaamheden die gedaan moeten worden. Het pakket is veelzijdig, maar hieronder een korte opsomming wat je zoal kan verwachten.

Ondersteuning van trainingen & programma’s:

• contact met de trainers over trainingsdata;
• sparringpartner van de programma manager;
• vergaderruimtes en conferentiecentra reserveren, catering bestellen;
• plannen jaarlijkse beoordelingsgesprekken en het beheren van de bijbehorende online programma;
• bijhouden van deelnemers voor trainingen & beantwoorden vragen.

Ondersteuning van de afdeling ISD:

• contact met nieuwe buitenlandse collega’s over hun aankomst in Nederland;
• bijhouden voorraad en klaarleggen welkomsttassen;
• facturatie;
• welkomstborrels organiseren voor nieuwe buitenlandse collega’s.

Algemene support taken:

• zorg dragen voor de digitale verwerking van in- en uitgaande post;
• bijhouden van de algemene secretariaatsinbox;
• overige algemene secretariële werkzaamheden voor de directie.

• Je kan gestructureerd werken en het overzicht houden over verschillende soorten werkzaamheden.
• Je vindt het type werk écht leuk en wil graag een lange werkrelatie aan in een secretariële functie.
• Je hebt een mbo-diploma (niveau 4) op zak.
• Je hebt een uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal en een goede beheersing van de Engelse taal.
• Je kan goed omgaan met vertrouwelijkheid, je bent integer.
• Je bent 1 à 2 dagen vanuit huis aan het werk en de overige dagen op kantoor (Bestuursgebouw).
• Je hebt een uitstekende beheersing van het gehele Officepakket.

Wij bieden:

• een functie voor 12 maanden met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd;
• een werkweek van 32 met een bruto maandsalaris van minimaal € 2.693,- tot maximaal € 3.636,- bij een fulltime dienstverband (schaal 7 van de cao Nederlandse Universiteiten);
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.

Naast de arbeidsvoorwaarden die zijn vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten kent de Universiteit Utrecht een aantal eigen regelingen. Zo zijn er afspraken over professionele ontwikkeling, verlofregelingen, regelingen op het gebied van sport en cultuur en krijg je korting op software en andere IT-producten. Ook geven we je de ruimte om je arbeidsvoorwaarden uit te breiden via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden. Zo stimuleren we je graag om te blijven groeien. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Universiteit Utrecht

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability. Sharing science, shaping tomorrow.

De Universitaire Bestuursdienst (UBD) werkt aan de geïntegreerde ondersteuning van het bestuur van de Universiteit Utrecht. Acht directies ondersteunen het College van Bestuur bij het opstellen en uitvoeren van de jaarlijkse bestuursagenda, het vierjaarlijkse strategisch plan en bij het verlenen van diensten.

De directie HR is onderdeel van de Universitaire Bestuursdienst (UBD) en ondersteunt het College van Bestuur en de faculteiten bij het voorbereiden, ontwikkelen en implementeren van universitair hr-beleid. De directie HR bestaat uit de afdelingen: HR Expertises, HR Ontwikkeling, International Service Desk (ISD), HR diensten en HR Processen & Systemen.