De faculteit Geowetenschappen staat aan de vooravond van de nieuwe strategieperiode 2021-2024. De ambitie van de faculteit om wereldwijd toonaangevend te zijn in onderzoek op het gebied van het systeem aarde en duurzaamheid, van locale tot mondiale schaal, en om kwalitatief hoogwaardig onderwijs in een uitdagende omgeving te bieden, staat daarin centraal. Daarnaast wordt ingezet op versteviging en verdere professionalisering van de ondersteuningsorganisatie in gezamenlijkheid met de departementen. Daaruit is ook de wens gekomen om de bestuursondersteuning te versterken. 
Als bestuurssecretaris vorm je een hecht team met het faculteitsbestuur. Je bent verantwoordelijk voor de organisatorische en bestuurlijke ondersteuning van het faculteitsbestuur. Je bent de verbindende schakel tussen de verschillende geledingen. Je organiseert bestuurlijke vergaderingen, facultaire bijeenkomsten en meer. Je bewaakt de gemaakte afspraken en besluiten en adviseert het faculteitsbestuur gevraagd en ongevraagd. Op het niveau van het faculteitsbureau speel je een nadrukkelijke rol als toegevoegd MT-lid. Je kunt je goed inleven en verplaatsen op verschillende niveaus. Je legt verantwoording af aan de directeur.

Taakgebieden
Advisering en beleidsvorming

Als bestuurssecretaris lever je substantiële input voor en coördinatie van de tactische/strategische beleidsvorming van de organisatie. Je ontwikkelt en coördineert het jaarplanproces en zorgt ervoor dat de departementen en het faculteitsbureau verbonden zijn met de strategische koers. Daarnaast ontwikkel je initiatieven die bijdragen aan de realisatie van de collectieve ambities van de faculteit. Als verbindende schakel in de organisatie zorg je voor adequate informatie-uitwisseling en afstemming tussen het faculteitsbestuur en UU-geledingen zoals het Bestuurlijke Overleg en Management Overleg. Ook neem je initiatieven ter bevordering van de samenwerking en afstemming tussen het faculteitsbureau en de departementen en zorg je voor een passende communicatie- en overlegstructuur.

Je signaleert interne kwesties en neemt daarop indien nodig actie. Je volgt externe ontwikkelingen en beoordeelt deze op consequenties voor de organisatie. Bij nieuwe wet- en regelgeving analyseer je deze en vertaal je de gevolgen in eventuele beleidswijzigingen in afstemming met de hoofden van het faculteitsbureau. Je adviseert het faculteitsbestuur hier gevraagd en ongevraagd over.

Ondersteuning

Je regisseert alle adviserings- en besluitvormingsprocessen van het bestuur en zorgt voor samenhang. Onderdeel daarvan is het maken van voortgangsrapportages en voorbereiden van vergaderingen voor van het faculteitsbestuur en Strategisch Bestuurlijk Overleg, waar je ook aan deelneemt. Je geeft opvolging aan deze vergaderingen door het (laten) opstellen van notulen en een besluitenlijst en het bewaken en (mede) uitvoeren van de actiepunten en afspraken. Het zorgdragen voor effectieve communicatie over gemaakte afspraken en genomen besluiten behoort tot je kerntaken. Je coördineert de ondersteuning van de Faculteitsraad en zijn geledingen, inclusief het voorbereiden van de raadsagenda, registratie en communicatie van de raadsbesluiten en het voorzitterschap van de Kiesraad. Je bent het eerste aanspreekpunt voor leden van de Faculteitsraad. Tevens wordt van jou verwacht dat je correspondentie, instemmingsaanvragen en adviesaanvragen opstelt voor de Faculteitsraad. Je bewaakt de naleving van statuten, reglementen, wet- en regelgeving in het licht van de besluitvorming.

Je bent verantwoordelijk voor het opstellen van het organisatiebrede jaarplan en coördinatie van faculteitbrede activiteiten.

Bestuurssecretariaat

Je geeft als bestuurssecretaris op coachende wijze leiding aan de medewerkers van het  bestuurssecretariaat, begeleidt hen in hun ontwikkeling en stimuleert hun probleemoplossend vermogen. Je werkt proactief, delegeert verantwoordelijkheden, stuurt op resultaten en schept voorwaarden voor medewerkers om zich te ontwikkelen en goede prestaties te leveren. Je zorgt voor een prettig en inspirerend werkklimaat waarbinnen medewerkers zich veilig voelen en graag willen werken. Daarnaast zorg je voor het beheer van het digitale bestuurlijk informatie- en documentatiesysteem en verdere professionalisering van de administratieve processen.

Projecten

Als bestuurssecretaris voer je regie over faculteitbrede, organisatiegerelateerde projecten. Je initieert, leidt en consolideert jaarplanprojecten in afstemming met de hoofden bedrijfsvoering en departementsmanagers. Daarnaast ontwikkel en implementeer je het tactisch beleid en ben je verantwoordelijk voor de koppeling met het strategisch beleid. Je stelt op operationeel niveau projectplannen op, ziet toe op de uitvoering, voortgang en tijdige realisatie.

Voor deze functie zijn wij op zoek naar een zelfstandige, proactieve bestuurssecretaris die zich gemakkelijk beweegt in een dynamische organisatie.
Wat we van jou vragen:

• WO werk- en denkniveau en een relevante opleiding;
• ruime ervaring in een vergelijkbare functie als bestuurssecretaris of bestuurlijk adviseur;
• aantoonbare ervaring met beleidsontwikkeling en met de ondersteuning van complexe en gevoelige bestuurlijke processen. Ervaring met project- en programmamanagement is een pré;
• je combineert een dienstverlenende instelling met sterke communicatieve en procesmatige vaardigheden;
• hoogwaardige kwaliteit van werken met een heldere en vlotte schrijfstijl;
• een onafhankelijke en autonome persoonlijkheid met een sterk moreel kompas;
• je beschikt over organisatorische en politieke sensitiviteit en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen;
• je hebt een verbindende stijl en weet mensen voor zich te winnen;
• vasthoudendheid, flexibiliteit en resultaatgerichtheid;
• kennis van en/of affiniteit met de kennisintensieve organisatie, veranderprocessen en teamprocessen.

Het betreft een dienstverband van 0,8 fte voor de duur van een jaar. Bij goed functioneren hoort een dienstverband voor onbepaalde tijd tot de mogelijkheden. Het salaris bedraagt, afhankelijk van de kennis, competenties en ervaring die de kandidaat meeneemt, minimaal € 3.746,- en maximaal € 6.317,- (schaal 11-13 CAO Nederlandse Universiteiten) bruto per maand, bij een fulltime dienstverband. Je ontvangt daarnaast 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.

Verder heeft de Universiteit Utrecht een aantrekkelijk pakket arbeidsvoorwaarden, waaronder keuze voor een goede balans tussen werk en privé (onder andere een goede verlofregeling), ontwikkelingsmogelijkheden en een uitstekende pensioenregeling. Kijk hier voor meer informatie over werken bij de Universiteit Utrecht.

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Sustainability. 

De faculteit Geowetenschappen van de Universiteit Utrecht onderzoekt de aarde: van de aardkern en het aardoppervlak tot en met het menselijk (ruimte)gebruik op de aarde. Altijd met een focus op duurzaamheid en innovatie. Met 3.400 studenten (BSc en MSc) en 720 medewerkers is de faculteit een sterke en uitdagende organisatie. De faculteit Geowetenschappen is georganiseerd in vier departementen: Aardwetenschappen, Sociale Geografie & Planologie, Fysische Geografie en het departement Sustainable Development.