Directiesecretaresse (m/v)

Directiesecretaresse (m/v)

Geplaatst Deadline Locatie
8 apr 18 apr Rotterdam
De dienst Marketing & Communications heeft als missie de Erasmus Universiteit Rotterdam helpen uit te groeien tot een A-merk dat de juiste studenten, medewerkers en stakeholders als een magneet aantrekt en bindt. Bij het Project Office van Marketing & Communications is een vacature ontstaan voor een fulltime:

Directiesecretaresse (m/v)

Ben jij een secretariële topper die ontzorgen, ondersteunen en samenwerken in het DNA heeft zitten? Heb je ruime ervaring als directiesecretaresse? En is het jouw droom om onderdeel te zijn van de afdeling Marketing & Communicatie die de Erasmus Universiteit Rotterdam nationaal en internationaal op de kaart zet? Dan kijken wij er naar uit om kennis te maken met jou!

Functieomschrijving

In deze functie heb je de belangrijke en verantwoordelijke taak om de directeur Marketing & Communicatie te ontzorgen. Daarnaast ondersteun je de andere vier leden van het managementteam en doe je administratief ondersteunend werk voor de hele afdeling.

Je verricht daartoe zelfstandig secretariële werkzaamheden (agendabeheer, aanleveren vergaderstukken, postverwerking, mailcontrole en -afhandeling, bewaking actiepunten, correspondentie, archiveren etc.). Je ontvangt gasten en bereidt vergaderingen en meetings voor, zowel procesmatig (agenda en eventueel notulering) als inhoudelijk door het uitzetten van de stukken bij de relevante medewerkers. Je werkt hierbij nauw samen met de afdelingshoofden/ teamleden binnen Marketing & Communications.
Je regelt logistieke zaken zoals het organiseren van binnen- en buitenlandse dienstreizen. Je levert een constructieve bijdrage aan het Management Team op basis van optimale samenwerking en ondersteuning.

Tot slot houd je je ook bezig met de financiële administratie van de afdeling o.a. door de verwerking van facturen en het bijhouden van de lijst met budgetnummers. Je houdt een digitaal archief bij en optimaliseert deze regelmatig. Daarnaast assisteer je bij de afhandeling van de contractadministratie door o.a. het opstellen van opdrachtbevestigingen en de archivering hiervan.

Profiel

  • Door jouw ruime ervaring als directiesecretaresse/personal assistant, sta je stevig in je schoenen en weet je goed hoe het is om voor gedreven, hardwerkende en directe persoonlijkheden te werken;
  • Je weet je goed staande te houden in een dynamische en stressvolle omgeving;
  • Je bent communicatief sterk, welbespraakt en representatief;
  • Je werkt zeer zorgvuldig, nauwkeurig en hebt een helikopterview;
  • Je hebt bestuurlijke sensitiviteit en kan goed rekening houden met gestelde (bestuurlijke) prioriteiten, belangen en gevoeligheden;
  • Je hebt gevoel voor humor en bent de ander altijd net een stapje voor;
  • Je bent een tactvolle en integere teamplayer;
  • Je hebt geen negen tot vijf-mentaliteit en bent flexibel ingesteld.

Specificaties

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR)

Functie-eisen

  • Minimaal aantoonbaar HBO werk- en denkniveau;
  • Minimaal 5 jaar recente en relevante werkervaring als directiesecretaresse/personal assistant in een dynamische en complexe bestuurlijke organisatie, bij voorkeur bij een PR-, reclame- of communicatieadviesbureau.
  • Aantoonbaar goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal zowel in woord als geschrift (CEFR niveau B2)
  • Ervaring met/kennis van inkoop-, financiële- en bedrijfsvoeringsprocessen; daarbij is ervaring met Purchase-to-pay systeem (Proactis) een pré; 
  • Grondige kennis en goede beheersing van Microsoft Office (Word, Outlook, Excel);
  • Ervaring bij een universiteit of hogeschool is een pré.

Arbeidsvoorwaarden

Een afwisselende baan met goede arbeidsvoorwaarden in overeenstemming met de CAO Nederlandse Universiteiten (CAO NU). Het betreft een tijdelijke aanstelling voor de duur van 1 jaar met uitzicht op verlenging of een vast dienstverband bij goed functioneren. We streven naar een start in mei 2020. Het salaris bedraagt minimaal € 2.656,- en maximal 3.548,- bruto per maand (schaal 8) bij een volledige aanstelling en is afhankelijk van ervaring.
 
De EUR heeft aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, waaronder een vakantie uitkering van 8,0%, een eindejaarsuitkering van 8,3% en ruime verloffaciliteiten (o.a. 41 vakantiedagen bij een voltijdse werkweek) voor een goede balans tussen werk en privé. Verder is de EUR aangesloten bij het pensioenfonds ABP en biedt gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof. Ook kunnen medewerkers gebruikmaken van diverse faciliteiten, zoals de sportaccommodatie en bibliotheek.

