Het team bestuursondersteuning CvB binnen de dienst General Affairs (GA) functioneert in een dynamische omgeving waarbij een groot beroep wordt gedaan op accuratesse, flexibiliteit, zelfstandigheid, communicatieve vaardigheden en stressbestendigheid.
Kortom, professionaliteit staat voorop!
We zijn teamspelers en werken met passie. We vinden het leuk om ons werk continue te blijven verbeteren. We hechten waarde aan een goede sfeer op het werk. Samen lunchen, geïnteresseerd zijn in elkaar, maar ook met elkaar in gesprek gaan als het even wat minder loopt. We vertrouwen op elkaars kennis, talenten en vaardigheden.

Binnen dit team is een vacature ontstaan voor een management-assistent voor 32 - 38 uur per week voor de ondersteuning van de vice-voorzitter CvB.

Wat ga je doen/wat wordt jouw uitdaging?
Je ondersteunt de vice-voorzitter in al haar werkzaamheden op locatie UT, online en extern. Het betreft een brede en diverse portefeuille aan taken, rollen, overleggen (intern en extern) in een zeer dynamische omgeving. Hierbij gaat het met name om het beheer van de agenda, de mailbox, stukken voor vergaderingen en overleggen.

Daarnaast zijn er ook andere meer diverse (team)taken, zoals achtervang zijn voor collega’s.

Wat breng jij mee?
Je hebt ervaring met het integraal ondersteunen van het werk van een bestuurder en hebt affiniteit met het efficiënt inrichten van werkagenda en werkprocessen. Daarbij ben je breed geïnteresseerd in wat er zich in en om de universiteit afspeelt en ben je in staat je onderwerpen zodanig eigen te maken, dat je snel kunt schakelen.

• HBO denk- en werkniveau;
• inhoudelijk verbanden kunnen leggen i.v.m. agendabeheer, procesbewaking en afstemming binnen de organisatie;
• een goed gevoel hebben voor bestuurlijke verhoudingen en integer kunnen omgaan met vertrouwelijke informatie;
• goede communicatieve vaardigheden, zowel in het Nederlands als in het Engels;
• kunnen bewaken van processen en signaleren van knelpunten en aanreiken van mogelijke oplossingen;
• adviesvaardigheid en servicegerichtheid bij vragen vanuit de organisatie over de gang van zaken;
• een praktische, flexibele en proactieve werkhouding bij een hoog werktempo;
• collegialiteit en goed kunnen werken in teamverband;
• kunnen relativeren en gevoel voor humor;
• ervaren in het gebruik van relevante ICT-hulpmiddelen;
• in incidentele gevallen beschikbaar zijn buiten de reguliere kantooruren.

• Een verantwoordelijke functie binnen een prettige en dynamische werkomgeving.
• Je start met een jaarcontract met uitzicht op een contract voor onbepaalde tijd bij goed functioneren en ongewijzigde (bedrijfs-)omstandigheden.
• De arbeidsvoorwaarden zijn conform de cao Nederlandse Universiteiten.
• Het salaris bedraagt afhankelijk van opleiding, relevante werkervaring en opgedragen taken maximaal € 4.103,- bruto per maand bij een fulltime dienstverband (schaal 8).
• Een breed en uitstekend pakket van secundaire arbeidsvoorwaarden.