Midden in Amsterdam, in het Bushuis en het Oost Indisch Huis, vind je de levendige afdeling GER als onderdeel van de Faculteit de Geesteswetenschappen. Hier wordt onderwijs gegeven en onderzoek gedaan binnen de gebieden Geschiedenis, Europese studies, Religiewetenschappen, Hermetica en Latijns Amerika studies. Het team bedrijfsvoering ondersteunt het wetenschappelijk personeel bij hun taken en zorgt voor een goed draaiende afdeling. Het team bedrijfsvoering, bestaande uit een hoofd bedrijfsvoering en een coördinator bedrijfsvoering, zoekt versterking in de vorm van een nieuwe coördinator bedrijfsvoering. Je vervult een centrale rol binnen deze groep van wetenschappers, docenten, studenten en ondersteunende staf.
Wat ga je doen?Als coördinator bedrijfsvoering draag je gezamenlijk met je collega's zorg voor een efficiënte en effectieve organisatie en uitvoering van de bedrijfsvoeringprocessen van de afdeling GER. Gezamenlijk is het team bedrijfsvoering de spil in een aantal processen, te weten:
- beleidsadvisering,
- personeelsmanagement,
- financieel management,
- overige bedrijfsvoeringsgebieden (ICT en huisvesting)
- en de aansturing van de secretariaten.
De coördinator bedrijfsvoering verricht werkzaamheden binnen deze hoofdtaken met grote mate van zelfstandigheid onder eindverantwoordelijkheid van het hoofd bedrijfsvoering GER.
Taken en verantwoordelijkheden voor de nieuwe coördinator:Als onderdeel van het team bedrijfsvoering GER:
- bekleed je een centrale functie binnen de afdeling. Je beantwoordt allerlei vragen en verwijst medewerkers door;
- begeleid je nieuwe collega's vanaf het sollicitatieproces, het opmaken van het contract, het informeren, het meedenken over huisvesting tot aan het thuis voelen bij de UvA. Je heet ze warm welkom;
- speel je een centrale rol in het personeelsmanagement: je coördineert de jaargesprekkencyclus van de gehele afdeling, je ondersteunt bij werving- en selectieprocedures voor wetenschappelijk personeel;
- controleer je af- en bijschrijvingen op de budgetten van de afdeling, stel je financiële overzichten op, voer je doorbelasting van personeel uit en geef je instructies over financiën aan het wetenschappelijk personeel;
- ben je ICT contactpersoon van de afdeling en vertegenwoordig je de afdeling in het facultaire overleg;
- neem je graag het voortouw als Ploegleider BHV voor onze gebouwen, liefst met enige BHV-ervaring;
- neem je deel aan diverse overleggen en vergaderingen (waaronder mogelijk als notulist)
- signaleer je knelpunten en doet verbetervoorstellen ten aanzien van bedrijfsvoeringsprocessen.