Werkgever

Erasmus Universiteit Rotterdam

De Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke oriëntatie in haar onderwijs en onderzoek. Onze wetenschappers en studenten werken in nauwe samenwerking met interne en externe partijen aan het oplossen van mondiale, sociale uitdagingen, geïnspireerd door het altijd dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Onze missie luidt dan ook ‘Creating positive societal impact’. Ons academisch onderwijs is intensief, actief en toepassingsgericht. Ons onderzoek vindt steeds vaker plaats in multidisciplinaire teams, die sterk verweven zijn met internationale netwerken. Met onze onderzoeksimpact en dankzij de hoge kwaliteit van onderwijs kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten. De Erasmian values fungeren als ons interne kompas en maken de Erasmus Universiteit herkenbaar voor de buitenwereld: ondernemend, maatschappelijk betrokken, wereldburger, ruimdenkend en verbindend.

Afdeling

Marketing & Communications

Marketing & Communications is verantwoordelijk voor het versterken van het merk, in de markt zetten en profileren van de EUR bij (potentiële) studenten en medewerkers en bij externe stakeholders die relevant zijn voor onze positie in de maatschappij. Als netwerkregisseur nemen wij de leiding om op basis van onze expertise met andere – ook niet traditionele - partijen om onze missie te bereiken. De activiteiten van M&C (ca 35 personen) richten zich op onderwijs-, research- en corporate marketing en communicatie.

Additionele informatie

Additionele informatie over de vacature kun je verkrijgen bij Mireille Spapens, Dienstdirecteur Marketing & Communications via mireille.spapens@eur.nl

Interne kandidaten genieten een voorrangspositie ten opzichte van externe kandidaten.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Meer informatie over de Erasmus Universiteit is te vinden op www.eur.nl.

Specificaties

  • Ondersteunend personeel (secretarieel, administratief, facilitair)
  • max. 38 uur per week
  • €2656—€3548 per maand
  • M&C-20210408

Werkgever

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR)

Lees meer over deze werkgever

Locatie

Burgemeester Oudlaan 50, 3062 PA, Rotterdam

Bekijk op Google Maps

Interesting for you

X

Solliciteer op deze vacature

Sollicitatieprocedure

Geïnteresseerd? Dan ontvangen wij graag je sollicitatie met je CV en motivatiebrief per e-mail via office.mc@eur.nl uiterlijk zondag 18 april

Solliciteer op deze vacature

Vul het formulier in om via AcademicTransfer te solliciteren. Wij sturen jouw sollicitatie naar de werkgever.

Personalia

Bijlagen

Bijlagen

Upload ten minste één document, bijv. een motivatiebrief en/of cv. NB: gebruik een alternatief zoals een cloud dienst voor grotere bestanden aangezien werkgevers e-mails kunnen weigeren op basis van de maximaal toegestane grootte.

Upload ten minste één document, bijv. een motivatiebrief en/of cv. NB: gebruik een alternatief zoals een cloud dienst voor grotere bestanden aangezien werkgevers e-mails kunnen weigeren op basis van de maximaal toegestane grootte.
Alleen de volgende bestands extensies zijn toegestaan: pdf, doc, docx, jpg, jpeg and png.
Totale grootte van de documenten mag niet meer zijn dan: 19.0 MB.
Bestand toegevoegd
Bestand toevoegen
Sleep het bestand hierheen of blader
Bestand toegevoegd
Bestand toevoegen
Sleep het bestand hierheen of blader
Bestand toegevoegd
Bestand toevoegen
Sleep het bestand hierheen of blader
Bestand toegevoegd
Bestand toevoegen
Sleep het bestand hierheen of blader
Bestand toegevoegd
Bestand toevoegen
Sleep het bestand hierheen of blader
Bestand toegevoegd
Bestand toevoegen
Sleep het bestand hierheen of blader
Bestand toegevoegd
Bestand toevoegen
Sleep het bestand hierheen of blader
Bestand toegevoegd
Bestand toevoegen
Sleep het bestand hierheen of blader
Bestand toegevoegd
Bestand toevoegen
Sleep het bestand hierheen of blader
Bestand toegevoegd
Bestand toevoegen
Sleep het bestand hierheen of blader
Bestand toegevoegd
Bestand toevoegen
Sleep het bestand hierheen of blader
Bestand toegevoegd
Bestand toevoegen
Sleep het bestand hierheen of blader
Bestand toegevoegd
Bestand toevoegen
Sleep het bestand hierheen of blader
Bestand toegevoegd
Bestand toevoegen
Sleep het bestand hierheen of blader
Bestand toegevoegd
Bestand toevoegen
Sleep het bestand hierheen of blader
Bestand toegevoegd
Bestand toevoegen
Sleep het bestand hierheen of blader
Bestand toegevoegd
Bestand toevoegen
Sleep het bestand hierheen of blader
Bestand toegevoegd
Bestand toevoegen
Sleep het bestand hierheen of blader
Bestand toegevoegd
Bestand toevoegen
Sleep het bestand hierheen of blader
Bestand toegevoegd
Bestand toevoegen
Sleep het bestand hierheen of blader
Voeg meer bestanden toe

Sollicitatieprocedure

Sollicitatieprocedure

Geïnteresseerd? Dan ontvangen wij graag je sollicitatie met je CV en motivatiebrief per e-mail via office.mc@eur.nl uiterlijk zondag 18 april

Solliciteer uiterlijk op 18 apr. 2021 23:59 (Europe/Amsterdam).